房地產登記檔案數字化存在的問題和解決措施

張雪梅

一、房地產登記檔案及其價值

房地產登記檔案是指房地產管理機構在房地產物權登記活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種形式的歷史記錄。房地產登記檔案反映了房地產物權設立、變更、轉讓、消滅的情況，是城市房地產物權登記工作的真實記載和重要依據。

房地產登記檔案具有專業性、動態性、真實性、完整性、價值性、法律性等特點，最根本的作用是為物權確認提供依據，為社會各界提供產權證明，從而發揮定紛止爭的效力。在城市化進程快速發展的今天，房地產登記檔案資料越來越多，涵蓋內容越來越豐富，檔案查詢利用率也越來越高。為提高工作質量和效率，需要將計算機網絡技術充分應用于房地產登記檔案管理工作中，結合現代電子信息技術對檔案進行科學合理的管理，建立檔案檢索平臺，為檔案信息交流和利用創造有利條件。

二、檔案數字化的定義

檔案數字化是互聯網時代產生的一種新型檔案管理信息形態，是指利用計算機、掃描、數字成像技術等把各種載體的檔案資源轉化為電子檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式連接，利用計算機進行管理，形成完備的檔案信息庫，從而實現資源共享。檔案數字化對檔案信息的現代化管理和高效使用具有重要的意義。在目前城市化進程快速發展的形勢下，房地產登記檔案與社會各方面的聯系越來越密切，利用率越來越高，為提高工作質量和效率，登記檔案也需要進行數字化加工處理，為信息的高效利用創造有利條件。

三、當前房地產登記檔案數字化中存在的問題

1.房地產登記檔案內容與質量各不相同

由于房地產登記檔案的管理從上世紀80年代末開始到現在，經過了較長時間的移交與傳送，不同年代、不同區域的房產管理部門對登記檔案的管理存在著不同的認識和問題，對登記檔案重要性的認識存在著較大差異，檔案管理人員的專業水平與業務素質也不盡相同，因此，房地產登記檔案中也存在著部分問題或錯誤。如果不能及時發現與改正，房地產登記檔案的質量將得不到保證，檔案的查閱和利用將產生極大的不便甚至導致錯誤結果，專業工作人員利用資料也會造成相應的障礙。連云港市房屋產權管理中心在2002年啟用新的房屋產權產籍管理系統時，集中錄入了從1989年開始手工操作時的房屋自然狀況及權利人等基本信息，由于時間緊、任務重，相應的質檢工作又沒有及時到位，導致錄入的信息中所有權人姓名、房屋坐落、身份證號碼等存在一定的不完整甚至錯誤，給日后的檔案利用工作造成了極大的障礙，嚴重影響了檔案查詢結果的質量。因此，在2009年全面進行數字化掃描過程中，我們對系統內所有的房產基本信息全部進行了檢查甚至重新錄入，以確保數據信息與檔案內容的完全一致，對這種狀況進行了糾正。

2.單一的房地產登記檔案存在形式

科學合理的房地產登記檔案資料，是由文字、圖表、錄音、照片以及相關資料構成的。《房地產登記技術規程》規定，“房地產登記檔案應采用文字、圖表、聲像等形式，其載體可為紙介質、電子介質等”。但在以往的房地產登記檔案存儲方式中，對于照片、錄音、光盤等影像資料的重視程度不夠，收集較少，造成房地產登記檔案的存儲方式單一，不能充分滿足客戶的需求。同時，由于房地產登記檔案的特殊性，保存資料的過程中需要特定的平臺與載體，需要采用多元化的形式存儲登記資料，需要專業技術人員進行維護處理，防止遭受損毀，才能有效地管理房地產登記檔案。

3.抗風險打擊能力不足

房地產登記檔案作為重要的產權資料，抗風險能力的提升應該作為檔案管理工作的重中之重。目前，大量數字化信息都儲存在硬件設備中，設備的安全直接關系到檔案信息的安全和完整。電腦、硬盤、光盤等存儲設備具有一定的保存年限，需要不斷進行拷貝和更新，以維護數據安全。如果保管不當，可能發生損壞或老化等現象，導致數據損失損毀。

網絡、計算機和信息系統是檔案管理現代化的基礎，但同時也是信息安全風險存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、技術落后、治理不及時等是產生不安全因素的根源。當前我國房地產登記檔案的抗風險能力仍然較低，因此，對于風險的防范不僅應在基礎工作上得到落實，也要在一些較大的自然災害以及一些不可預防的因素上提高警惕，提出正確的解決措施，從而提升房地產登記檔案的抗風險能力。

四、房地產登記檔案數字化存在問題的解決措施

1.理清思路，制定房地產登記檔案數字化建設發展規劃

近年來，一些重點城市投入了大量資金，組織了大批專業人員，建設了一整套功能強大、覆蓋面廣的房地產市場信息系統，包括GIS系統、高標準的中控機房、通過飛機或衛星拍攝的三維立體城市房屋地圖資料等，如此大規模的人力、物力、財力投入，放在中小城市，就目前而言，可能還是“不可能完成的任務”。因此，理清思路、制定房地產登記檔案數字化建設的長遠發展規劃是非常必要的。各地要根據實際情況，量力而行，切不可盲目求大求全。另一方面，也要積極與有關部門溝通協調，尋求政府支持，以保障人力、物力、財力投入。

2.全面部署，建立完善的房地產登記檔案信息管理系統

完善的房地產登記檔案信息管理系統包括信息歸集系統、信息檢索系統和信息查詢系統。

信息歸集系統是房地產登記檔案信息收集系統，能夠全面、及時地對房地產登記業務環節出現的靜態的、動態的文字、數字、圖像、視頻等信息進行收集，使房地產登記檔案數據庫得以形成。健全的信息歸集系統要確保房地產登記檔案信息資料的完整性、準確性，對庫存數據進行及時更新，確保產權狀況與檔案信息之間同步變動。

信息檢索系統是房地產登記檔案信息輸出系統，實現房地產登記檔案數字化的目的就是為了管理方便、檢索方便、利用方便。由于房產登記業務涉及面廣、專業性強，初始登記、轉移登記、變更登記、抵押登記、限制登記等不同業務類型又有著各自不同的特點，對登記檔案信息的需求也有所差異。因此，必須建立一個多功能、多角度、方便、快捷的檢索系統，將產權人姓名、身份證號、房屋坐落、產權證號、登記時間、業務編號、檔案號等要素作為檢索點，編制各種檢索工具，實現多方位檢索，從而提供高效、快捷的查詢服務。

信息查詢系統是房地產登記檔案信息利用系統，它基于檢索系統，具備詳盡的查詢功能。為了提高房地產登記檔案的利用價值，應建立滿足多層次、多方位需求的房地產登記檔案查詢系統，可設立電子觸摸屏、語音查詢、手機短信、房地產登記檔案網站等，為客戶提供房產信息便捷查詢服務，同時做好檔案信息的公開性與保密性之間的關系。

3.保證質量，做好新增檔案資料錄入、掃描

房屋登記機構要研制容量大、性能高的數據庫軟件系統，建立局域網，把掃描儀、數碼相機等設備配備到檔案的管理部門、服務窗口，對檔案資料進行掃描、錄入、利用等工作。掃描時，對紙質較差、薄、軟、對折不齊、寬幅過大等不易掃描的文件，可改用平板掃描儀或通過圖片拍攝等方式進行整理，對極不清楚的部分加以文字性的輔助描述，確保新增檔案在歸檔上架前就能保質保量地完成數字化工作，電子庫房與實際庫房相對應，為后續的檔案利用工作打下基礎。

4.加快速度，完成“歷史檔案”數字化加工

對使用數字化軟件管理系統之前庫存的“歷史檔案”，房地產登記檔案管理部門既可以自己掃描錄入相關信息，也可以委托專業公司進行數字化加工。掃描軟件應和其他業務環節采用的系統軟件有技術接口，數字化加工的歷史檔案信息能夠導入數據庫系統，直接為局域網內各業務部門提供數據。

連云港市房屋產權管理中心檔案室2009年與房地產專業掃描公司合作，按照國家檔案局《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）的要求和住建部“房地產交易與權屬登記規范化管理考核標準”的要求，將40多萬卷未實施紙質檔案數字化管理的“老檔案”全部進行了信息整理和掃描，使電子檔案管理系統與產權產籍管理系統實現了無縫連接，建立了一個集中各種分類和密級的房地產登記檔案系統，使紙質檔案圖像化，實行電子化集中存儲、管理、索引、查詢等，極大地提高了檔案工作的現代化管理水平。

5.積極籌措，做好系統設備維護與數據備份

數字化管理使檔案工作變得簡單和方便，同時也對系統的安全提出了更高的要求，涉及計算機軟件、硬件、網絡及數據安全等。因此，要制定完善的保密、安全等規章制度，配備專業人員對服務器設施設備進行維護，配備密鑰，對受理、審核、繕證、登簿、歸檔等不同環節的工作人員設置不同的權限，設置防火墻，定期進行數據備份，做好異地容災備份等。采取紙質檔案與電子檔案同時保存的雙套制措施，以防萬一。

連云港市房屋產權管理中心建立了房地產登記檔案信息庫，由計算機進行檔案的接收、整理、掃描、存儲、鑒定、庫房管理、借閱利用、統計等，自動進行檢索，實現檔案信息傳遞網絡化。在建立局域網時，充分考慮了網絡速度、保密性、安全性、穩定性和可擴展性等多方面的因素，構建了嚴密的計算機安全保障機制。同時，對房地產登記檔案數字化的結果進行了異地備份，哪怕在遭受意外導致數據損毀的災害狀況下，也能確保數據災后快速恢復、重建，以保證房屋登記檔案數據和業務系統的關鍵數據安全完整，保證系統穩定可靠運行，確保檔案查詢業務和房地產登記業務的正常進行。

五、結論

綜上所述，房地產登記檔案全面、真實地反映了房屋的所有信息，具有憑證和重大的參考利用價值。因此，要提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案的收集、整理工作，加快檔案數字化、信息化平臺建設，為檔案信息資源的開發利用創造有利條件，以進一步推動房地產登記檔案管理工作的可持續發展。

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陳品祿/責任編輯