房產檔案現代化管理的思考

葉佳

隨著計算機技術和網絡信息系統的發展，現代化的管理手段以計算機網絡系統為平臺，采用數字化的管理方式，使管理水平不斷提高。目前，在檔案管理中基本已實現了數字化處理，將實物檔案通過掃描或照相技術轉換為電子檔案，電子檔案的形成提升了檔案利用的效率和途徑。房產檔案是專業性的部門檔案，較普通檔案有其特殊性。我們在管理工作中結合其特點，進一步利用數字化信息技術，使房產檔案的管理工作再上一個新臺階。

一、運用地理信息系統（GIS）的設想

地理信息系統 （Geographic Information System）

是由電子計算機網絡系統所支撐的，對地理環境信息進行采集、存儲、檢索、分析和顯示的綜合性技術系統。地理信息系統技術為房產檔案管理打開了一個嶄新的管理視角，它不是單純意義上計算機技術和測繪技術在房產管理中的運用，而是以GIS技術為基礎構建房產信息化管理，并在房產檔案的管理中加以靈活運用。 建立“以圖查房，以圖管檔”的新型管理模式，將房屋測繪數據、樓盤信息與現有的房產檔案信息數據進行一一對應。實現房產業務數據、房屋檔案數據與房地產平面圖之間相互關聯的“圖檔一體化”管理，使房產登記管理及房產檔案管理轉為以圖形管理為核心的模式。房產檔案管理由原來的單一管理模式，轉化為三維一體的綜合管理方式，為不動產統一登記提供了新的思路。

實際工作中，房屋的交易與變更比較頻繁，業務數據系統和檔案信息系統要保證及時、同步的更新。如果相關的房屋信息沒有及時更新，造成房屋基本信息不準確，會影響房屋的下一次交易。特別是拆除的房屋，如果信息與檔案的脫節，導致審核人員無法確定該房屋的真實狀態，就要進行實地查看，不僅給工作帶來不必要的麻煩，還會降低案卷查全率。應用房產GIS數據整合，通過對房屋定位、樓盤表關聯查詢，可以很快地調出房屋的權屬信息和自然狀況，把每個房屋的坐標、權利屬性、自然屬性關聯在一起，形成完整、準確、全面的房屋基本信息。

由于房產GIS技術將房屋圖形系統、樓盤表數據與檔案數據進行整合，只要房屋發生變更，系統就會將這三塊數據同時更新，實現各業務模塊信息數據的無縫對接，形成統一的信息管理模式，實物檔案也能及時修改。就操作上看，在一個系統中可查詢房屋的備案、登記、抵押、查封等各類信息和房屋交易狀態，減少工作環節，提高效率，更有利于疑難問題的解決。引入GIS技術，還有利于各種檔案信息的統計查詢，為拆遷、住房保障等工作提供強大的基礎數據。

二、建立三維虛擬檔案庫房管理系統設想

利用計算機技術，建立三維虛擬檔案庫房管理系統，實現數字檔案和實物檔案的一一對應管理，發揮數字檔案與檔案原件相互補充、有效管理的優勢。南京市房產檔案館已存有房產檔案超百萬卷，有兩個庫房且不在同一個地方，近幾年隨著房地產市場的發展，房產檔案的利用率不斷增加，如何提高檔案調閱的效率、更高效更便捷的找到檔案是目前工作的一個重點。

南京市房產檔案館現有中央門和華僑路兩個庫房，中央門庫房主要存放2004年以后分戶立卷的檔案，有100多萬卷，華僑路庫房主要存放2004年以前按幢立卷的檔案和已拆除房屋的檔案，也有幾十萬卷。存放檔案的量之大，檔案利用率之高，讓庫房管理工作變得越來越重要，同時有效改善庫房管理工作模式、提高效率是亟待解決的問題。工作人員經常為找一份檔案跑兩個庫房，既費時又費力。如果建立三維虛擬檔案庫房管理系統，在電腦虛擬庫房內點擊打開任意檔案架，即可動態顯示檔案。系統會自動進行檢測，提供導航圖標（即索引），顯示此檔案所在的具體位置，引導工作人員打開檔案柜，方便快捷地找到相應的查詢內容，提取檔案。并導入電子檔案數據，提供顯示和打印的服務功能，做到對實物檔案和電子檔案和綜合、全面利用，可以大大提高工作效率。

三、房產檔案數字化運用的新設想

實現檔案數字化管理的基礎上，可以利用業務數據與檔案數據之間的關聯，依托GIS開發房產檔案的多樣化查詢。

1.各項房屋基本信息的查詢

工作人員在GIS電子地圖上指到某一幢房屋，就可獲取該幢房屋的面積、層次、結構、建筑年代等基本信息，也可查到該幢房屋的戶數、產權人和共有情況等產權基本信息。反之，也可以根據產權人的姓名、房屋坐落和房產證號等查詢到對應的電子地圖上某房屋的具體位置和周圍配套設施等。

商品房還可以根據預售許可證號或商品房備案合同編號，查詢樓盤的所在位置、預銷售信息等。此外，還可以將房屋的限制狀況，如法院查封、行政限制、拆遷凍結等信息進行綁定。工作人員只要進入電子地圖管理系統，就可以獲取該房屋的所有信息，提高檔案的管理和利用效率。

2.強化電子地圖上的數據統計功能

在大數據時代，各行各業都在廣泛運用GIS這一新興技術。房產檔案管理也可以通過對各類房屋數據的整合，強化房屋基本狀況信息的統計功能。如在電子地圖上劃定相應范圍，可提供該范圍內所有房屋的基本數據和統計，并對統計結果進行打印輸出。利用這些功能對一個物業小區范圍內的房屋情況進行統計，在此基礎上對房屋的凍結查封限制、物業管理、拆遷管理等內容進行查詢統計。通過GIS與房產檔案信息數據的結合，實現查詢和統計的一體化便捷操作。

陳品祿/責任編輯