淺談如何應用信息化發展成果搞好人力資源與社會保障檔案管理工作

于靜?李紅塔

摘要：隨著信息網絡技術的不斷發展，再加上人力資源與社會保障檔案管理需求的不斷提高，自動化辦公必然應用在人力資源與社會保障檔案管理中，但是在實踐過程中，需要重視應用注意事項，本文正是為了總結這些關鍵點，從自動化辦公的概念和特點介紹出發，進而提及應用過程中所應思考的幾點問題。

關鍵詞：信息化；人力資源；社會保障；檔案管理

一、前言

人力資源與社會保障業務檔案是民生檔案的重要組成部分，它涉及勞動者的基礎信息、就業信息、保險信息等，這些信息和材料有的要伴隨勞動者的一生，關系著勞動者權益的準確記錄并最終影響其能否享受社會保險待遇等切身利益。現行的公共就業服務與社會保障資料保管、使用方式已不能滿足業務部門的管理、服務要求，因此提出了公共就業服務與社會保障資料電子化管理和處理的要求。自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應用已經成為必然趨勢。

二、自動化辦公的概念

自動化辦公即辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），采用基于WEB的企業計算平臺，將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

三、自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應用思考

1.傳統人力資源與社會保障檔案管理的不足

隨著信息化的普及，人力資源與社會保障檔案管理也基本采用了自動化辦公方式，以提高檔案管理的有效性。但是在應用過程中，也還存在很多不足。但是，各類就業服務和社會保障的相關紙質實體資料（例如人力資源登記表、單位調動函、醫療報銷單等）由各區縣社保部門和職介所保存在各自的檔案室中；同時這些資料處在不斷的更新之中。在辦理勞動就業和社會保障等有關手續中需要對有關資料進行稽核、調閱、傳遞、更新，在這個過程中采用傳統的檔案管理模式，帶來了有關資料傳遞速度慢、無法及時歸還，原件可能被遺失或損害等問題，同時也使得資料管理工作日益繁重。導致自動化辦公沒有充分發揮其應有的作用。

2.人力資源與社會保障檔案管理自動化操作

（1）掌握自動化辦公的特點。自動化辦公是相對于傳統辦公的一個概念，強調的是辦公的便捷，高效。我國的自動化辦公軟件非常之多，比如泛微、索昂、致遠等，無論哪種自動化辦公軟件都應該具備最基本的特點。

第一、易用性。自動化辦公軟件必須讓所有員工都能夠接受，并受到所有員工的青睞，那么易用性就是前提。作為一種常用性軟件，操作使用過程不能太復雜。不過所有軟件的使用都需要一個學習的過程，但是每個員工都具備基本的上網技能，所以，自動化辦公遵循了易用性特點，根據員工的基本技能進行設計。第二、健壯性。自動化辦公需要容納超大容量的信息以及用戶，而且具有高并發應用時的穩定度。所有員工在使用同一種軟件時，要保證軟件的穩定可靠，特別是集團性企業，軟件更是要具備這一功能，否則，即便是出現小小問題也能引發嚴重后果，造成重大損失。而和網絡相結合，最能實現這一特點，將穩定以及可靠責任推之于硬件以及網速。

（2）提高思想認識，加強組織領導。人力資源與社會保障檔案管理部門所有人員包括領導和職工，都需要提高思想認識，主要是要有先進的管理思想，突破傳統的工作思維定式，要珍惜單位部門給予的各種培訓，認真學習，做現代化新人。而領導在信息化建設過程中發揮著極為重要的帶頭作用，更需要有不斷進步的思想，要勇于引進先進的設備和系統，并引進相關管理人才，開展各種培訓學習活動，提高全員使用自動化辦公系統的能力。還要注意自動化檔案管理的嚴密性。自動化辦公需要統一的信息平臺，而且還需要相對獨立的部門信息空間。因此，軟件不僅要實現用戶、角色以及權限上的三維管控，還需要實現信息數據上的大集中和小獨立的和諧統一，即需要實現用戶、角色、權限以及數據的思維管控，具備全面管理的功能。

（3）選擇實用高效的自動化辦公系統。自動化辦公系統軟件功能需要和管理實務緊密結合，才能體現實用性，否則，對于管理將會失去意義，企業需要發展，管理也在不斷變化，軟件需要滿足企業的相關實用需求，這便是自動化辦公的特點之一。現有的檔案系統一旦不能滿足檔案管理的需求，就需要進行改造升級。作為較具水平的檔案管理系統，不僅要具有檔案存儲、查找、借閱等基本功能，還應該建立和社保、勞動等部門的接口，以實現檔案信息的實時在線共享，給予檔案使用者便利，還能夠降低檔案管理人員的工作量。另外還可以通過檔案目錄信息的錄入，實現檔案電子信息和介質信息、的雙交接，減少了檔案轉交時遺漏現象的發生，同時也減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。檔案管理系統還具備圖像、錄音、錄像等多媒體方式管理，通過圖紙掃描、媒體制式轉換等方式，逐步實現實物檔案的全電子化管理，使檔案管理水平提高一個新的臺階。可見，選擇一個使用高效的自動化辦公系統極為重要，并且要有較強的改造發展空間為佳。

（4）重視自動化辦公系統的維護和升級。 注重辦公系統的開放性和維護。自動化辦公軟件可以和其他軟件系統完成必要的關聯性整合應用。沒有任何一種軟件能夠獨立完成所有方面的管理需求，因此，軟件之間需要相互聯合，或者進行技術方面的整合。作為更新極快的人力資源與社會保障檔案管理部門，其面對的是數以萬計的各種檔案以及相關資料，辦理勞動就業和社會保障等有關手續中需要對有關資料進行稽核、調閱、傳遞、更新，稍有疏忽就會出現嚴重錯誤，甚至無法挽救，所以，自動化辦公系統必須保證安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重視自動化辦公系統的維護和升級，維護是為了加強安全，提高其可靠度，而升級則是為了滿足檔案管理需求。

（5）加強自動化辦公檔案管理監察工作。 人力資源和社會保障為兩網化建設，要建立和健全兩個部門的監察協管員管理、用人單位信息采集、網格巡查等制度，以實現規范化、科學化檔案管理。為及時、快速、妥善處置因人力資源和社會保障權益問題引發的突發事件，要制定并不斷完善和健全突發事件處理機制，確保突發事件在最短時間內得到處置，處置信息及時向有關部門反饋。

四、對新形勢下人力資源與社會保障檔案管理的建議

隨著社會的發展，各級政府部門對檔案管理工作越發重視，人民群眾對檔案管理工作也提出了更高的要求和期待。如此巨量的人力資源和社會保障監察任務，涉及到的檔案管理任務也是十分巨大的，如何做好人力資源和社會保障監察檔案管理問題？在信息化飛速發展的時代，唯有加快人力資源和社會保障監察信息化建設，才能把人力資源和社會保障監察檔案管理從繁瑣的傳統檔案管理模式中解放出來，利用先進的信息化手段來處理人力資源和社會保障監察檔案，讓檔案發揮應有的作用，通過人力資源和社會保障監察檔案橫向和縱向檢索，不斷提高辦案質量，促進人力資源和社會保障監察工作健康發展。促進人力資源和社會保障監察以執法重心下移為重點，積極推動人力資源和社會保障監察執法由被動向主動、事后處置向事前預防轉變。

1.提高思想認識，加強組織領導

把人力資源和社會保障監察檔案管理信息化、“兩網化”建設提高到加強和創新社會管理，維護勞動者合法權益，建設幸福德州的高度，作為“十二五”期間人力資源和社會保障監察事業發展的一項基礎性、戰略性工作來抓，制定切實可行的實施方案，科學規劃和建設，明確工作責任，精心組織實施。

2.加強監察執法人員隊伍建設

依托行政區劃和人力資源和神會保障基層服務平臺，進一步完善網格體系建設，在全市范圍內科學劃分網格。縣市區人力資源和社會保障監察機構配備專職監察員，每個級管理網格配備不少于2人的兼職監察員。落實網格人員監管職責，按照“四定”（定人員、定區域、定職責、定任務）原則，落實監察協管員的監管責任。

3.進一步提高制度化與信息化服務水平

建立健全人力資源和神會保障監察協管員管理、用人單位信息采集、網格巡查等制度，為兩網化建設管理科學化、規范化發展打好基礎。加強信息系統建設。做到1、統一受理全市勞動保障監察舉報投訴；2、實施網絡化監察工作；3、跟蹤監控全市監察案件；4、建設用人單位勞動保障守法誠信檔案并實施分類監管；5、統計分析全市勞動保障情況并進行預警預測等工作；6、宣傳勞動保障監察執法工作。

4.要進一步強化工作要求，提出創建目標

并圍繞人力資源和社會保障監察中心工作，制定創建計劃，采取有效措施，積極推進創建工作。通過人力資源和社會保障檔案管理信息化平臺實現舉報投訴信息統一受理、集中分配，避免重復監察；對全市監察案件和協管監督情況進行動態監控、全程管理；遇有突發事件時，通過GPS、GIS系統和攝像監控系統，實時指揮，提高快速處置能力；根據用人單位勞動保障守法誠信記錄實施分類監管，重點監控有嚴重違法行為或有多次違法記錄的用人單位。

5 .健全突發事件處理機制

為及時、快速、妥善處置因人力資源和社會保障權益問題引發的突發事件，要制定并不斷完善和健全突發事件處理機制，確保突發事件在最短時間內得到處置，處置信息及時向有關部門反饋。通過完善突發事件處理機制，積極作好維穩工作。人力資源和社會保障監察工作要堅持推行了24接受舉報，365天全天候監察，通過12333咨詢投訴平臺實現24小時接受舉報；對欠薪突發事件，立即啟動應急預案，對查處情況第一時間反饋。

6.加強主動監管，做好預防、預警、預測，做好分類監管工作

面對當前經濟發展形勢出現的新情況新問題，人力資源和社會保障監察工作需要繼續不斷創新監管體制，進一步完善網絡化監察，加快信息化平臺和監督管理平臺建設步伐，全面推進分類監管，優化預警預測機制，不斷加強動態監管和主動預防力度，真正將勞動者最關心、最直接、最現實的人力資源和社會保障維權工作落到實處。

7.人力資源和社會保障監察檔案管理信息化的思考

人力資源和社會保障監察信息化與檔案管理信息化是一個有機的整體，缺一不可，二者不可分割，互為補充，互相促進，通過監察信息化建設促進檔案管理，通過檔案管理信息化促進人力資源和社會保障監察工作健康發展。

一是要統一受理全市勞動保障監察舉報投訴；實施網絡化監察工作；做好跟蹤監控全市監察案件；建設用人單位勞動保障守法誠信檔案并實施分類監管；做好統計分析工作，對全市人力資源和社會保障情況并進行預警預測等工作；做好宣傳工作，進一步強化工作要求，提出創建目標，并圍繞人力資源和社會保障監察中心工作，制定創建計劃，采取有效措施，積極推進創建工作。

二是實施網絡化人力資源和社會保障監察。依托人力資源和社會保障監察管理信息系統，為網絡化監察打下了堅實的基礎。

三是人力資源和社會保障監察信息化，檔案管理信息化管理平臺，實現舉報投訴信息統一受理、集中分配，避免重復監察；對人力資源和社會保障監察案件和協管監督情況進行動態監控、全程管理；遇有突發事件時，通過GPS、GIS系統和攝像監控系統，實時指揮，提高快速處置能力；根據用人單位勞動保障守法誠信記錄實施分類監管，重點監控有嚴重違法行為或有多次違法記錄的用人單位。

四是健全突發事件處理機制為及時、妥善處置因勞動保障權益問題引發的突發事件，通過啟用監督管理平臺，努力提升監察工作整體效能通過啟用監督管理平臺，提升人力資源和社會保障監察工作水平和應急處置能力。通過完善突發事件處理機制，積極作好維穩工作通過完善突發事件處理機制。

五、要重視系統維護和管理

1.認真做好系統運行環境的建立與維護，做好軟件的更新與系統的安全保密工作。維護機器設備等硬件設施的正常運行，及時發現和處理各類機器設備故障。做好微機使用人員操作應用輔導，監督操作員按程序操作微機，及時處理計算機運行過程中的異常情況。按時做好軟件維護與磁帶機備份工作。建立工作日記制度，將小型機、網絡設備、微機及系統出現的故障，設備的維護修理情況詳細登記到工作日記上。提前對機房及操作臺進行檢查，確保機器的正常運行。確保社保應用軟件系統設置、運行維護、技術管理和數據庫系統性能調優。通過執行社保軟件的系統維護、數據維護和編碼管理功能，設置系統編碼、系統變更和軟件操作權限等。根據市勞動保障信息中心的有關各部門工作需要，為各部門、各操作員分配相應的軟件操作權限，并根據工作崗位、職能變動情況及時調整。確保社保軟件數據庫的安全性、完整性和一致性，及時清理數據庫中的“垃圾數據”。監控社保軟件和數據庫管理系統運行狀態，并通過適當的干預手段確保整個軟件系統穩定、高效運行。

2.認真做好數據庫管理，確保信息網絡的安全運行，熟悉和掌握ORACLE數據庫的體系結構，及時對數據庫管理系統進行安裝和升級，嚴格按要求啟動和關閉數據庫，認真做好管理和監控數據庫用戶，依法合理管理好數據庫特權、存儲空間，嚴格按要求建立數據庫、備份和恢復數據庫。

3.認真做好網絡管理，確保信息網絡的安全運行，加強網絡的安全、保密管理，杜絕利用網絡從事與業務經辦、日常管理、咨詢服務無關的活動。保證路由器、交換機和其他網絡設備的安裝、調試、檢測、升級與日常維護工作。

組織好對本單位和經辦機構網絡設備、計算機系統硬、軟件的維護、安裝與管理，計算機網絡病毒防范和檢查。按要求認真做好入網申請、發配、登記和管理工作。

人力資源和社會保障信息網絡是為社會公眾提供優質服務的平臺，做好信息網絡的維護管理，才能高效、嚴謹、準確、及時地服務于社會和開展好社會保障工作。

六、結語

以威海市文登區人力資源和社會保障局為例，基于信息技術的飛速發展和人力資源與社會保障政策的完善，自動化辦公在其中的應用也普遍化，作為人力資源與社會保障服務一體化平臺之一的自動化辦公系統，給工作人員帶來了便利，減少了其工作量，同時也提高了工作效率，提高了該部門的服務水平。但是在實踐過程中，也還存有一些不足，比如軟件系統的安全性、可靠性問題，信息資料更新的及時性問題，系統的升級擴展以及維護性問題等等，都是自動化辦公應用過程中所要正視的。因此，本文主要思考了自動化辦公在人力資源和社會保障檔案管理中的應用，所要注意的幾大問題，希望對相關人士能夠起到一定的參考作用，這也是本文的最大意義所在。

參考文獻：

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