淺析地勘檔案信息化管理的重要性

文/吉林省地礦勘察設計研究院 李春紅

淺析地勘檔案信息化管理的重要性

文/吉林省地礦勘察設計研究院 李春紅

在新形勢下，加強地勘檔案信息化的科學管理，充分發揮地勘檔案的潛在價值，促進地勘事業發展。隨著地勘單位的全面深化改革的不斷深入，檔案信息化管理必須適應新的情況、新的變化，盡快地適應經濟新常態的發展需要，積極的構建大地質的新格局，才能促進檔案事業的健康、可持續發展。

地勘檔案；繼續教育；新常態；信息化

地質檔案是地質工作人員成果的結晶，更是國家寶貴的財富。經過50多年的發展，各地勘單位都積累了大量地質科技材料，隨著地質工作的發展，如何科學地管理好這些檔案，維護歷史真實面貌，延長其使用壽命，主動的融入“一帶一路”全面發展戰略當中。這對于吉林省地勘單位而言，做好地勘檔案管理工作，是檔案工作者的責無旁貸的任務。在省地礦局、院領導大力支持和指導下，積極落實檔案工作的精髓，以信息化建設作為今后科技檔案管理的重點，完善地勘檔案信息網絡，實現科技檔案數字化、資源共享，服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）地勘檔案管理者的觀念落后。在當前地勘檔案管理工作中，普遍存在檔案管理者觀念落后的情況，其缺乏信息化的地勘檔案管理意識，錯誤地認為地勘檔案管理與信息化無關，甚至還認為信息化管理不如傳統管理。

（二）地勘檔案管理設備落后。由于地勘單位對地勘檔案管理信息化建設的觀念認識不足，導致在地勘檔案管理所必需設備方面的投資較少，無固定檔案管理室的情況發生，更談不上地勘檔案管理了，地勘檔案資料查詢變得非常困難。更有甚者像計算機、網絡、數據庫等基本的信息化技術支撐基本沒有，阻礙了地勘檔案資料管理發展。

（三）檔案的關注程度不足。地勘單位很多人甚至部分領導干部對檔案這份工作，并存在一些誤區，更談不上對檔案工作的重要性認識了。認為檔案工作就是一種保管性質且可有可無，一不是單位的主要工作，二也不能給單位創造經濟效益，只要能應付外調、查檔就可以了。另外，檔案管理人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視。

（四）管理力量不足，管理水平較低，管理手段滯后。檔案管理人員大多沒經過專業知識培訓，導致對管檔要求、材料的收集、整理、歸檔、裝訂等基本業務不精。另外有些檔案管理人員身兼數職，所做的工作僅僅是將材料放入檔案盒，并且不能及時系統的整理歸檔，甚至一些材料有的還不夠準確。

（五）地勘檔案工作人員的綜合素質、水平參差不齊。

目前大部分地勘單位的檔案管理人員專業知識配備不科學，而且綜合素質較低。從事地勘檔案管理年輕人員對電腦、網絡信息的編錄、檢索和存儲管理水平較高，而對檔案管理需要的方法、手段、原則等基礎知識掌握的較少；經驗較豐富的、年長的地勘檔案管理者對于先進的管理技術掌握的還很少，甚至對現代的網絡技術、電子信息、數據庫等不了解，導致對地勘檔案管理信息化建設難以推廣。

二、加強人才隊伍建設、全面提升專業人員的綜合素質

（一）檔案管理是細致、準確、連續性較強的工種。日常多數工作如基礎業務、材料的分類、規章制度的建設等，需要檔案人員長時間的學習、知識的沉積、積累經驗，才能將檔案工作做到細致趨于完善。另外檔案人員的工作崗位不穩定，也影響了到檔案工作的連續性。因此，從檔案工作的長遠發展上考慮，檔案人員工作的穩定，檔案工作人員的教育培養以及他們的積極性和創造性，在當前顯得尤為重要。

（二）重視檔案人員的繼續教育。社會已步入信息、數字化時代人們對檔案管理工作，提出了越來越高服務需求。作為檔案工作者，必須系統地學習和掌握檔案管理專業知識，定期參加業務培訓，增長技能，提高檔案管理質量，以便適應崗位發展的需要。為了拓寬檔案人員專業技術知識面，現在單位訂閱了《中國檔案》《蘭臺內外》《城建檔案》等專業雜志。

（三）完善檔案管理制度。提高認識，加強領導，努力為檔案事業的發展創造良好的環境。在新的歷史條件下，領導的重視與支持是做好檔案工作的重要因素。

三、提升檔案信息化管理的層次

（一）加強檔案管理制度的建設。制度本身就是一種規范。單位要根據檔案工作的實際情況，制定適合本單位的管理辦法和制度。使檔案材料的形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等基礎性工作做到有章可循，嚴格執行。健全各項規章制度，真正做到檔案管理的標準化、規范化。并在實際工作中逐步加以完善，使檔案管理真正做到具有信息化、規范化、標準化。

（二）隨著檔案管理系統化、數字化的發展，檔案管理所需的軟件、錄入、編號、目錄檢索等系統的建立，顯得極其重要。單位建立檔案信息數據庫，尤其是對期限度長且不易保存、具有專業課題利用價值紙質資料轉換為電子圖片資料，同時建立了聲像、照片、榮譽實物檔案，建立和健全其管理制度，逐步實現檔案管理規范化和標準化，充分地開發和利用檔案信息資源，更好地展示單位的發展面貌及歷史的真實記錄，以便使檔案信息資源的作用充分地發揮出來，為國家、社會、單位的發展建設服務,是檔案工作者不可推卸的責任。

四、結束語

隨著當代科學技術的飛速發展，地勘改革的不斷深入，作為合格地勘檔案工作者，科學規范的檔案信息化管理既要堅持科技創新，又要以信息化為導向，才能適應現代化的發展，才能充分發揮網絡信息平臺作用，共享地勘發展成果，才能促進檔案事業健康、可持續發展，為新常態下構建地勘大地質發展提供有力支撐。