如何做好住房保障檔案管理工作

陳海燕

黨的十八大以來，習近平總書記高度重視民生工作。持續增進民生福祉，是中國人共同的愿望和努力方向，其中住房保障工作就是事關社會和諧穩定的民生工程之一。隨著社會保障制度的不斷健全，人民群眾對住房保障的要求也越來越高，并對如何更公平、公正、公開地享受住房保障優惠政策的呼聲也越來越響亮。因此，在整個工作過程中形成的住房保障檔案的重要性也日益凸顯，它不僅是民生檔案信息資源的重要組成部分，也是充分體現保障房公平分配的重要原始資料。在新形勢下，如何進一步做好住房保障檔案管理工作，對住房保障制度的順利實施和維護社會穩定起著舉足輕重的作用。

一、住房保障檔案的概念和歸檔范圍

（一）住房保障檔案的概念和基本分類

住房保障制度作為社會醫療、失業、養老等社會保障體系中的重要組成部分，對中低收入者的住房問題進行基本保障，是促進房地產市場健康、穩定、可持續發展的重要內容。住房保障檔案，是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。可分為住房保障對象檔案和住房保障房源檔案兩種類型。以余姚市為例，根據住房保障對象的不同，具體可分為公共租賃住房、經濟適用房、限價商品房三種不同的住房保障類型。此外，紙質檔案應當同步建立電子檔案，各類住房保障檔案之間應當彼此關聯，相互印證。

（二）住房保障檔案收集歸檔的具體范圍

1.住房保障對象檔案收集歸檔的范圍

根據住建部《住房保障檔案管理辦法》第九條規定，住房保障對象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料，收集歸檔范圍為：

（1）申請材料：包括申請書，申請人的基本情況、住房狀況和收入、財產狀況證明，誠信申報記錄等相關資料；

（2）審核材料：包括審核表，審核部門對申請人的基本情況、住房狀況和收入、財產狀況等審核記錄；

（3）實施保障材料：包括輪候記錄、實施保障通知書、房屋租賃合同、房屋買賣合同、貨幣補貼協議等相關材料；

（4）動態管理材料：包括對住房保障對象基本情況和住房、收入、財產狀況等定期或者不定期的審核材料，不良信用記錄及違規行為查處材料，變更或者終止保障等動態變更材料。

2.住房保障房源檔案收集歸檔的范圍

根據住建部《住房保障檔案管理辦法》第十條規定，住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料，收集歸檔范圍為：

（1）申請材料：包括房屋來源和權屬證明材料，房屋地址、所屬項目或者小區名稱、保障性住房類別、房號、戶型、面積等情況記錄材料；

（2）使用管理情況材料：包括房屋承租人、租賃期限、租金標準、租金收繳，房屋購置人、購置價格、產權份額，租售轉換、上市交易，房屋入住、退出交接手續等情況記錄材料。

二、住房保障檔案管理中存在的主要問題

（一）重業務，輕檔案

在具體的住房保障工作過程中，各縣市區往往重視住房保障審核分配環節政策法規的貫徹實施，忽視后續的檔案管理工作。一些縣市區雖能根據上級的法律法規，及時跟進出臺一系列住房保障政策，但在住建部于2013年1月1日正式實施《住房保障檔案管理辦法》以來，各縣市區出臺相關住房保障檔案管理細則的少之甚少，比起對業務的重視度而言，對檔案的關注度顯然是欠缺的。《住房保障檔案管理辦法》只是針對普遍情況適用的管理辦法，由于各地的住房保障工作開展情況不一，需要及時跟進相對應的檔案管理配套政策，才能不斷建立和完善各地的住房保障體系。

（二）重紙質，輕電子

在新形勢新條件下，人們對檔案管理的信息化要求日益提高。但目前，一些縣市區的住房保障主管部門未將住房保障審批納入政務網審批流程，仍以紙質資料審核為主，因涉及的部門多、資料多、流程多，導致審批時間過長，工作效率極其低下。有時一本紙質檔案需數次流經同一個工作人員之手，導致多次重復翻閱，降低工作效率，且在流轉到不同的審核部門時，經常還會因為個別工作人員不慎，發生保障對象檔案資料流失或破損現象，最終導致申報家庭因補交資料而引發不滿情緒，不利于維護政府部門的公信力。

（三）人員散，專業弱

由于住房保障工作的專業性和動態性，檔案材料的歸集形成在具體的工作部門，但歸檔又在不同的工作部門，加上保障家庭成員的人口、經濟收入和住房登記等情況隨時可能發生變化，導致保障檔案資料會不斷發生變化。由于專職檔案員對于住房保障檔案材料的增減、更新不易把握，加之從事保障工作的業務人員因機構編制緊等原因，臨聘編制的工作人員占多數，流動性較大，給住房保障檔案的管理工作帶來一系列不穩定因素。同時，對住房保障檔案管理人員缺少相應的專業培訓，容易因專業基礎薄弱，導致收集歸檔的材料不全、更新不及時，影響日后的利用效率。

三、加強住房保障檔案管理的建議和措施

（一）健全制度，不斷完善管理體制

做好住房保障檔案管理工作，領導重視是關鍵。一是明思路，重發展。從提高認識入手，加強領導干部的責任感。改變工作思路，將住房保障檔案管理工作納入年度重要工作日程，將其作為民生檔案工作的重要組成部分，作為政府提供公共服務的一項重要職責和維護群眾利益的重要工作來抓。二是加大資金投入，不斷提高保障工作的高效性。加大對檔案管理人員、現代化辦公設施設備的投入，逐步解決人員編制問題，減少工作流動性，提高辦事效率。三是加強監督管理力度，規范住房保障檔案管理工作。住房保障主管部門負責本市住房保障檔案的監督和管理工作，定期對住房保障檔案管理工作依法行使監督和指導職權，對違反檔案管理法律法規的行為及時進行處罰，進一步健全檔案的接收、收集、整理、保管、利用等各項規章制度，落實好管理細節。

（二）轉變思路，提高信息化管理水平

新形勢下的住房保障工作需要大量運用先進科學技術，從事該業務工作的人員不但要有過硬的專業知識水平，而且要與時俱進，熟練掌握計算機技術、網絡技術，具備住房保障檔案現代化管理的能力和水平。因此，當下建立住房保障管理信息系統是時代的需要，通過利用檔案特別是電子檔案可隨時掌握保障性住房申請審核材料的審批情況、住房保障對象的情況及實物購房或實物配租情況、貨幣補貼發放等情況，運用云計算等信息化手段對住房保障相關數據進行統計和分析，在最短的時間內完成各級各類報表的生成和管理，大大提高工作效能。同時，在住房保障檔案最初形成時就保證了紙質檔案和電子檔案的雙套并存模式，特別是通過網上審批，一方面可以實現各部門信息數據互通共享，另一方面有利于縮短審批時間，同時避免紙質檔案在流轉審批過程中丟失，加快實現住房保障的規范、高效和動態管理。

（三）加強培訓，提高檔案專業管理水平

由于住房保障檔案形成量大，專業性和政策性強。如果將檔案全部移交給本單位綜合檔案室，將大大增加專職檔案員的管理負擔，而且專職檔案員缺乏住房保障的相關業務知識，不利于該項工作的順利推進；如果存放在業務工作部門，雖然利用方便，但不利于檔案的安全保管。因此，建議建立住房保障專業檔案室，由該業務科室的人員專人管理住房保障檔案。同時，需進一步加強檔案管理人員的業務培訓。在不斷提高工作人員業務素質和能力的同時，加強住房保障主管業務部門、審批部門相關工作人員住房保障檔案業務培訓，提高工作人員對做好住房保障檔案管理工作重要性的認識和檔案管理業務水平。

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陳品祿/責任編輯