如何建立人事檔案管理模式探索

黃振忠

摘 要：如今，經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的發(fā)展，為干部人事檔案的管理工作帶來了新的發(fā)展機遇。對此，文中認為要探索建立新的干部檔案管理模式，使之更好地為以經(jīng)濟建設為中心的社會主義現(xiàn)代化建設服務，具體做法一是轉(zhuǎn)變理念，深化認識，不斷增強做好干部檔案工作的責任感；二是健全制度，規(guī)范管理，不斷提高全系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的水平；三是嚴格審核，保證質(zhì)量，為做好干部工作打下堅實的基礎；四是以高科技為支撐，強化服務，加強管理，促進干部人事檔案信息資源的開發(fā)和利用。

關鍵詞：干部人事檔案管理；干部檔案管理；人事檔案管理；檔案管理模式；檔案管理；人事檔案；檔案

近年來，我單位圍繞管理后的干部人事檔案工作新情況，轉(zhuǎn)變理念，積極探索，努力建立符合經(jīng)濟工作特點的干部人事檔案管理新模式。

一、轉(zhuǎn)變理念，深化認識，不斷增強做好干部檔案工作的責任感

干部檔案工作是干部工作的重要組成部分，是組織人事工作的基礎，事關干部職工的切身利益事關我縣經(jīng)濟工作管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實行省機關事業(yè)單位的干部人事檔案工作系統(tǒng)管理以后，我們本著對干部負責任、對歷史負責任的精神，進一步加大我縣經(jīng)濟部門的干部人事檔案工作管理力度。首先是加強領導。將干部人事檔案工作列入了局班子的年度工作重點，督促各建檔單位成立由主管領導親自掛帥的領導小組，協(xié)調(diào)解決干部檔案工作中遇到的問題；其次是改變管理模式。將各單位的干部人事檔案管理由局統(tǒng)一管理，各部門科級以下的干部人事檔案由所在基層單位分別管理；再次是加強干部人事檔案管理工作人員的隊伍建設。經(jīng)過我局對基層干部的嚴格審查，各單位都選配了政治覺悟高、思想品質(zhì)好的檔案管理人員，并大力加強業(yè)務培訓，形成了一支素質(zhì)較高、人員相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍；最后是嚴格考核。把檔案材料的形成、收集、歸檔工作與單位工作的實績掛鉤，把干部檔案工作目標完成情況與干部檔案工作人員的實績評價和獎懲結(jié)合起來，把檔案工作落到實處。

二、健全制度，規(guī)范管理，不斷提高全系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的水平

完善的規(guī)章制度，是做好干部人事檔案工作的基礎和保障。我們單位高度重視制度建設在干部檔案管理工作中的重要作用，采取措施，加大工作力度。首先是健全規(guī)章制度。2000年度以來，我們經(jīng)濟部門結(jié)合本系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的需要，研究制定了本單位的《經(jīng)濟管理系統(tǒng)人事檔案工作暫行辦法》、《干部人事檔案管理升級達標意見》、《干部檔案整理工作細則》以及《干部檔案管理八項制度》等8個配套文件，在全系統(tǒng)建立了統(tǒng)一的干部人事檔案工作制度；其次是統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求。統(tǒng)一干部人事檔案硬件標準。我們以目標管理為契機，投入數(shù)十萬元，為全系統(tǒng)配備了干部人事檔案專用計算機，購置了檔案目標管理所需的器材和設備。各基層部門的單位都配備了檔案專門的庫房和人員，更換了新型的檔案卷夾，做到了干部人事檔案工作的統(tǒng)一管理。統(tǒng)一干部人事檔案管理的要求，規(guī)范了干部人事檔案的借閱范圍、批準權(quán)限、登記歸還手續(xù)、轉(zhuǎn)遞流程等，嚴格審批權(quán)限，做到無越權(quán)行為；復制備份材料有專人負責，無擅自復印抄錄行為；檔案轉(zhuǎn)遞嚴格履行手續(xù)，認真填寫有關登記，無違規(guī)攜帶行為；再次是規(guī)范材料、規(guī)范整理、規(guī)范程序。規(guī)范了干部人事檔案材料的制作歸檔工作，規(guī)定了各種材料制作標準、歸檔時限和手續(xù)，明確了各部門責任，確保了干部人事檔案材料的質(zhì)量。規(guī)范了檔案材料收集整理工作，每季度進行一次歸檔，每年進行一次整理。指定專人負責督促、催繳、保管、整理，保證檔案的質(zhì)量。規(guī)范了干部人事檔案工作的各項流程，明確了收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用和統(tǒng)計等流程的要求，使檔案管理工作有序進行。

三、嚴格審核，保證質(zhì)量，為做好干部工作打下堅實的基礎

干部人事檔案的質(zhì)量主要取決于干部人事檔案材料的質(zhì)量。為此，我們單位十分重視干部人事檔案工作中的審核環(huán)節(jié)，構(gòu)建了一套干部人事檔案審核工作制度和流程。首先是開展集中審核，確保干部人事檔案質(zhì)量。針對干部人事檔案管理中存在的問題，近幾年我局專門組織了一次集中審核，基本解決了一些單位存在的干部人事檔案材料不齊全、制作不規(guī)范、手續(xù)不完備等問題。審核中，我們重點核實了干部“三齡一歷”方面的相關內(nèi)容，對不符合政策規(guī)定的學歷、出生時間、參加工作時間等依照有關規(guī)定給予重新認定，對個別記載失誤的問題給予改正，既夯實了干部人事工作的基礎，為干部人事工作提供了可靠的依據(jù)，又保障了干部的切身利益；其次是建立長效機制，嚴把檔案材料入口關。在集中審核的基礎上，我們將干部人事檔案工作的關口前移，加強事前監(jiān)督，制定和印發(fā)了《關于呈報檔案材料有關工作要求的說明》，此舉明確了新提拔的干部人事檔案要符合“完整、齊全、條理、精煉、實用”的標準，日常報送的各種零散材料要做到制作規(guī)范、材料齊全、手續(xù)完備。對各部門和單位報送的干部人事檔案材料進行嚴格的審核，對于不符合標準的堅決給予退回重新處理。通過努力，建立了有利于確保檔案材料收集齊全完整、及時規(guī)范的長效機制，規(guī)范了干部檔案材料制作的標準的歸檔的工作流程，強化了全系統(tǒng)的檔案材料收集歸檔意識，確保了干部人事檔案案卷的質(zhì)量。

四、以高科技為支撐，強化服務，加強管理，促進干部人事檔案信息資源的開發(fā)和利用

以保證利用為中心，抓好優(yōu)質(zhì)服務，是檢驗和衡量干部人事檔案工作好壞的基本尺度。我們單位大力加強檔案管理的信息化建設，以科技手段為支撐，探索干部人事檔案信息資源的開發(fā)和利用的新途徑，提高干部人事檔案工作的服務水平。首先是建立完備的人事管理信息系統(tǒng)。在全系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一使用GPMS人事系統(tǒng)，完善人事管理信息。全系統(tǒng)各單位根據(jù)自身干部人事工作檔案工作情況，加大干部人事檔案信息化建設投入。將全系統(tǒng)在職干部、離退休干部檔案中記載的個人基本情況、簡歷、學歷、政治面貌、年度考核結(jié)果、專業(yè)技術(shù)職務、軍轉(zhuǎn)干部概況、獎懲情況、任免、配偶情況等信息錄入計算機，能夠自動生成報表、簡歷、工資情況、干部隊伍狀況分析等。采用多媒體演示的辦法，為領導分析、決策提供直觀、便捷的信息；其次是促進干部人事檔案信息資源的開發(fā)利用。不斷加大干部人事檔案信息資源的開發(fā)力度，為選拔和使用干部提供及時準確的第一手材料；再次是拓寬干部人事檔案工作領域。采取先行試點、逐步推廣的方式，建立干部人事信息化檔案，為干部管理及解決干部的切身利益發(fā)揮作用。加強干部檔案內(nèi)容建設的最終目的，是為干部工作提供高質(zhì)量的服務。為此，我們積極挖掘檔案潛力，開發(fā)檔案信息資源，提升干部檔案服務的水平。一是要強化任前嚴格審核檔案，避免干部“帶病上崗”。在干部工作中，我縣一直堅持干部任前檔案審核制度，通過認真核對檔案，全面了解擬提拔干部的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務能力、工作實績等內(nèi)容，做到觀其卷、知其人；二是要通過應用多媒體檔案，提供全方位信息。我們系統(tǒng)利用干部多媒體聲像資料信息庫，通過網(wǎng)絡把多媒體動態(tài)影像、聲音和相應的文字融為一體，制成《干部基本情況介紹錄像片》，為選拔使用干部提供依據(jù)，增強了干部任用的科學性和直觀性；三是要運用電子檔案，提高工作效率。現(xiàn)在我們充分利用干部電子檔案、基礎信息數(shù)據(jù)和檔案網(wǎng)絡進行智能化檢索，實現(xiàn)資源共享，大大減少了查檔、管檔過程中的勞動量，既保證了質(zhì)量，又提高了工作效率。