建筑工程檔案管理存在問題與措施

摘 要：建筑工程檔案管理在整個工程項目中的影響十分重要，直接關系著工程施工質量以及最終的經濟效益。建筑工程檔案中包含著大量的技術經驗，絕對是建筑企業的寶貴資產。目前如何加強建筑工程檔案管理成了所有建筑企業最關注的問題之一。本文介紹了建筑工程檔案資料的相關內容，簡要闡述了其具有的基本特點，同時對檔案管理中存在的問題進行了深入分析，并提出了幾點有效的應對措施。以期可以為建筑工作者提供寶貴的意見。

關鍵詞：建筑工程；檔案管理；問題；措施

建筑工程檔案資料中包括大量的施工技術經驗，可以為以后的工程建設提供重要的有力依據，無論是對于學術研究還是工程探索來說都具有著重要意義。但是，由于工程檔案管理設計的內容比較廣泛，其中包括：人力資源、工程設計、圖紙變更。竣工報告等很多資料，導致其目前在管理過程中還存在很多的問題和缺陷，增大了檔案管理工作的困難性。對此，建筑企業必須要予以高度重視，從多個方面進行系統的分析，并根據實際情況給出最有效的應對措施。保證工程檔案管理可以充分發揮自身的積極作用。

1 建筑工程檔案資料的相關內容

1 .工程施工文件資料

（1）.開工報告、設計圖紙、設計變更資料、技術資料、材料清單、竣工報告。

（2）.施工方案資料、管理制度資料、施工監理細則、工程例會記錄。

（3）.施工材料記錄、施工零件、材料質量合格書、試驗記錄、混凝土集料的配比報告。

（4）.隱蔽工程驗收記錄、施工質量檢驗報告、工程測評資料、工程地基沉降監測資料。

（5）.工程事故處理文件、施工技術總結、竣工驗收質量問題記錄。

2 .竣工圖紙資料

工程竣工圖紙中主要包括：項目工程平面圖、管線施工圖、室內裝飾圖、空調工程圖、排水工程圖、主體結構圖、電力工程圖等。

3.綜合文件資料

綜合文件資料中主要包括：

（1）.用地批準文件、工程計劃書、施工地段地質勘測書、氣象條件資料、拆遷安置資料。

（2）.項目設計資料以及相關部門的審批資料，例如：環保部門、衛生部門、消防部門、政府部門等。

（3）.工程合同書、監理文件、招投標文件、工程協議書。

（4）.工程質量鑒定文件、工程結算資料、工程項目審計資料，再一點就是與工程建設相關的光盤、錄像、圖片等。

2 建筑工程檔案資料的相關特點

1 .單一性

建筑工程檔案最突出的特點就是具有一定的單一性和整體性，僅代表一個工程資料。

2 .真實性

工程檔案資料可以充分的將工程建筑實體全面的展現出來。工程檔案資料的形成與仙姑工程建設是一體的，完全同步進行，其中歲工程建設過程中每一環節都有最原始、最詳細的記錄，與工程實際沒有一點出入，單單從工程檔案中就可以得知項目的質量標準和所有施工情況，具有一定的真實性。

3 .實用性

工程檔案中對工程實體的記錄最原始最真實，極具實用價值。施工企業完全可以把工程檔案來作為工程竣工驗收的重要參考依據。

3 目前建筑工程檔案管理中存在的主要問題

1 .施工單位檔案管理意識薄弱

最近幾年以來，國家相關部門對建筑行業工程檔案管理工作的重視度越見明顯，先后頒布了相關法律法規對建筑市場進行了管理和扶持，但是由于一些建筑企業自身存在嚴重的問題，使得在管理工作上成效依舊不盡人意。目前市場上的建筑企業五花八門，資質良莠不齊，管理層檔案管理意識薄弱，嚴重者直到已經竣工依然沒有一份完整的工程檔案資料；還有一些企業只是一味注重資金管理和施工進度，對于檔案管理只是草草了事，這種現象對工程檔案資料管理工作造成了嚴重的不良影響。

2 .檔案材料缺乏真實性

上文提到建設工程檔案最主要的特點就是真實性、單一性以及實用性，這種特征也決定了其一定的工作難度，很容易出現各種差錯，影響后續工作。眼下絕大多數施工企業都沒有建立完善的檔案管理體系，導致最后提供的檔案也不是十分完整，有些單位就會利用一些虛假數據來濫竽充數，導致檔案資料缺乏真實性，與實際嚴重不符。

3 .竣工檔案上交存在問題

（1）.施工即將結束階段，絕大部分的人員都已經轉移，有一些施工單位并不注重檔案管理，導致直到竣工后也沒能上交竣工檔案。

（2）有些施工單位總是因為各種各樣的原因導致工期延長，檔案工作停滯不前，影響了最后的資料編制和上交。

（3）.施工企業內部工作人員更換頻繁，導致工程資料出現大量遺失，竣工根本難以收齊，影響了資料上交。

4 加強建筑工程檔案管理的有效措施

1 .完善工程檔案管理制度

要想從根本上加強工程檔案資料的管理，首先要做的就是根據國家相關規定建立完善的工程檔案管理制度看，保證在工程建設過程中每一環節的檔案都能夠得到嚴格的管理，避免出現分散、丟失、殘缺現象。同時也要指派專業的檔案管理人員將管理工作全面貫徹到實處，明確分工、保證完成自身的本職任務，確保工程檔案資料與工程實體保持一致性，以便為后期的竣工驗收提供有力依據。

2 .嚴格控制竣工驗收資料質量

在工程竣工后，檔案管理人員必須要嚴格控制檔案資料質量，全面檢查，一旦發現問題立即進行有效解決，查缺補漏，盡可能的保證工程各行檔案資料的完整性和真實性，符合相關條例要求，確保其可以準時上交。

4 .強化檔案編制

在編制工程檔案資料的時候一定要按照規定進行，強化編制過程，保證資料質量。首先建設位要明確自身的責任和義務，定期對檔案編制技術人員進行教育和培訓，并進行嚴格考核，保證工作人員的專業能力和業務水平。除此之外，開發商也要加強監督力度，定期對工程檔案編制情況進行抽查和審核，保證其根本質量。

5 .做好檔案變更記錄

一般情況下工程檔案資料在管理的過程中總會因為這樣或那樣的原因發生變更，很容易改變其完整性和真實性。這樣一來，施工企業各個部門必須要對每一次變化做好詳細記錄，其中包括檔案傳遞、檔案變更、檔案修改、檔案作廢等。保證工程檔案資料的有效性和完整性，同時在日后需要的時候也可以充分了解其來龍去脈，以便為以后的建設施工提供有力的參考依據。

5 結束語

綜上所述，工程檔案資料設計到的內容十分廣泛，異常繁瑣和復雜，要想從根本上做好工程檔案管理工作必須要加強管理力度。首先建立完善的檔案管理制度，對檔案管理人員進行專業教育和培訓，提高其專業能力以及業務水平，同時分析好影響工程檔案質量的主要因素，最后根據實際情況采取有效的應對措施予以控制和解決。也可以適當借鑒一些國外的成功經驗，這樣才能從根本上做好工程檔案管理工作，充分發揮其使用價值。

參考文獻

[1]陸華.建筑施工企業檔案信息化管理中的問題及解決思路[J] .中國管理信息化，2014，（11）：51-52 .

[2]何忠芳.中小房地產企業建筑工程檔案管理及存在的問題[J] .蘭臺世界，2013，（S4）：116 .

[3]劉春金，李盈盈.論檔案管理工作的信息化建設――以福建龍巖煙草工業有限公司為例[J] .管理觀察，2011，（15）.

[4]韓衛星.試析建筑工程管理中的問題及措施[J] .城市建設理論研究（電子版） ，2013，（21）.

[5]屈文娟，陳寧.試述建筑工程管理現狀和改進[J] .城市建設理論研究（電子版），2014，（7）.

[6]王兆博.建筑工程項目成本的控制及改進措施分析[J] .城市建設理論研究（電子版），2013，（8）.

作者簡介

黃中榮（1961-），重慶，男，重慶市城市建設檔案館，檔案管理。