淺談實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的路徑

摘要：當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)日益劇烈的時(shí)代，伴隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，如何能使企業(yè)的檔案管理工作規(guī)范化，跟上時(shí)代的步伐，是體現(xiàn)企業(yè)管理水平的指標(biāo)之一。本文圍繞檔案工作規(guī)范化的重要性進(jìn)行分析，然后結(jié)合實(shí)際工作進(jìn)行規(guī)范化管理的路徑探究。

關(guān)鍵詞：檔案工作；規(guī)范化；路徑

中圖分類號(hào)：G273文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671-864X（2016）08-0295-01

引言

檔案管理工作的規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要一環(huán)，企業(yè)管理檔案工作既要做好硬件設(shè)施的建設(shè)，同時(shí)做好軟件工作的規(guī)范，如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，首先從檔案的源頭環(huán)節(jié)把關(guān)，即做好公文處理工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)。

一、檔案管理工作規(guī)范化的重要性

隨著改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的不斷深入，企業(yè)管理愈發(fā)正規(guī)，檔案工作作為企業(yè)管理的一環(huán)，也發(fā)生重要的變革，具有十分重要的地位和作用，為發(fā)揮檔案工作在服務(wù)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)中的基礎(chǔ)性作用，我們把檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為建設(shè)社會(huì)主義核心價(jià)值體系、積極推進(jìn)企業(yè)品牌建設(shè)的重點(diǎn)工作，使其在推動(dòng)創(chuàng)新企業(yè)文化理念中發(fā)揮獨(dú)特作用。

二、檔案管理工作規(guī)范化的路徑

（一）行政公文的起草和制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)，檔案的源頭是行政公文，因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。

首先，公文的書寫、排版標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一、規(guī)范，符合國家的有關(guān)規(guī)定；其次，制發(fā)公文按照審批權(quán)限、同一的流程，內(nèi)容格式要一致；

再次，使用文種要合理，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

（二）相近的公文重復(fù)性存檔與雜亂無章的立卷是制約檔案工作規(guī)范化的障礙，所以需要采用“以我為主”的歸檔原則，推進(jìn)檔案工作規(guī)化，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，在實(shí)際工作中需要解決三個(gè)問題：一是準(zhǔn)確定位文件立卷歸檔工作的時(shí)效性，做好現(xiàn)行文件整理歸檔工作；二是明晰檔案歸檔范圍和保管期限，對(duì)檔案歸檔工作明確合理的分工；三是堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

（三）提升歸檔文件的質(zhì)量，歸檔材料收集的是否完整，是決定和影響檔案存在價(jià)值的重要因素，因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的工作進(jìn)程中，一方面要注意做好立卷方法，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意做好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

（四）加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案信息化管理。

在原始檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，信息化、網(wǎng)絡(luò)化已逐漸凸顯其重要性，對(duì)于館藏案卷多、年限久的歸檔材料使用信息化手段加以管理，可以提升檔案的利用效率，但是突顯的問題是量大且復(fù)雜的檔案錄入工作可謂是一項(xiàng)大的工程，如何做好信息化管理，需要做好以下工作：

1.分清錄入工作的緊急程度。

在推進(jìn)信息化管理的過程中根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排序，將公開的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先整理。

2.分層級(jí)的錄入，提高效率。

可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將單一或查考價(jià)值低的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄；對(duì)一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一內(nèi)容且須放置同一位置的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄；而對(duì)重要或龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。

3.分清類別，充分利用檔案原始基礎(chǔ)。

對(duì)于案卷基礎(chǔ)好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)特殊形式的檔案則可將人名、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后統(tǒng)一制定出分類號(hào)。

三、結(jié)語

檔案管理作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，必須有良好的、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，這樣的檔案管理才符合企業(yè)發(fā)展的需要，檔案才能成為企業(yè)生存發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案之路才會(huì)越走越寬。

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作者簡介：姚嵐，女，漢族，黑龍江人，研究生，黑龍江珍寶島藥業(yè)股份有限公司，研究方向：工商管理。