大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理問題探析

摘 要：作為互聯(lián)網(wǎng)信息化之后的又一重大技術(shù)變革，大數(shù)據(jù)時代的到來業(yè)已滲透到眾多領(lǐng)域，引發(fā)了新一輪的變革與震蕩。基于此背景，檔案管理就需順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展形勢，抓住大數(shù)據(jù)時代所帶來的良好契機，革除傳統(tǒng)的人工管理模式，切實提升檔案管理效率，優(yōu)化檔案管理進程，切實推動大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的革新。為此，本文從大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作迎來的機遇與挑戰(zhàn)談及，著重就如何做好大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作進行探討，以期為充分利用這一時代優(yōu)勢，更好發(fā)揮檔案管理價值提供可行借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；變革

面對大數(shù)據(jù)時代所帶來的重大變革，各行業(yè)在迎來良好發(fā)展契機的同時，也迎來了全新的挑戰(zhàn)，公眾愈加意識到了針對大數(shù)據(jù)予以有效管理和科學(xué)利用的必要行和緊迫性。檔案行業(yè)以保存社會檔案并提供檔案利用為己任，涉及到檔案收集、整理、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作要審時度勢，與時俱進，不斷針對信息資料予以更新和存儲，以便更好發(fā)揮檔案價值。

1 大數(shù)據(jù)時代帶給檔案管理工作的機遇

（一）檔案數(shù)據(jù)的存儲與備份更為便捷

由于長時間向數(shù)據(jù)庫存入大量數(shù)據(jù)，存儲器的內(nèi)存空間往往會顯示不足的情況，這就對傳統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)錄用造成了一定的限制于阻礙。對政府部門和企事業(yè)單位而言，其檔案資料繁多，數(shù)量龐大，所占據(jù)的存儲空間也大，受制于存儲問題，有時不得已要將一些檔案資料予以銷毀。這在削弱了檔案管理工作時效性的同時，也極易造成重要資料的損失，從而給單位帶來消極后果。大數(shù)據(jù)時代的到來不僅提供了更為便捷的存在方式，還帶來了超級巨大的存儲容量，能夠及時快速地儲存和備份單位所需檔案資料，解決了由于存儲空間不足造成的資料無法儲存要銷毀的難題。

（二）檔案管理的技術(shù)手段得以升級

隨著數(shù)據(jù)庫中存儲資料的不斷增多，檔案管理者在數(shù)據(jù)庫進行檢索和查找的難度也愈加之大，不僅耗費大量時間，也難以檢索到有價值信息。大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的衍生則有效解決了傳統(tǒng)檔案管理在檢索方面的難題，使得用戶在檔案存儲、檢索方面速度大為提升。借助大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，能夠構(gòu)建全新的知識服務(wù)引擎，從而根據(jù)用戶需求對信息數(shù)據(jù)予以有層次、有維度的整理，進而自動分析，作出科學(xué)的決策建議。可見，大數(shù)據(jù)時代的到來促使檔案管理的技術(shù)手段得以升級改進。

（三）檔案管理的效率得到提升，管理成本下降

大數(shù)據(jù)時代的到來快速而有效地解決了大量數(shù)據(jù)的存儲和處理問題，解決了傳統(tǒng)人工和基礎(chǔ)電子的滯后性，從而有效提升了檔案管理工作的效率，對單位整體的檔案管理工作是一種改進與優(yōu)化。與此同時，縱觀各單位的檔案管理現(xiàn)狀，大多還是延續(xù)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管模式，不僅占據(jù)大量空間，還耗費不少財力，需要及時添置紙質(zhì)、柜體等。而大數(shù)據(jù)時代則將大量檔案數(shù)據(jù)存儲于信息庫中，在節(jié)約了管理者時間成本的同時，也降低了財力成本，使得整體的管理成本得以降低。

2 大數(shù)據(jù)時代帶給檔案管理工作的挑戰(zhàn)

（一）對檔案管理理念和流程提出全新要求

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理人員需要先行對檔案資料予以分類，進而做好標(biāo)記，再整理歸檔，以方便查詢。但在大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息量巨大，且很多檔案信息存在交叉情形，如果沿用傳統(tǒng)的檔案處理方法進行保存和管理，將很難對繁雜而龐雜的信息做好有效的分類歸納。因而，檔案管理理念必須予以更新，樹立與時俱進的管理思維，并不斷對傳統(tǒng)的管理流程予以改進和優(yōu)化。

（二）對檔案保存形式提出了全新要求

當(dāng)前，隨著檔案資料的不斷增多，一些數(shù)據(jù)信息通過電子文檔、電子圖片、音頻等方式進行記錄存儲，對于這些數(shù)據(jù)，無法通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式進行保存。這就需要不斷豐富和拓展檔案保存形式，開辟全新的檔案保存突進，使得能夠在大數(shù)據(jù)時代背景下對繁雜的信息予以分門別類地規(guī)整，便于使用時的查詢。

（三）對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了全新要求

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)管理人員只需掌握基礎(chǔ)的規(guī)整和管理方法即可。但大數(shù)據(jù)時代的一個重要特征就是信息的多樣化和信息處理方式的復(fù)雜化，在此背景下，檔案管理人員處理要及時更新理念，樹立科學(xué)的管理思路外，還需靈活掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠利用多種信息手段對檔案資料予以收集、整理，以便于檔案的查詢。因而，大數(shù)據(jù)時代要求檔案管理人員要不斷更新自身知識體系，提升綜合管理素質(zhì)。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的優(yōu)化路徑

（一）大力加強檔案數(shù)據(jù)的安全性

毋庸置疑，大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作優(yōu)勢繁多，不能能夠有效提升管理效率，降低管理成本，還促使檔案資料的存儲更為便捷。但不容忽視的是，大數(shù)據(jù)時代的信息技術(shù)性也對檔案管理工作的安全性造成威脅，易造成數(shù)據(jù)的丟失。因而，大力加強檔案管理工作中數(shù)據(jù)的安全性就顯得尤為重要。因而，檔案管理人員要切實提升數(shù)據(jù)保存的安全意識，及時做好電腦殺毒等基礎(chǔ)性工作，掌握計算機安全防范技能，避免人為因素造成的安全隱患。與此同時，各單位要建立健全信息準(zhǔn)入制度以及監(jiān)督管理制度等，促使管理人員依據(jù)準(zhǔn)入制度及時了解信息的重要性和可用性，并通過監(jiān)督制度的實施強化對數(shù)據(jù)的保護，切實提升檔案數(shù)據(jù)的整體安全性能，更好發(fā)揮檔案管理的作用。

（二）提升檔案管理能力

大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作雖能為各單位提供更為詳實和完善的信息，但受制于技術(shù)手段、物質(zhì)投入等方面因素影響，各單位在對信息資源的利用方面并不充分，很多企業(yè)至今未能充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)的橫向共享，從而在一定程度上限制了信息的可用性。為此，要切實提升數(shù)據(jù)的可利用性，強化技術(shù)手段，在實現(xiàn)信息交流和共享的同時，在檔案管理的安全系統(tǒng)中適當(dāng)添加更高級的防護程序，對數(shù)據(jù)予以有效保護，做到對信息的充分利用。

（三）優(yōu)化檔案管理人才素質(zhì)

縱觀我國當(dāng)前檔案管理人才結(jié)構(gòu)，大多管理人員年齡較大，雖具有較為扎實的管理理論和管理經(jīng)驗，但缺乏足夠的信息技能和對大數(shù)據(jù)時代的掌控能力。因而，在大數(shù)據(jù)時代背景下，要切實優(yōu)化人才隊伍，不斷提升人才素質(zhì)。一方面，要優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，注入新鮮血液和年輕力量，將有知識、有技能，懂信息的專業(yè)管理人才引入檔案管理工作中來，切實構(gòu)建科學(xué)的人才層級。另一方面，要強化對檔案管理人員的培訓(xùn)，構(gòu)建長效培訓(xùn)機制，針對大數(shù)據(jù)時代的特征及時更新管理人員的管理理念和管理方法，使得其能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的管理需要，切實提升單位檔案管理工作的有效性，充分發(fā)揮檔案管理工作加之。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作帶來的機遇毋庸置疑，但不容忽視的是，一系列的挑戰(zhàn)也對各單位的檔案管理工作提出來全新要求。立足大數(shù)據(jù)時代背景，各單位要及時轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，與時俱進，審時度勢，及時革除傳統(tǒng)滯后的檔案管理方法，全面提升檔案管理能力，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊伍的整體素質(zhì)，確保大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作能夠落到實處，更好地發(fā)揮檔案管理其對于各單位的作用。

參考文獻

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作者簡介

宋彥玲（1971-），女，山東壽光，濰坊市奎文區(qū)園林綠化管理處，助理館員，研究方向：檔案管理。