蒼溪縣人才交流中心檔案管理信息化建設的現狀與思考

文/四川廣元蒼溪縣人才交流中心 張桂華

蒼溪縣人才交流中心檔案管理信息化建設的現狀與思考

文/四川廣元蒼溪縣人才交流中心 張桂華

人才交流中心是社會中極為重要的機構，其主要負責人才交流、人事代理、檔案轉接、人事建檔等多項關鍵性工作。因而，全面實行人才交流中心檔案的信息化管理，是社會發展的必然趨勢。本文首先介紹了蒼溪縣人才交流中心檔案管理的基本現狀，分析了一些現存問題，然后從制度、重要性和人員素質這幾方面出發，探討了蒼溪縣人才交流中心進行檔案管理信息化建設的具體措施。

人才交流中心；檔案管理；信息化建設；現狀；思考

當前我國教育事業蓬勃發展，大學畢業生數目日漸增多。而我縣人才交流中心屬于人事管理的主要部門，如能對其實現全面信息化建設，就能夠提高人事檔案管理效率，實現檔案管理的可持續發展。在新時期下，人才交流中心的檔案管理人員必須積極探索信息化管理方法，爭取為畢業生及用人單位提供更優質的服務，同時實現檔案信息的準確、高效傳輸。

一、人才交流中心檔案管理的基本現狀

（一）業務指導體系不夠完善。在蒼溪縣人才交流中心，其檔案包含的內容十分豐富，且時間跨度較大。由于檔案管理過程中存在一部分主客觀因素，導致檔案信息不時產生差錯，或是出現數據不統一等現象。還有的時候，由于業務指導體系出現問題，同一種信息卻有幾種不同的記載，使得當事人或單位難以查詢到確切信息。

（二）設備設施投入不足。在我縣全面普及檔案管理信息化建設，是一項非常重要而又艱難的工作。要宣傳檔案信息化管理的重要意義，就必須要獲得上級的重視及支持，如此一來才能將信息化建設工作納入議事日程。但目前，人才中心僅有2臺電腦，無掃描儀等其他現代化信息錄入設備，明顯存在財力、人力等方面投入不足。這一情況會在一定程度上限制檔案管理信息化建設工作的發展，使其難以跟上社會向現代化發展的腳步。

（三）檔案管理人員素質與技能亟待提高。在我縣人才交流中心，其檔案管理信息化建設的核心非人才莫屬。在當前蒼溪縣人才交流中心的檔案管理人員中，普遍存在年齡較大、專業技能掌握不足、信息技術水平低等情況。這些管理人員大多缺少信息化建設的意識，也很難學會當前先進的信息技術，因而無法滿足人才交流中心檔案管理信息化建設的首要需求。

二、問題產生的主要原因

（一）沒有建立完善的政策法規。業務指導體系存在缺陷，主要是由于沒有建立其相對完善的政策法規。在檔案管理信息化建設中，初始檔案和電子檔案未能完好地交融和銜接，在建立數據庫時也沒有及時處理好標準化、規范化等問題。如果缺少了必要的政策法規和業務指導體系，檔案管理人員就得不到方式和方法上的引導，從而導致檔案管理信息化建設無法落到實處。

（二）沒有意識到檔案管理信息化建設的重要性。當前對檔案管理投入的人力、財力不足，主要是因為政府沒有意識到檔案管理信息化建設的重要性。從當前蒼溪縣人才交流中心的檔案信息化建設現狀看，各級領導和部門對信息化建設工作還沒有引起足夠的重視，這使得檔案管理工作在革新過程中止步不前，體現不出原有的重要作用。

（三）沒有對管理人員進行專門的培訓。當前我中心的檔案管理人員普遍存在素質不足的情況，這是因為沒有對這部分人員進行定期的專業培訓。管理人員沒有經過良好的培訓與學習，其信息化技能和運用意識便明顯不足，跟不上現代社會的發展腳步。

三、我縣人才交流中心進行檔案管理信息化建設的具體措施

（一）完善有關規章制度和業務指導體系。在我縣人才交流中心實現檔案管理信息化建設，是當前新時期背景下社會發展對我縣人事檔案管理工作提出的最新要求。要完成此項任務，就必須全面貫徹信息化建設思想，完善有關的規章制度，建立起科學的業務指導體系，促進人才交流中心的檔案管理工作朝著信息化方向邁進。蒼溪縣人才交流中心不應照搬以往人工管理的方式和制度，而應當遵循目前信息化建設的主要方向和理念，結合我縣實際情況，制定出新的規章制度與工作流程，使得人才交流中心的檔案管理工作有據可查、有章可循，提高檔案管理工作的有效性與規范性。尤其是在管理人事檔案時，其檔案內容大多會關系到當事人的個人隱私。對于這類檔案，更應當制定出完善的規章制度，確保人事檔案包含的信息能夠得到有效保護，從而進一步推動檔案管理信息化建設的發展。

（二）強調檔案管理信息化建設的重要意義。從當前情況看，我中心的一些管理人員還沒有認識到檔案管理信息化建設的重要意義。而隨著我縣人事制度的改革已經步入一個新的階段，各檔案管理人員也應當提高對信息化建設的重視。人才交流中心的檔案管理人員必須要嚴格遵守國家的政策法規，在制度的指引下積極開展檔案管理信息化建設工作。縣級領導和有關部門要加大對信息化建設的財力與人力投入，同時強化人才交流中心的基礎設施建設，為檔案管理信息化建設提供必需的物質基礎。實現檔案信息化管理，不僅需要投入更多資金，還需要檔案管理人員充分意識到檔案管理信息化建設的重要意義。蒼溪縣有關部門要做好檔案管理信息化建設的宣傳工作，使大多數人都能深入理解檔案信息化管理的好處。人才交流中心的管理人員也要積極提升自我，在意識到檔案管理信息化建設重要性的前提下，提升服務質量，真正做到將檔案管理信息化建設視為本職工作中最為關鍵的內容。

（三）提高檔案管理人員的素質和技能。要實現人才交流中心的檔案管理信息化建設，就必須建立起一支高素質的檔案管理團隊，全面提升檔案管理人員的專業技能與素養。在檔案信息化建設時，檔案管理人員不但要具備極為豐富的檔案管理經驗，還必須具有過硬的專業知識水平和信息化管理技能。管理人員應擁有強大的探索精神和創新意識，還要能夠熟練操作新型信息化管理設備。我縣有關部門要對人才交流中心的檔案管理人員進行定期培訓，提高其檔案管理理論素養與實際管理能力，同時培養管理人員對紙質檔案的處理能力，以及對信息化檔案的歸檔分類水平。管理人員要堅持與時俱進，開拓創新，改變以往落后的服務理念，利用信息化、網絡化、現代化的管理手段，改進服務形式，提高服務質量，以此滿足社會向信息化層面發展的實際需求。管理人員還要主動學習新技術、新知識，爭取做到高質、高效地完成本職工作。

四、結束語

在我縣全面推行人才交流中心的檔案管理信息化建設，不但是大勢所趨，也是人心所向。當前社會是信息化社會，強化人才交流中心的信息化管理，能夠在很大程度上提升管理質量及效率，使管理工作發揮出更好的作用。檔案管理信息化建設需要結合我縣實際情況，循序漸進。要完善相關政策法規，宣傳信息化管理的優勢，同時提高管理人員的素質與技能，促進檔案管理工作朝著信息化方向邁進。

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