秘書有效時間管理策略

張東++余冬陽

秘書每天要面對大量瑣事，如果不進行有效的時間管理就會陷入頭緒紛繁、處理無序的狀態。長此以往，不僅工作效率降低，秘書還要承受極大的心理壓力，所以秘書在工作中運用時間管理理論和策略十分必要。

一、“二八”原則

19世紀末20世紀初，意大利經濟學家帕累托提出了著名的“二八”原則，又稱2/8定律，即20%的目標具有80%的價值，而剩余80%的目標只有20%的價值。這一原則對于那些在工作中喜歡面面俱到、事必躬親的職業秘書具有重要的啟示意義。所以，秘書應該根據每項工作的價值來投入時間，即應該用80%的時間做能夠帶來最高回報、價值較高的事情，而用20%的時間來做其他價值一般的事情。這一原則的具體應用方法是：首先對工作進行梳理，將每天的工作分條列項列出；然后對工作分類，標明哪些屬于價值80%的工作，哪些屬于價值20%的工作；最后對每項工作做時間和精力的分配。當然，這是運用這一原則最初時的狀況，當這一原則運用熟練以后，秘書應該清楚地將日常事務性工作列為價值不高的工作，這些工作可以運用閑時處理、批量處理或授權他人處理，而集中精力和時間處理那些根據工作經驗可以確定為價值高、高回報的事情。

二、ABCD法則

運用ABCD工作法來確定工作的優先順序，就是根據事情的重要性（縱坐標）和緊急程度（橫坐標）兩個維度，將事情劃分為ABCD四個類型：A類，屬于既緊急又重要的工作任務，如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等；B類，屬于重要但不緊急的工作任務，如建立重要的人際關系、新的機會、人員培訓、制定預防措施等；C類，屬于緊急但不重要的工作任務，如接聽電話、應對不速之客、例行檢查、參加通報性會議等；D類，屬于既不緊急也不重要的工作任務，如陪客人聊天、瀏覽報紙、喝茶等。

分清類別之后，就要優先處理A類工作，其次處理B類工作，再次處理C類工作，最后處理那些可做可不做的D類工作。這樣就可以最有效地利用時間，收到事半功倍的效果。這四類事情的具體處理策略是：對于A類事情應該在第一時間去做，要舍得為它花費大量的時間；對于B類事情，應計劃好什么時候開始做，要花費大量時間并付諸持續努力；對于C類事情可以采取馬上就做或授權他人處理的方式，但應在盡可能短的時間內完成；對于D類事情，應盡量控制做這類工作的時間，可以在完成了所有重要的、緊急的工作之后，花一點時間去做，甚至根本不去做。要特別重視處理B類工作，因為這類工作重要但不緊急，如果不做的話，會隨著時間的推移越來越緊急，直到突破一定的極限變成A類工作，如果B類工作被忽略而一直拖延下去，就會變成突發事件。所以，秘書要加強對這類工作的計劃管理。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的推移，它也會變得越來越緊急，當越過一定極限以后，C類工作就可能因為失去時機而消失，由此就會遭受一定的損失。

三、計劃統籌

“凡事預則立，不預則廢?！笨茖W地做好計劃是時間管理的重要方法。對時間進行計劃管理的關鍵有：一是系統統籌用時的思想，充分發揮時間效能，規劃不足和規劃過度都不利于時間管理。秘書一天的時間安排應張弛有序，不要100%地計劃，一般情況下計劃中所有工作所需時間總計不應超過75%，其余25%用于處理突發事件或做緊急工作的調劑。二是按計劃執行，只有認真執行、靈活處理、隨時檢查、保持彈性才能真正起到計劃的作用。做計劃就要制作時間表，時間表主要包括年度時間表、每月時間安排表、一周工作計劃表和工作日志等。要對未來發生的事件進行梳理并按照輕重緩急排序后填入時間表里，起到備忘、控制和提醒的作用。要記好每天的工作日志，記錄每件事情發生的經過、處理中遇到的問題和困難、處理的方式、辦理的效果和反思總結，為以后處理同類事情提供寶貴經驗。在具體計劃安排時要注意三點：一是集中與分散相結合，要集中時間處理同類事務，比如每天排出固定時間集中批量處理電子郵件、信件和緊急程度不高的事情，對于分散的時間要根據逆勢操作和變閑為寶等策略合理利用；二是并行與串行相結合，并行即將性質相同或相似的不同任務同步操作運行，串行即嚴格按照工作程序和步驟安排操作，但應注意任務的系統安排和優化組合；三是例行與變例相兼顧，要妥善安排例行工作，將常態中的例行工作流程化，不斷摸索總結秘書工作規律，形成操作規范，減少完成中的不確定性，節約工作時間，對于變例和突發事件要提高反應速度，靈活應對，盡量將處理這類事情的時間縮到最短。

四、制度約束

秘書可以通過制定成文的或者不成文的制度來進行時間管理，這其實是促使自己養成良好時間管理習慣的重要方法。歷史學家梅爾·克朗茲勃在辦公室里的每個早上都寫10封信；杰出的演說學家喬·查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則用來打電話給這個禮拜沒有聯絡上的人。很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字數。這個方法很有效。假如你養成每天寫1000字的習慣，連續一個月后，寫1000字便易如反掌。接著你可以增加字數到大概1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字。

在秘書工作中，制定制度來管理時間主要體現在以下方面：規定自己辦公桌上的物品放置有序，工具或資料分類放置，用完以后及時歸回原位；每次只處理一份文件，每份文件只處理一次；保證辦公桌上只有一份正在處理的文件，處理完畢的文件及時歸檔；根據自己的工作和精神狀態每天固定某個時段處理一些同類性質的事件；規定工作的截止時間，甚至規定自己將工作截止時間提前；用制度來主動減少打擾；形成定時匯報 和反饋制度；盡量采用打擾性不強的溝通方式（如便條、電子郵件）；對于常規事項制作簡明易懂的書面說明等。

五、日事日清

“日事日畢，日清日高”，這是海爾集團提出的口號，也是重要的管理方法。這是一條可執行的時間管理原則，包含兩層意思：一是當天的工作當天必須完成，工作都有截止日，不能無限期地拖延；二是提出了工作目標，在工作質量上每一天都有進步，在工作要求上每一天都要進步。這個方法能夠有效根除拖延癥，顯著提高工作效率。其實這是一種心態或境界。時間管理的方法告訴我們永遠要往前看，要看到現在和未來，只考慮接下去怎么做。正如歌德所說：“把握住現在的瞬間，把你想要完成的事物或理想，從現在開始做起。只有勇敢的人身上才會賦有天才、能力和魅力。因此，只要做下去就好，在做的歷程當中，你的心態就會越來越成熟。能夠有開始的話，那么，不久之后你的工作就可以順利完成了?！?/p>

六、逆勢操作

逆勢操作是一種重要的時間管理方法，是指在和大多數人不同的時間段里去從事相同的工作，反而能節約時間，提高工作效率。這意味著當別人沒有做某件事的時候你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。比如汽車快遞運輸，往往利用夜間開展物流運輸，因為這個時間段汽車流量較小，道路通暢，運輸成本降低，運輸效率提升；逆勢操作者會在沒有人排隊的時候去兌現支票、采購，所以他們不會在周五下午去兌現支票，也不會在周五晚上進超市，而會選在晚上11點或早上六七點去逛24小時開放的超市。逆勢操作者退房的時間與其他人不同，他們會選擇旅館自動退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前退房，你就不應該在早上9點、10點時去排長龍。在辦公室里，逆勢操作者會在中午大多數職員外出午餐時使用傳真或復印機。

七、變閑為寶

秘書要善于利用零星時間，比如通勤時間、旅途時間、等候時間，學習或處理瑣事，反思或規劃未來工作，做到湊零為整、變閑為寶。這是一種時間管理思想。要根據自己的身體和精神狀況在零散的時間里處理相應的事務，但是不應因此而增加精神和情緒壓力，把所有時間都利用起來工作和學習也不符合時間管理原則，所以在零散時間里放松和鍛煉身體也是一種時間管理的方式。

八、善用工具

注意將傳統工具與現代工具相結合，可以方便地隨時進行時間管理?？梢噪S身帶一個記事本，列出待辦瑣事和物品清單，讓大腦騰出更多空間來容納更有意義和高創造性的事情；可以利用智能手機里豐富的時間管理應用軟件來進行智能管理和智能提醒；可以利用OA系統里的日程安排制作電子日程，并方便地隨時更新和管理；可以充分利用現代辦公軟件和辦公設備提高工作效率，使工作生活更加智能化。

（摘自《秘書之友》）