淺談新常態下如何進行檔案體制機制創新

孫海亮

摘要：隨著社會新常態的到來，各項管理、體制機制也發生了改變，檔案管理工作也要適應當前新常態，進行體制機制改革創新。本文分析了檔案工作面臨的數字化、網絡化、合規管理等五種新常態，分析了存在的問題，就檔案的收集、保管、鑒定、統計、借閱等各個階段，如何進行改革創新，使其進一步發揮數據基石作用，延伸企業發展空間，拓展企業發展方向進行了系統闡述。

關鍵詞：新常態;檔案創新;體制機制

企業檔案是企業生產、經營活動中形成的真實歷史紀錄，不僅記錄了企業發展的歷史，而且記載了企業所形成和積累的知識，是企業重要的知識資源。2015年是全面深化改革關鍵之年、全面依法治國的開局之年，也是檔案工作步入新的發展態勢的重要一年。以中辦、國辦印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為標志，我國檔案工作進入到了一種新常態。在五種新常態下，我們如何化解新的問題，解決新的矛盾，需要我們深化改革，大力推進體制機制創新，以全新的思維、全新的視角、全新的理念、全新的舉措來適應檔案工作新常態，推動檔案工作邁上新臺階。

一、檔案工作面臨的新常態

（一）數字化新常態

數字化就是指二進制編碼的數字方式存儲、處理檔案信息內容。隨著計算機技術和網絡技術的發展與應用，全球掀起了信息化數字化浪潮，沖擊著各行各業都發生著翻天覆地的變化。信息化環境下檔案工作收集的內容、管理和利用的方式、開發的途徑與傳統方式相比同樣發生了巨大變化。目前可以對很多非數字化介質如各種紙質文檔，音頻視頻文件等，進行高質量的數字化工作。檔案介質的總體發展趨勢是從紙質到紙質與電子文件并存直至未來以數字化為主。

（二）多樣化新常態

現代科學技術的日益進步，使檔案的管理體系結構發生了很大變化，檔案的內容越來越豐富，門類越來越復雜，載體形式越來越多樣化，如照片、磁盤、磁帶、膠片、光盤、底圖、巖心、巖屑、無實體、其他等。檔案資源的收集從紙質載體檔案向多種載體形式檔案的收集發展，新的檔案載體形式必定要求我們采用新的管理方式。

（三）網絡化新常態

網絡是檔案工作發展的快捷通道，網絡化是互聯網的發展，可以最大限度地利用分散在各地的信息。它將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化方式貯存，以網絡化方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享。可以通過網絡將信息統計，信息搜索等各種要求，靈活的進行展示。

（四）復合型人才新常態

當前，檔案工作的門類更豐富、內容更加復雜，載體形式更加多樣，檔案所涉及的領域、服務的范圍和服務對象更加寬廣，各種相鄰學科的橫向滲透，是當代檔案發展的大趨勢，這不僅是相鄰學科許多概念的運用，而且出現了許多新的檔案邊緣學科和交叉學科。這就使檔案管理迫切需要復合型人才。特別在檔案信息化工作中，不僅需要檔案專業人才，計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。

（五）合規管理新常態

黨的十八屆四中全會作出依法治國重大部署，這是國家治理領域一場廣泛而深刻的革命。隨著依法治國的全面推進，合規管理的持續深化，標志著檔案管理也進入了合規管理新常態。這一新常態，對檔案管理的各個環節都提出了更高和更嚴的要求。特別是隨著信息化、網絡化的到來，電子文件、檔案的信息安全及規范化管理成為檔案合規管理面臨的新的課題。

二、檔案工作在新常態下面臨的新問題

做好新形勢下檔案工作，對于提高機關各部門工作質量和工作效率，增強領導執政能力和管理水平，推動公司穩健發展具有重要意義。當前，面對新形勢、新任務、新要求，檔案工作在歷史遺留和新常態下仍然存在一定的問題。

（一）新常態下面臨的新問題

在檔案收集上。檔案收集工作是檔案管理部門面向檔案形成部門開展的主要工作，是檔案工作的起點，也是實現檔案集中統一管理的一項重要和基本的內容。具體內容是把分散在各機關內部職能部門、業務部門和個人手中的文件資料，按照規定集中保存起來。一是按照傳統實體歸檔期限設定的歸檔時間，由于歸檔不及時，一方面增量檔案，特別是合同檔案數字化難度較大;另一方面，檔案的利用價值受到一定影響，如文書檔案一年才做一次歸檔。二是有的單位在收集檔案材料時，因為制定的制度得不到良好的落實，工作考核不明確，上交檔案材料與否全憑個人意愿，上交確認單沒有得到很好的落實，一定程度上導致了檔案收集不全。

在服務機制上。一是利用率低。過去由于受管理手段的限制，檔案信息的借閱程序繁瑣，借閱環節多，效率低，極大地挫傷了利用者的積極性。周而復始，檔案部門門庭冷清，檔案信息的利用率相對較低。二是共享難度大。目前，集團公司下發了《關于促進油氣田企業與工程技術企業之間相關信息系統數據共享的通知》，但僅限于勘探與生產管理系統（A1）、工程技術生產運行管理系統（A7）和工程技術物聯網系統（A12）。新疆油田公司實現了地區分公司級的全部單井檔案數據的集中統一管理、發布和多層次的收集歸檔，共享。由于集團公司檔案管理業務還缺少集團層面的統一管理和統一規范，目前其他油區數據共享較為困難，同時存在井史、工程設計、地質設計、各種測錄井曲線圖等，都存在重復歸檔現象，極大地浪費了服務器的資源。三是異地借閱難。目前檔案利用手段主要是借閱檔案原件或復印件，需要借閱者本人到檔案保管地點辦理借閱、歸還的手續和流程，對于工作地點距離檔案保管地點較遠的借閱者，很不方便借閱和歸還。

在隊伍素質上。檔案從業人員業務素質偏低，從目前看，大多數基層的檔案管理人員配備仍相對不足，還有部分檔案員是兼職，沒有時間也沒有精力學習更多新的檔案管理知識，加之工作環境相對獨立，半封閉狀態的檔案工作主要是被動接收和保管檔案，檔案員很少走出檔案室主動參與管理活動，政策水平、管理能力以及信息技術的新知識都相對不足。加之很多檔案管理員的文化層次較底，普遍缺少信息管理自動化的基本知識和技能，不能擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。

在體制機制上。如今是互聯網時代，計算機應用技術貫穿于社會各個領域。為了更方便的進行檔案管理工作，很多單位都運用了計算機和網絡，但部分單位不重視檔案管理，也不重視計算機網絡在檔案管理中的運用，導致計算機應用在單位檔案管理上還只是粗淺的利用，進一步深層次運用的需求還不成熟。雖為信息化、網絡化時代，但有的單位為了節約成本，依然選擇舊的管理模式，這給檔案管理工作帶來負面消極的影響，不利于提高檔案管理，利用效率。

在安全保障上。一是部分檔案員對檔案管理敷衍了事，自認為檔案不過是走走樣子，事過境遷的手抄本而已，沒有太大用處，正是這種思想使檔案的保密性大大降低，甚至泄密。二是入庫數據質量層次不齊，數據的原始性、真實性在整理或錄入過程中被忽視。三是隨著科技的不斷進步和發展，檔案在借閱、流轉等過程中還沒有完備的數據安全控制措施，數據的真實性，檔案的保密性受到質疑。

（二）歷史遺留的問題

在基礎管理上。對檔案管理的重視程度偏低。檔案管理工作相對于其他類型的工作而言是一種默默無聞的工作，很多高層管理人員對檔案管理工作的認識還停留在抄抄寫寫，無法認知到檔案工作對企業運營管理帶來的重要影響。甚至部分單位沒有專門的檔案機構，無法對所屬單位進行檢查、監督和業務指導。

三、深化檔案工作機制體制創新

創新是檔案工作發展的不竭動力。要正確認識新形勢、主動適應新常態，以新的思維做好新常態下的檔案工作，在思想、制度、體系、信息化、硬件等方面，充分發揮對創新的執著追求，以創新的理念和實踐不斷開創和引領檔案工作邁向新高度。

（一）解放思想，破除制約發展桎梏

首先要創新思想。破除檔案工作者甘當檔案守護者的陳舊觀念和古板思想，樹立強烈的創新意識，大力弘揚緊跟時代、開拓創新的精神，培養檔案工作者敢于創新、敢于擔當、敢于為公司發展大局和廣大員工服務的自覺性和主動性，不斷挖掘檔案的價值。其次要提升認識。檔案工作人員要及時向領導匯報檔案工作情況，使領導了解檔案工作中遇到的問題和需要解決的困難，提出相應的建議，為領導決策當好參謀，以優質的服務贏得領導對檔案工作的支持。同時，開展形式多樣的檔案工作宣傳，形成重視檔案收集、強化檔案利用的檔案文化氛圍。第三要提高素質。檔案管理人員應具有較強的檔案信息管理專業知識，懂相關的管理、法律知識，熟悉鉆探業務，有較好的計算機、網絡技術應用能力。要通過對檔案人員的法制觀念、管理水平、業務知識及計算機技術方面的培訓，使檔案工作人員真正成為政治覺悟高、業務能力強、管理水平好的復合型人才。

（二）修訂制度，夯實改革工作基礎

建立完善的制度是檔案工作走向規范化、標準化道路的必然選擇。要堅持以《中華人民共和國檔案法》、《中國石油天然氣集團公司檔案工作規定》為綱領，立足檔案工作實際，逐步建立完善公司檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設，加大檔案普法的宣傳力度，實現依法依規治檔。完善檔案資源體系建設中的相關制度，重點強化文件材料歸檔范圍和保管期限中所涉及的相關制度;完善檔案利用體系建設中的相關制度，建立檔案利用制度，明確檔案利用范圍、流程、方式、手續、要求;完善檔案安全體系建設中的相關制度，制訂檔案室消防應急預案、突發事件應急預案、檔案安全保管制度。在檔案數字化業務外包中建立檔案數字化工作流程圖、檔案安全保密制度、檔案泄露責任倒查及追究等制度。

（三）完善體系，推進檔案規范化管理

加強檔案工作領導。堅持并不斷完善公司領導、檔案部門歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，促進檔案事業協調發展。加強檔案組織協調。指定專人分管檔案工作，切實把檔案工作納入本單位事業發展規劃和年度工作計劃，列入工作考核檢查的內容;定期聽取檔案部門工作匯報，定期進行督促檢查，及時研究并協調解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等方面保障，推動檔案發展同公司發展相協調。

（四）穩步推進，加快檔案信息化建設

企業檔案是企業重要信息資源，檔案信息化建設是企業信息化建設的組成部分，也是企業檔案管理創新的重要方面。中共中央辦公廳、國務院辦公廳在《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》中強調指出：信息資源作為生產要素、無形資產和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在經濟社會資源結構中具有不可替代的地位。國家檔案局《關于加強企業檔案信息化建設的意見》指出：企業檔案是企業信息的重要資源，檔案信息化建設是企業信息化建設的組成部分，也是企業檔案管理創新的重要方面。要大力推進檔案數字化管理、網絡化服務進程，努力實現以手工管理為主向以計算機管理為主、以管理檔案實體為主向以管理檔案信息為主、以檔案存儲保管為主向網絡化利用服務為主的“三大轉變”。要牢固樹立網絡理念，進一步拓展和豐富檔案管理軟件模塊和功能，有效建立微信、微博、QQ等公眾能夠直接參與的網絡社交平臺，多措并舉促進檔案工作的信息化、數字化、網絡化發展。要大力實施檔案數字化戰略，加快把數字檔案館建設列入信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化;同時要大力開展傳統載體檔案數字化工作，及時以數字化檔案代替原件提供利用。

（五）突出重點，加強文件材料歸檔工作

首先要增強主動意識。收集工作要變被動為主動，各單位要結合實際制定辦法，強化檔案的收集工作，使應歸檔的文件材料處于受控狀態，改變了“你送什么我收什么”的被動局面。其次要增強管理意識。建立檔案管理網絡，實行部門歸檔制度。各類檔案均應由形成部門負責收集、整理并移交綜合檔案室。綜合檔案部門負責指導、監督業務部門檔案人員的業務開展，強化專業檔案意識。第三要強化重點項目歸檔。各單位要把檔案工作與其重點工作、重大活動、重大建設項目、重大科研項目等，同部署、同落實，做到全面覆蓋。第四要強化檔案銷毀。目前長期或短期的檔案基本上都保存著，各單位即使到期也基本上繼續保留，沒有做銷毀工作，從而致使庫存空間不足。而隨著信息化的到來，可以備份電子件存貯，按照要求將實物檔案定期銷毀。

（六）規范流程，推進檔案信息資源共享

提供優質、高效的檔案知識服務，實現檔案知識共享是企業檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與企業其他部門和外界聯系的重要紐帶。首先要樹立服務意識，積極、主動地對檔案資源進行深加工，不斷地提高業務部門對檔案工作的認可度和對檔案部門的依賴度，以優質的服務贏得領導和業務人員對檔案工作的支持。其次要強化檔案利用，各級檔案管理部門要緊緊圍繞生產建設實際，始終把檔案利用放在首位，通過各種形式，大力開發檔案信息資源，為勘探突破、鉆井提速、經營決策的順利運行，提供強有力的信息支持。第三要依法做好檔案查閱服務，改進查閱方式，簡化利用手續，免除利用收費，最大限度滿足利用者需求，實現檔案知識共享。第四要通過對館藏檔案進行深層次開發、全方位提煉，努力把死檔案變成活信息、把檔案庫變成思想庫，為公司領導決策、生產經營提供參考。

（七）加大支持，全力推進檔案硬件建設

首先要加大基礎設施建設。要加強檔案館建設，設計上盡量減少強光、塵土、高溫高濕等對檔案的危害，并充分考慮檔案的現有數量和未來增長量，留足庫房空間。要盡快消滅“無庫館”或“危房館”，積極建設面積達標、能夠確保檔案安全的檔案庫房。同時配備檔案密集架、除濕機、閱覽桌、獨立空調、監控等專用設施設備，實現檔案庫房、辦公區域、閱檔區域的各自獨立分開，達到“八防”要求。其次要強化檔案安全保障。加強安全設施建設，所有檔案庫房有條件的都要安裝自動報警、自動滅火設施，沒有條件的至少要配備滅火器等。加強內部管理，層層落實檔案安全責任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書;要采取各種切實可行的辦法，確保各個工作環節中檔案的安全保密;涉密檔案的掃描、存儲、復印、傳真、縮微等設備，要經過安全檢測，以防檔案信息被竊取。要落實備份制度，加強備份復制件或備份數據維護，確保備份檔案或數據安全。第三要牢固樹立合作理念。進一步拓寬合作領域，加大資源整合力度，深化檔案收集、數字化、異地異質備份領域中的合作，為推動檔案工作發展凝聚合力。

四、對強化檔案工作的意見和建議

（一）建立區域油氣勘探開發類資料共享平臺

構建集團公司檔案樹，相關部門專業僅錄入主營業務、單位自己生成的資料。如工程技術服務單位以鉆井工程井史歸檔為主，油氣田公司以工程設計、地質設計、測錄井圖等為主。同時，搭建區域油氣勘探開發類資料共享、檢索平臺，避免資料重復錄入，提高檔案利用。

（二）進一步加大檔案人員培訓

學習才能進步，積累才能發展。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，才能完成檔案管理現代化的任務。

（三）建立檔案電子件時時歸檔機制

傳統檔案，特別紙質檔案的歸擋時間一般分為兩類，一是檔案形成后定期（按年或季度等）歸檔，主要適用于行政檔案;二是項目結束后歸檔，主要運用于科技，基建等檔案。只要工作時間允許，檔案人員可以隨時將之歸入檔案數據庫，而不必再等到第二年的上半年。實時歸檔保證了電子檔案的真實和完整，還及時集中了成果，提高了檔案利用效率。

（四）改進歸檔考核方式

改變以條目作為考核的主要依據，建議加大歸檔質量考核，借鑒人事檔案歸檔經驗，每周抽查各二級單位歸檔情況，對查出的不符合歸檔標準的進行限期整改，持續提升綜合檔案歸檔工作質量和水平。

參考文獻：

[1]姜小惠.淺談檔案管理工作中存在的問題及完善措施[J].辦公室業務，2015（7）：58-60.

[2]陳建民.檔案管理工作運行機制的改革與創新[J].延安職業技術學院學報，2015（2）：104-106.

[3]崔艷梅.檔案信息化建設的問題與思考[J].北京石油干部管理學院學報，2014（3）：29-32.

[4]中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊編委會.中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊[M].2014：61-101.