評析一份批復

陳儒

批復，是一種與請示相對應的答復性文種，功用單一，易于掌握。但從筆者所見的批復來看，有的仍然存在不足。下面先看一份批復：

關于同意調整相關學院

二級教代會執委會主任、副主任的批復

相關學院：

因學校干部調整，根據工作需要，經研究，同意相關學院黨政聯席會議、二級教代會執委會、分工會委員會會議的意見；同意相關學院關于調整二級教代會執委會主任、副主任的報告?，F將調整情況批復如下：

×××擔任政治學院教代會執委會主任；×××擔任政治學院教代會執委會副主任。

×××擔任法學院教代會執委會副主任。

×××擔任美術學院教代會執委會主任。

××擔任歷史與社會學院教代會執委會主任；××擔任歷史與社會學院教代會執委會副主任。

×××擔任教育科學學院教代會執委會副主任。

……

×××擔任圖書館教代會執委會主任。

同意相關學院教代會執委會其他成員的調整。

特此批復。

××大學教職工代表大會執行委員會

2016年3月25日

這份批復存在的問題有：

一、事由概括有誤

根據2012年《黨政機關公文處理工作條例》的規定，公文標題“由發文機關名稱、事由和文種組成”。公文標題中的事由是對公文內容的高度概括，有時由于公文內容表達的需要或者是出于公文撰寫者的寫作習慣，公文標題中事由部分的語法結構可能不止一層。當事由部分有多層語法結構時，公文撰寫者若省略或漏掉一些詞語，事由的概括就會產生歧義或出現錯誤。

該批復標題中，“同意調整相關學院二級教代會執委會主任、副主任”是事由，是一個具有雙層語法結構的短語。第一層， “調整相關學院二級教代會執委會主任、副主任”是動詞“同意”的賓語，二者構成動賓結構的短語，這是沒有問題的。第二層， “調整相關學院二級教代會執委會主任、副主任”作為“同意”的賓語，也是一個動賓結構的短語。其中，動詞“調整”支配的對象是“相關學院二級教代會執委會主任、副主任”，這里存在歧義。日常工作中， “二級教代會執委會主任、副主任”，既可以指相應的職務，也可以指相應的負責人。按照正常的詞語搭配，動詞“調整”的對象既可以是人的職務，也可以是職務的人選。當批復的內容為同意相關人員的職務調整時，標題通常是“關于同意×××、×××（人名）等同志職務調整的批復”；當批復的內容為同意調整職務的人選時，標題通常是“關于同意調整××××××（機關職務名稱）人選的批復”。據此，該批復標題中事由的概括有誤，漏掉了“人選”一詞，應修改為“關于同意調整相關學院二級教代會執委會主任、副主任人選的批復”。

然而，以“關于同意調整相關學院二級教代會執委會主任、副主任人選的批復”為標題仍不準確。其一，事由中的“相關學院”指的是彼此關聯或彼此牽涉的學院，強調學院間的相互聯系，與批復內容無關。其二，批復事項中還有“×××擔任圖書館教代會執委會主任”一項，這里的“圖書館”不在“相關學院”范疇。綜合這兩點，事由中“相關學院”應改為“部分學院及圖書館”，批復的標題應改為“關于同意調整部分學院及圖書館二級教代會執委會主任、副主任人選的批復”。

二、主送機關不當

一般情況下，機關的公文工作應遵循“一請示一批復”的原則。但是，實際工作中也存在多請示一批復這種情況，即不同下級機關就同一事項分別向上級機關請示，上級機關統一研究、統一批復。在這種批復的主送機關不止一個的情況下，公文撰寫者應慎重標注主送機關，否則，就可能出現主送機關不當的問題。

該批復中，主送機關是“相關學院”，這種寫法不夠恰當。其一，從詞義上看， “相關”作定語時表示“彼此關聯”或“互相牽涉”，“有關”作定語時表示“有關系的”或“涉及的”。公文中宜使用“有關部門”“有關學院”“有關人員”等表達方式，表明公文涉及的對象。其二，從行文關系看，教職工代表大會執行委員會就調整二級分會領導職務的事項予以批復，其主送機關應該是“各有關學院教代會執委會”，規范化簡稱是“各有關學院分會”，而不是“相關學院”。其三，從批復內容看，該批復不僅同意調整有關學院分會領導職務的人選，還同意調整圖書館分會領導職務的人選，以“相關學院”作為主送機關不能涵蓋“圖書館”。綜合這三點，該批復的主送機關應改為“各有關學院分會、圖書館分會”。

三、正文寫法不規范

按照“緣由+事項”的公文結構形式，批復的緣由較為固定，通常用引敘來文的方式表述，如“你省《關于××××××的請示》（發文字號）收悉”。在統一批復的情況下，正文應該先引敘來文，開門見山地說明請示收悉情況。在這份批復正文的第一段，“因學校干部調整，根據工作需要”是批復緣由部分，交代的是行文背景、原因。批復緣由部分沒有引敘來文，未說明請示收悉情況，顯得不夠規范。參照規范寫法，批復緣由應寫成“你們關于調整二級教代會執委會主任、副主任人選的請示收悉”。

對于批準事項的批復來說，引敘來文后應寫明批復的依據，表明批復的態度。通常的寫法是“經研究，同意/不同意……”相應地，這份批復寫的是“經研究，同意相關學院黨政聯席會議、二級教代會執委會、分工會委員會會議的意見；同意相關學院關于調整二級教代會執委會主任、副主任的報告”。實際上，“經研究，同意相關學院黨政聯席會議、二級教代會執委會、分工會委員會會議的意見”應是批復的依據，不應包含在批復態度中。此外，該批復用于回復的是“關于調整二級教代會執委會主任、副主任的報告”，請示事項錯用“報告”向上行文，文種使用錯誤，這是機關公文工作不規范的表現。因此，這部分內容規范的寫法應是“經黨政聯席會議、二級教代會執委會、分工會委員會會議研究決定，同意有關學院及圖書館分會關于調整二級教代會執委會主任、副主任人選的請示”。

最后，在正文末尾，批復的最后一條事項是“同意相關學院教代會執委會其他成員的調整?！逼渲?，“相關”一詞參照之前論述，同樣應改為“有關”才更為規范。據此，批復的最后一條事項應是“同意有關學院教代會執委會其他成員的調整”。

（摘自《秘書之友》）