淺淡企業(yè)檔案信息化建設與管理

曹倩

【摘要】隨著計算機科學技術的迅速發(fā)展，檔案管理方式也正在經(jīng)歷巨大的變革。新的計算機軟硬件技術越來越廣泛地被檔案管理人員所吸收并應用，大大加快了電子檔案管理建設的步伐。

【關鍵詞】企業(yè)；檔案；信息化；建設

隨著科學技術的迅速發(fā)展，各個行業(yè)受到信息化的沖擊，檔案信息化建設正在逐步深入地發(fā)展，推動檔案工作的科學發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案工作模式已經(jīng)不適應社會發(fā)展的需求，因此檔案工作數(shù)字化的開展已經(jīng)是迫在眉睫。檔案數(shù)字化建設成為檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然趨勢，是促進檔案管理工作現(xiàn)代化的客觀要求。

一、企業(yè)檔案信息化建設的重要性

（一）可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為企業(yè)提供高效、優(yōu)質的服務。

（二）形勢發(fā)展的需求。檔案信息資源只有實現(xiàn)了信息資源的共享，很好地為企業(yè)領導和廣大技術員工所利用，才能充分發(fā)揮其效用。此外，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化。近年來，檔案載體逐漸被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案室提出了一個亟待解決的課題，即電子檔案的收集、保管、保護和利用手段問題，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是實現(xiàn)檔案室的數(shù)字化。

（三）有助于為企業(yè)提供信息支持決策，提升檔案服務能力。企業(yè)檔案電子化建設將促使與之相關的計算機技術、網(wǎng)絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛運用，從而將促進檔案管理理論、技術和方法的變革，徹底改變檔案館封閉、半封閉的狀況，實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，極大地提升檔案工作在信息社會中的服務能力。決策的及時正確、管控措施是否得當，要靠信息的完整、準確和快速的綜合分析能力來保證，企業(yè)檔案信息化建設恰好在一定程度上可以滿足這些要求，特別是企業(yè)檔案信息化建設與企業(yè)辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，所以對于支持決策有著天然的優(yōu)勢。

二、企業(yè)檔案信息化建設與管理措施分析

（一）完善檔案信息化建設管理體系。逐步建立完善檔案數(shù)字化建設的制度規(guī)范，建立統(tǒng)一的標準體系，是檔案數(shù)字化建設的首要外部驅動力，其首要目標是建立規(guī)范的管理制度。在建立數(shù)字化系統(tǒng)的同時，形成配套的適用于檔案收集、審核、儲存、使用等各環(huán)節(jié)的管理制度，保障整個過程有序進行。其次，要統(tǒng)一評價標準，綜合借鑒國際標準與國內(nèi)相關法律法規(guī)，兼容目前各先進檔案管理標準的優(yōu)勢，建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)的標準體系，避免“信息孤島”的出現(xiàn)。合理的檔案數(shù)字化指標體系是指導各單位組織建立規(guī)范的電子化檔案的標尺。優(yōu)化的崗位設置是人力資源充分發(fā)揮的前提，長效的人才激勵機制是檔案管理人員積極進取的保證。完善的制度建設和統(tǒng)一的標準體系建設是檔案數(shù)字化建設進程中的重中之重。

（二）加強檔案管理基礎設施建設。為了實現(xiàn)企業(yè)的檔案信息化，提高企業(yè)的信息技術水平，就必須要加強對硬件等基礎設施的建設，充分發(fā)揮計算機的功能，建立企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時還要及時進行各項系統(tǒng)的更新，在分析紙質檔案記錄的弊端上，利用先進的信息技術實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的高度共享。實力不同的企業(yè)更要學會充分利用現(xiàn)有的多媒體設備，中小型企業(yè)雖然無法投入大量的資金進行企業(yè)檔案信息的建設，但可以結合企業(yè)發(fā)展的實際，配置相應的計算機，優(yōu)化處理企業(yè)現(xiàn)有的信息資料，根據(jù)材料的特點將文件進行分類整理。企業(yè)檔案信息化建設可以在現(xiàn)有的人員儲備上花費更多的時間和精力去維護和保養(yǎng)系統(tǒng)，才能實現(xiàn)優(yōu)質資源的網(wǎng)絡性和共享性，適時地整理企業(yè)的重要信息資源是一個企業(yè)長期發(fā)展所必須采納的重要措施，這也是目前中小型企業(yè)發(fā)展所需要借鑒的方式。

（三）加強檔案管理的規(guī)范化建設。時代的發(fā)展要求企業(yè)的檔案管理工作必須更加完善，在加強相應的規(guī)章制度建設的同時，促進企業(yè)的檔案信息化建設，保證企業(yè)檔案管理工作的有效開展。企業(yè)在加強信息技術的投入時還需要有一個標準來銜接檔案工作中的各項業(yè)務和流程的開展，為企業(yè)的良好發(fā)展打下基礎。與此同時，企業(yè)檔案信息化建設的規(guī)范性也是一個企業(yè)所必需的，規(guī)范化的制度才能保證整個管理工作的正常運行，這也是一個企業(yè)進行檔案信息化建設創(chuàng)新的基礎和前提。

（四）提升檔案管理人員綜合素質。隨著社會的進步，擁有技術性的人才也越來越多，但是單純擁有技術的工作人員還不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，技術型人才的綜合素質也應該列入企業(yè)選擇員工的標準，企業(yè)檔案的信息化建設不僅僅需要檔案信息的守護者，更需要善于發(fā)掘信息的管理者，只有這樣才能最終實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設。因此，企業(yè)可以通過開展培訓、講座、研討會等形式提高技術人員的能力，提升綜合素質，培養(yǎng)技術人員的創(chuàng)新意識，為企業(yè)未來的檔案信息管理工作的創(chuàng)新儲備資源。

三、結語

在經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展的條件下，信息技術的應用全面而廣泛，進行檔案信息化建設，能夠有效打破傳統(tǒng)的信息資源利用封閉狀況。在快速發(fā)展的社會環(huán)境下為社會和公眾更加及時有效地提供信息資源，才能更好地體現(xiàn)檔案工作的優(yōu)質服務。這就需要在信息化建設中從檔案管理的內(nèi)部出發(fā)，從根本環(huán)節(jié)進行提升和改變。

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