西安交通大學校園一卡通簡化高校財務(wù)管理

文/趙曉琴　 譚薇　楊潔

西安交通大學校園一卡通簡化高校財務(wù)管理

文/趙曉琴 譚薇楊潔

校園一卡通系統(tǒng)是集身份認證、校務(wù)管理、校園消費、金融服務(wù)為一體的新型數(shù)字化校園應(yīng)用。校園一卡通在全國高校的推廣應(yīng)用已有多年，剛開始校園一卡通的功能很局限，基本上僅完成食堂就餐。隨著高校各類管理信息系統(tǒng)的完善、校園一卡通系統(tǒng)的升級和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及，校園一卡通的功能和潛在應(yīng)用越來越多，從而對高校財務(wù)管理模式產(chǎn)生了越來越多的影響。如何充分利用好校園一卡通，提高財務(wù)管理水平成為一個重要議題。

校園一卡通在考勤和財務(wù)繳費方面發(fā)揮了重要作用

校園一卡通在建設(shè)初期，以提供電子支付、資金結(jié)算、金融服務(wù)為主要目的。但是隨著校園一卡通服務(wù)學校的管理和服務(wù)，在以下幾個層面的功能得到了加強和提升。

校園卡考勤和簽到功能：高校等同于一個封閉的社區(qū)，在這個社區(qū)中，考勤和簽到是利用越來越多的一項功能。以西交大為例，進出大門的身份識別，進出宿舍的身份驗證，各類大型活動的考勤，各類校務(wù)活動包括培訓、技術(shù)會議、各部門院系舉辦的活動，都有一卡通考勤的存在。我校有1個大門、2個圖書館、8個本科生宿舍樓群都安裝了通道機系統(tǒng)；學校8個大門和校內(nèi)各部門各項考勤簽到，累計有60多臺學校合作研發(fā)的手持考勤機；有30多個宿舍大門實現(xiàn)了門禁系統(tǒng)，有10多個學院的辦公大樓，也有和校園卡密切結(jié)合的考勤系統(tǒng)。除此之外，學校在2015年在80個智能教室安裝了上百個上課刷卡考勤終端，系統(tǒng)隨時和教務(wù)排課系統(tǒng)密切關(guān)聯(lián)，極大地支撐了教學精細化管理工作，提升了教學管理水平，預(yù)計在2016年暑假，也會新增近80多間教室的考勤機。

財務(wù)服務(wù)功能：我校上線了在線圈存系統(tǒng)以后，所有學生的學雜費、醫(yī)保費、住宿費、校園網(wǎng)費用的繳納，學生都能通過自己的上網(wǎng)終端或者手機實現(xiàn)劃轉(zhuǎn)繳費。除此之外，電信、聯(lián)通的虛擬ADSL費用等各類社會服務(wù)費用也能通過在線圈存系統(tǒng)繳納。對于學生的補助，津貼等，也能通過校園卡實現(xiàn)快速發(fā)放，自助領(lǐng)取。這些繳費都有以下幾個特點：

1.用戶面廣：繳納費用的用戶幾乎涵蓋所有的學生；

2.繳費類型雜：只要在財務(wù)系統(tǒng)里面做好計費設(shè)置，各類繳費都能實現(xiàn)；

3.需要對接的系統(tǒng)多：需要財務(wù)系統(tǒng)、校園網(wǎng)相關(guān)計費和控制系統(tǒng)、電信系統(tǒng)，醫(yī)保系統(tǒng)都需要實現(xiàn)實時的對接。

4.技術(shù)要求高：繳費系統(tǒng)本身要求有更好的便利性，同時也有較高的安全性設(shè)計。因此，基于校園卡的在線繳費，越來越受到財務(wù)管理人員的歡迎。

校園一卡通與高校財務(wù)管理模式的結(jié)合

校園一卡通系統(tǒng)的實施，可打破原來全封閉的高校財務(wù)核算系統(tǒng)，使師生各類繳費、消費等經(jīng)濟活動直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與學校財務(wù)核算系統(tǒng)對接，省去了中間環(huán)節(jié)，給師生帶來了極大的方便，提高了工作效率和資金使用效益。更重要的是通過網(wǎng)絡(luò)進行資金結(jié)算的方式，減少甚至取消了現(xiàn)金結(jié)算環(huán)節(jié)，這有利于從根本上杜絕“小金庫”，完善學校內(nèi)控機制。

校園一卡通的實施對高校財務(wù)管理模式將產(chǎn)生多方面的深刻影響，對規(guī)范高校經(jīng)濟活動、提高資金的使用效益和推進數(shù)字化校園建設(shè)具有重要意義。主要有以下幾個方面的結(jié)合。

收費管理方面

校園卡通過其與收費系統(tǒng)和消費系統(tǒng)的對接，使學校的現(xiàn)金流明顯減少，校內(nèi)的各類收費和消費均實現(xiàn)了統(tǒng)一管理。如學宿費收繳及餐飲、洗浴等各類消費均通過一卡通平臺結(jié)算，定期轉(zhuǎn)入相應(yīng)賬戶。這種收費管理模式的變化，起到了財務(wù)管理的內(nèi)部控制作用，可規(guī)避亂收費和“小金庫”的產(chǎn)生，使各類收費數(shù)據(jù)更客觀真實地反映學校各類收費活動。

會計核算方面

1. 現(xiàn)金充值核算

圖1　在線圈存系統(tǒng)

使用校園一卡通，師生的各種消費和繳費，不再需要到財務(wù)部門辦理現(xiàn)金結(jié)算手續(xù)，而可由校園卡卡務(wù)中心每日根據(jù)全校師生的一卡通現(xiàn)金充值收支情況，填寫校園一卡通現(xiàn)金交款單，然后到財務(wù)部門辦理存款手續(xù)。財務(wù)部門可使用現(xiàn)金充值明細和匯總信息為依據(jù)，核對當日出納交易記錄，進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，借方為一卡通現(xiàn)金，貸方為一卡通專戶資金。

2. 銀行圈存核算

銀行圈存是一卡通系統(tǒng)中實現(xiàn)的銀行卡與校園卡之間的轉(zhuǎn)賬功能。財務(wù)部門每日要核對銀行圈存收入回單金額與校園一卡通系統(tǒng)金額是否一致。一卡通系統(tǒng)還可生成圈存對賬日志日報，自動完成銀行扣款轉(zhuǎn)賬金額與一卡通存款流水的核對工作。

3. 商戶結(jié)算核算

以前校內(nèi)各商戶是通過與相關(guān)管理部門例如飲食中心等進行收款結(jié)算。有了一卡通系統(tǒng)，這些商戶就可根據(jù)一卡通系統(tǒng)的結(jié)算清單，直接與學校財務(wù)部門進行結(jié)算。財務(wù)部門在一卡通系統(tǒng)中按結(jié)算金額填制商戶結(jié)算報表，根據(jù)結(jié)算金額的大小，完成相關(guān)財務(wù)審批手續(xù)，然后進行賬務(wù)處理，完成由一卡通專戶資金向各商戶的轉(zhuǎn)賬支付工作。在資金的支付方式上，獨立核算商戶可采用轉(zhuǎn)賬支票，借記一卡通專戶資金，貸記一卡通銀行存款；校內(nèi)職能部門的服務(wù)性收費，則實行內(nèi)部轉(zhuǎn)賬，借記一卡通專戶資金，貸記服務(wù)性收費應(yīng)繳財政專戶款，同時調(diào)整一卡通銀行存款戶和基本戶銀行存款，借記基本戶銀行存款，貸記一卡通銀行存款戶。

財務(wù)信息管理方面

校園卡系統(tǒng)是數(shù)字化校園的重要組成部分，通過與校園其他管理信息系統(tǒng)的互通功能，可實現(xiàn)全校財務(wù)信息集中管理模式。在這種模式下，所有職能部門都可以通過一卡通平臺，將所有財務(wù)信息以統(tǒng)一格式交換至財務(wù)部門，從而使學校財務(wù)管理信息系統(tǒng)實時反映各項財務(wù)信息，實現(xiàn)財務(wù)信息管理模式資源共享、集中化、高效化。同時，也為全新師生提供了一個綜合的統(tǒng)一的信息查詢平臺?？刹樵兊男畔⒂胁块T的經(jīng)費預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行情況；單位和個人的科研項目經(jīng)費的進款、落款、使用進度情況；學生的繳費、欠費情況等。

資金運作方面

學生預(yù)存、商戶結(jié)算時間差等為校園卡賬戶提供一定量的沉淀資金，這為高校財務(wù)管理中的資金運作提供了必要條件。財務(wù)部門可以利用這些沉淀資金，加速流動資金周轉(zhuǎn)速度，提高資金使用效率，降低資金使用成本，為學校獲取更多的發(fā)展資金。

內(nèi)部控制方面

校園卡系統(tǒng)具有的電子支付和資金結(jié)算功能，減少了分散的現(xiàn)金結(jié)算，可有效規(guī)避亂收費和“小金庫”現(xiàn)象的產(chǎn)生，為促進高校財務(wù)內(nèi)控模式的改進和完善提供了技術(shù)條件。

利用校園一卡通提升高校財務(wù)管理的建議

學校的財務(wù)管理涉及全校日?；顒拥母鱾€環(huán)節(jié), 與廣大師生的切身利益息息相關(guān)，校園卡的廣泛使用，對學校財務(wù)管理模式產(chǎn)生了深刻影響，也給學校的財務(wù)管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，需要財務(wù)部門認真分析這些影響，并改進現(xiàn)行的財務(wù)管理實踐，以實現(xiàn)財務(wù)管理目標并提高財務(wù)服務(wù)的水平。筆者結(jié)合自己的實務(wù)工作經(jīng)驗體會，總結(jié)出以下幾點建議，供高校財務(wù)部門參考。

校園一卡通的管理模式

筆者根據(jù)實施了學校層面校園一卡通的高校交流了解，分析了各類管理模式的特點。

圖2　2015年校園一卡通系統(tǒng)各月學費繳納占比情況

圖3　2015年校園一卡通系統(tǒng)部分繳費項目占比情況

IT部門管理：校園卡系統(tǒng)越來越復雜，我們認為這種管理模式能夠使得一卡通的技術(shù)設(shè)計和技術(shù)應(yīng)用推廣得到極大的提升，但是主要負責人員的職業(yè)背景是技術(shù)層面，在財務(wù)層面，主要依靠學校的財務(wù)管理辦法和政策的約束，從業(yè)人員多數(shù)具有一定程度的財務(wù)背景欠缺，會有一定的資金風險問題。

財務(wù)或后勤部門管理：這種管理模式加強了校園卡應(yīng)用和財務(wù)結(jié)算層面的推廣，但是由于財務(wù)部門自身的定位，在一卡通與校務(wù)管理的結(jié)合方面，先天不足。校園卡管理部門的技術(shù)力量主要依靠廠家的技術(shù)人員實施，缺乏了技術(shù)層面的管理，存在著技術(shù)溝通嚴重不足，服務(wù)響應(yīng)慢，質(zhì)量難以保障等問題。

IT部門做主要技術(shù)支持，財務(wù)部門負責卡務(wù)和結(jié)算：我校是這種管理模式，這種模式極大地發(fā)揮了兩個部門各自的優(yōu)勢，在校園卡的建設(shè)、運行和管理上，主要依靠學校網(wǎng)絡(luò)中心來承擔。但在日常卡務(wù)、結(jié)算和資金管理方面，有財務(wù)處設(shè)立專門的科室來管理。IT部門承擔了技術(shù)支持和管理工作，同時與學校整體信息化結(jié)合極為緊密，使得一卡通的內(nèi)涵得到了極大的提升。這種模式需要兩個部門分工明確，親密合作，相互配合，主動擔當。我校從近十年的管理中，越來越受益于這種管理模式，校園一卡通在學校各個層面的作用也發(fā)揮到了極大。

改進財務(wù)信息傳遞方式

實施一卡通系統(tǒng)以前，財務(wù)信息主要通過紙質(zhì)或磁盤形式傳遞。財務(wù)人員需要將財務(wù)信息錄入到相關(guān)的工資系統(tǒng)或?qū)W費收費系統(tǒng)中，可能產(chǎn)生錯誤，且存在大量重復勞動。財務(wù)部門應(yīng)在學校統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，力推學校其他的管理信息系統(tǒng)和一卡通系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，實現(xiàn)電子化的數(shù)據(jù)交換。這樣既能提高辦公效率又能節(jié)省會計原始數(shù)據(jù)的采集成本。另外，實行一卡通后,原有的上機卡、圖書卡、充電卡等，只需一次充值就可在多個子系統(tǒng)中消費，這在一定程度上減少了重復設(shè)崗, 節(jié)約了勞動成本。圖1是我校開發(fā)的在線圈存系統(tǒng)，師生員工可通過個人電腦、手機進行網(wǎng)上校園卡圈存充值，充值繳費更便捷。

加強收費管理，規(guī)范收費秩序

目前，一些高校在預(yù)算外資金的管理上不同程度地存在著收款不上交、私自挪用、私設(shè)小金庫等現(xiàn)象。財務(wù)部門可以借助校園卡加強收費管理、規(guī)范收費秩序。財務(wù)部門可以修改財務(wù)制度規(guī)定在校園卡應(yīng)用以后，校內(nèi)所有單位部門，均不得使用現(xiàn)金支付，所有涉及到收費的子系統(tǒng)都連入校園一卡通平臺，所有收費均要通過校園卡管理中心結(jié)算賬戶直接轉(zhuǎn)入學校相應(yīng)的賬戶。這樣不僅可規(guī)范校內(nèi)收費管理，同時還緩解惡意拖欠學宿費問題。一卡通具有網(wǎng)絡(luò)信息功能，針對惡意不交學宿費的學生，控制好該卡每學年投入使用的第一關(guān)，不交學費就無法進行學籍注冊、成績登錄以及其他活動。這樣，可提高學生繳費的主動性，確保學校能夠及時足額收回資金，可減輕高校經(jīng)費不足的壓力。累計收學費幾億元，月均圈存300余萬元。

突破時間空間的局限，改善財務(wù)服務(wù)的質(zhì)量

校園一卡通系統(tǒng)應(yīng)用強大的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行財務(wù)管理活動，極大地拓寬財務(wù)管理的時間、空間范圍，這為財務(wù)部門改善財務(wù)服務(wù)質(zhì)量提供了技術(shù)支持。財務(wù)部門應(yīng)該充分利用校園卡這個技術(shù)手段，為廣大師生提供快捷優(yōu)質(zhì)的財務(wù)服務(wù)。在校園一卡通平臺上， 每個教職工和學生都有自己專屬的校園卡，所有的現(xiàn)金發(fā)放都可以通過校園一卡通平臺，直接將錢款從學校賬戶劃撥到相關(guān)人員的校園卡上，省去了現(xiàn)金發(fā)放的繁瑣。而且利用校園一卡通平臺強大的數(shù)據(jù)存儲和查詢功能， 每一筆發(fā)放都記錄在專門的存儲服務(wù)器上，方便日后的查賬。欠費學生可以在任何時間到校園內(nèi)的自助繳費終端上交費，還可以在任何一個可以連上校園一卡通系統(tǒng)的地方查詢學費信息。這樣一來不僅提高了財務(wù)工作效率，也可改善財務(wù)服務(wù)質(zhì)量。2015年校園一卡通系統(tǒng)各月學費繳納和部分繳費項目占比情況分別如圖2、3所示。

校園一卡通在高校財務(wù)管理方面的主要功能有身份認證、電子支付、資金結(jié)算、費用發(fā)放、金融服務(wù)等。校園一卡通對高校財務(wù)管理在收費管理模式、會計核算模式、財務(wù)信息管理模式、資金運作模式和內(nèi)部控制模式等方面都會產(chǎn)生積極和持久的影響。為了充分利用好校園一卡通，財務(wù)部門應(yīng)該重點在改進財務(wù)信息傳統(tǒng)方式、加強收費管理和改善財務(wù)服務(wù)質(zhì)量等方面積極推動落實各項財務(wù)政策。

（作者單位為西安交通大學）