高校檔案信息化管理的思路研究

文/湖南鐵路科技職業技術學院 李清安

高校檔案信息化管理的思路研究

文/湖南鐵路科技職業技術學院 李清安

高校檔案是關系到國民根本的重要事情，如何做好檔案儲存和有效管理是發揮檔案在指導我國大學生管理的重要基礎保障。如何在新時代下做好高校檔案，是當前高校檔案相關人員應該值得思考和探索的問題；本文就新時代背景下如何開展高效的高校檔案工作進行探討，為指導我國新形勢下高校檔案提供參考。

高校檔案；信息化管理；思路

當前，時代在迅速改變，信息技術逐漸普及到各個領域，信息時代的到來，使得信息爆炸已經成為當前經濟發展的重要特點。

一、新形勢背景下給當前高校檔案帶來的挑戰

在新的形勢之下，大數據運用到了高校檔案中。大數據具有規模大、數據運轉快、數據形式多樣、數據價值高密度低的特點。針對大數據的這些特點，其給當前高校檔案帶來的挑戰是多方面的。

（一）信息化給傳統的高校檔案理念和流程提出了極大的挑戰。傳統的高校檔案模式是通過高校檔案員把檔案資料分門別類地進行歸類，做好標記，以方便檔案查詢；但在當前大數據時代下，檔案信息量大，且很多檔案信息是交叉的，如果用傳統的檔案處理方法進行保存管理，可能無法把這些大量的數據分類歸納好，且一些檔案信息是無法用傳統的檔案進行保存的。

（二）新形勢給檔案保存形式提出了新的要求。當前的一些數據信息是通過電子文檔、電子圖片、音頻等信息方式進行記錄和存儲的，這些數據要歸檔進行保存是無法通過傳統的紙質材料檔案進行保存的。因此，這就要求新的檔案保存形式需要多樣化，且能夠分門別類對這些信息進行整理，找出關鍵詞，方便以后進行檔案查找。

（三）新形勢下給高校檔案人員的業務素質提出了更高要求。信息時代一個重要特點就是信息的多樣化和處理信息方式的復雜性；傳統高校檔案的工作人員只需要懂得高校檔案的基本理念和基本操作就可以，當前，在新時代下，高校檔案人員要掌握多種技術，包括檔案資料分類、查詢、相關軟件的運用、數據的閱讀等。因此，這些在新形勢下出現的高校檔案新要求使得高校檔案工作人員的業務素質需要大力培養和提高。

二、信息時代帶給當前高校檔案工作的優勢

（一）信息化能夠提高高校檔案效率，降低管理成本。信息化能夠快速處理大量數據，提高數據處理能力，在處理檔案工作中具有較大的優勢，不僅提高高校檔案效率，也能夠明顯降低運作成本。當前，社會上各行業、各單位的檔案數量越來越大，傳統的使用紙質材料保存檔案所需的保存空間和紙質成本較高；而運用信息進行保存和處理檔案工作，能夠把大量的數據保存在信息庫中，節省時間成本和降低材料成本。

（二）信息化能夠提高檔案保存質量。傳統的紙質檔案抗風險能力較差，一旦保存檔案地方出現水災、火災，紙質檔案將難于保存，且紙質檔案在保存時間較久后，容易出現紙質老化、字跡模糊等。這些缺點在信息時代下完全可以避免，運用計算機保存大量的檔案數據，只需很少量的數據儲存空間就可以做到。

三、信息時代背景下提高高校檔案工作的有效對策

當前高校檔案已經廣泛運用信息技術，如何面對信息給檔案工作帶來的挑戰和機遇，是當前我國檔案工作面臨的主要任務。為了提高我國檔案工作在信息時代背景下的工作效率，現提出如下對策。

（一）大力培養能夠運用信息進行高校檔案的高端人才。人才是一切工作的生命線，信息時代背景下的高校檔案工作更是如此。傳統的高校檔案人才在計算機方面專業知識和業務能力都比較欠缺，如果只是更新管理設備和系統，沒有足夠多的人才去運用和管理信息下的高校檔案系統，這只會導致高校檔案工作的低效率。因此，大力培養高校檔案的高端人才相當關鍵。

培養高校檔案的現代化人才，應該從以下幾個方面著手：一是政府鼓勵高校開辦跨學科的復合型專業，如信息化和高校檔案的交叉學科專業；二是引進國外高端高校檔案人才，利用高端人才去指導我國高校檔案人才適應新時期下的檔案工作；三是大力投入資金開展人才培養工作，人才的培養不僅需要時間，還需要足夠的資金作為保障。

（二）優化高校檔案人才結構，注入新鮮血液。我國高校檔案的人員結構基本上處于“老齡化多、中年人少、年輕人無”的狀況，這是由于長時間以來我國高校檔案工作人員處于弱勢，比較少的人才投入到高校檔案工作來，幾乎沒有年輕人去從事高校檔案工作。信息時代下對人才的要求比任何時期都要高，沒有人才參與，信息化無從談起，因此，大數據時代下開展高校檔案工作的一個重要前提就是優化高校檔案工作人員結構，改變現在“老齡化多、中年人少、年輕人無”為“年輕人為主、中年人為輔、老年人參與”的結構特點。

（三）大力加強檔案數據的安全性。信息化下的高校檔案雖然有很多優勢，能夠明顯提高工作效率，降低工作成本，但是，鑒于檔案的重要性和數據丟失的高風險性，加強檔案工作的檔案數據安全性顯得尤為重要。信息化時代大量的數據可以通過一個小小的內存卡進行保存，有氣便利的優勢，但存在數據丟失的風險，諸如電腦病毒、內存卡損壞等。因此，信息化背景下的高校檔案工作要重視其保存的安全性。

檔案工作人員要提高檔案數據保存的安全意識，避免把電腦病毒帶入到保存檔案數據的電腦中；政府要出臺一些高校檔案工作細則，避免一些操作不當引起檔案數據丟失。

總之，信息時代對高校檔案來說，不僅是機遇，更是挑戰。因此，高校檔案一定要抓住這一機遇，不斷對高校檔案進行完善和突破，把它融入信息化潮流中去，做到盡善盡美。

[1]鄧丹.關于提高高校檔案科學化水平的路徑選擇的探究[J].經營管理者,2014(26):298-298.

[2]夏曉紅.論提高高校檔案科學化水平的路徑選擇[J].科技創新導報,2012(26):208-208.