如何加強檔案管理的創新建設

李秉乾

【摘 要】 隨著我國進入信息時代，檔案工作就顯得越來越重要，并且越來越與時俱進，檔案在社會各個領域都發揮著舉足輕重的作用，因此，創新檔案管理體系與實現數字化管理具有非常重要的作用。

【關鍵詞】 檔案管理 創新 建設

前言：檔案管理要想體現出自身價值，適應主義市場體制的需要，就必須在管理上作進一步的創新建設，從檔案管理的模式創新，到檔案服務的思路創新，管理手段的創新，提升檔案管理的品位，只有做到與時俱進，才能跟上時代的發展。

一、檔案建設中的問題

1、觀念問題

雖然有的部門也另外設置了檔案管理部門，但檔案管理工作并沒有改變實質，沒有認識到檔案管理工作的重要性，用于檔案管理的資金較為缺乏，投入不足，導致檔案管理工作流于形式，不能真正提高管理水平，工作效率得不到提高。

2、技術層面的問題

（1）在數字檔案室保存著豐富的多媒體信息，而利用數據庫不能實現傳統文字信息的結構化關系，因此要根據實際情況建立非結構化多媒體數據庫。

（2）互聯網不受地域的局限，可以保證檔案管理工作具有一定的靈活性，但當前的互聯網安全還不能完全保障，傳輸速度也受到較大影響，這些現狀都嚴重制約著數字檔案室的順利發展。

（3）要想建立規范的數字檔案室，首先要具備系統化的標準，但當前的標準還不完善，還存在一定的漏洞，不利于在實際中應用。

（4）建立數字檔案到就是為了保證讓更多的人享受資源，但當前網絡安全還不能達到人們的滿意。

二、加強檔案管理創新體系建設

1、管理觀念的創新

盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導，勢必造成檔案資源的極大浪費。觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立化管理意識，特別是檔案管理知識化、化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。

2、管理的創新

檔案部門雖然收藏有檔案資源多，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到檔案資源的不足。有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

3、管理方式的創新

檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據發展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關系將更加融洽與協調。

4、人才資源的創新

要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信息理解的良好環境，努力造就一支強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業解決實際的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。

3、手段的創新

要用化管理手段替代傳統的手工管理，盡快做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，以提高工作效率和服務質量。技術的更新已成為衡量檔案工作現代化與否的標志之一。因此，檔案部門要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與檔案管理結合起來，為走上主導地位，實現管理手段方式的化、多元化和優質職校化。

三、檔案管理創新與實踐

1、引進人本管理理念

加強知識管理的核心為人本管理。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化宣傳，取得各方面的理解和支持，不斷把檔案工作推想新層次、新臺階。

2、加強信息資源建設，開展資源整合

（1）館藏優化組合，提高檔案利用率。

（2）強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于及數字信息的發掘、整理、組織及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。

3、人才資源管理

（1）全員聘任競爭上崗，通過崗位的設置和工資待遇的分級，調動不同工作人員的積極性。

（2）建立的激勵機制。鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業技術知識的組織文化。

（3）在職培訓與繼續。加強館員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，如機課程培訓，歸檔文件整理等。

結語：創新是一個國家發展的核心，是各種社會形態前進的不竭動力，是一個民族進步的靈魂。檔案管理是一個企業經營和發展的基礎，涉及到企業人事、科技、管理、銷售等諸多方面的內容，意義重大，做好檔案管理工作時保證企業可持續發展的基礎，企業發展同樣離不開檔案管理的創新。

【參考文獻】

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