淺談傳統檔案與電子檔案的關系

商建偉?蘇建霞

隨著社會的不斷發展，信息化已經成為了現代社會的代名詞，社會的各個方面都在信息化的帶領下呈現出了新姿態，這給在社會歷史和社會發展中起著重要作用的檔案工作帶來前所未有的變革，電子檔案應運而生。新事物的出現必定要對舊事物帶來沖擊，傳統檔案管理工作隨著電子檔案的產生，已經開始形成電子檔案管理與傳統檔案管理并向齊驅的形式，改變了以往單一的紙質檔案管理模式。

1 電子檔案與紙質檔案概述

所謂電子檔案是指以光盤、磁盤、磁帶以及計算機盤片等材料為載體的文字材料，通過數字代碼序列在網絡上傳遞的具有保存價值的電子文件。紙質檔案是指以紙張作為載體的一種檔案，如保存備查的公文圖紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。

電子檔案并未完全脫離紙質檔案，從某方面來講它們的本質是一樣的。首先，雖然電子檔案在形式上依托于電子文件，但是電子文件同傳統檔案一樣來自現實的真實記錄。其次電子檔案同紙質檔案一樣依然是通過載體實現檔案價值。再者，電子檔案實質上仍然是一種實體檔案。最后，電子檔案依然遵循紙質檔案的價值形態及規律。

雖然電子檔案與紙質檔案存在著共性，但是，電子檔案之所以能夠在社會中廣泛應用，離不開它自身的特點：①信息具有共享性；②信息與載體可以分離，并且載體多種多樣；③電子檔案不易受環境因素影響，如不易腐蝕；④電子檔案信息儲存量大。

2 在管理檔案的方法上電子檔案區別于紙質檔案

首先，在檔案收集上電子檔案有別于紙質檔案。傳統的紙質檔案資料必須通過文書部門的處理，將有價值的資料按照不同維度進行分類，比如按文件的來源、時間和內容等分類、整理和裝訂，之后才可以交由檔案部門保管和處理。然而電子檔案就不需要由人工進行分類整理這一系列繁雜的工作，而是直接通過計算機進行比紙質檔案更便捷的整理分類方式，分類更細，更準確，更立體，正因如此，專門負責整理、分類、裝訂的傳統檔案部門已經逐漸撤銷了。可見，在資料收集、整理、分類方面電子檔案是優于紙質檔案的。

其次，檔案接收部門在接收檔案時電子檔案較傳統檔案要復雜很多。比如要接收檔案，必須得有相應的設備，硬件設備（計算機、掃描儀等）和軟件設備（文件轉換軟件），只有這樣才能夠統一資料的入檔格式，便于查閱和編輯。而傳統檔案則對設備的要求沒有那么高，甚至不作要求，但是查閱起來就不如電子檔案方便和快捷。

再者，檔案的收集和接收方式的不同導致了其載體和查閱方式的不同。電子檔案依靠計算機程序將電子資料根據需要將不同形式的資料進行多方位的整理、排序、分類、編碼，設置不同的索引，大量的電子文件通過計算機的整理形成擁有大量數據的數據庫，這個數據庫中的資料可以存貯在電腦的硬盤中，也可以存儲在光盤、軟盤中，存儲方式多一，并且具有存儲密度高，存儲量大的特點。同時電子檔案由于編碼和索引設置豐富，所以查檔者只要輸入關鍵字，計算機即可將所有相關資料一并呈現，大大減少了傳統紙質檔案查檔的繁雜。傳統檔案的保存以紙張為載體，查閱不方便，并且容易受到腐蝕，需要根據檔案的不同領域存儲在特定場所，查找不方便，但是較電子檔案來說保密性更好。

3 電子檔案與紙質檔案的歸檔程序要求上存在差異

紙質檔案歸檔的話，首先就是要對其是否能夠入檔進行層層的篩選，主要從該文件資料是否具有保管價值和需要保管的時間長短，以及該文件是否符合入檔資格等已定的標準、方法和原則等方面進行判斷。不過由于紙質檔案本身的特性，使得篩選的過程并不用立刻做出決定是否入檔。然而電子檔案則不一樣，電子文檔依托計算機，信息流較大，容易消失和變更，所以對于一些文件是否能夠入檔必須在文件形成之前就要對它的保管價值和保存時間長短等一系列問題進行分析，做出決定。其次，雖說紙質檔案和電子檔案在篩選時都要進行某文件是否具有入檔價值的判斷，也就是內容方面的審核與篩選，但是如果我們僅僅從內容方面篩選，而不考慮其他方面的因素，則形成準確、真實、完整的檔案資料的可能性是很低的。所以我們也要從多方面進行審查，比如技術方面，電子檔案則要考慮更多，以不同載體（光盤、磁盤、u盤等）為介質的電子文件需要鑒別其可讀性以及是否存在病毒、介質是否正常等情況，而紙質檔案在技術鑒別層面上的要求并不高。

4 電子檔案和紙質檔案在使用過程中存在不同

主要表現在以下幾個方面：

1.傳輸途徑上：由于紙質檔案和電子檔案的介質不同，所以傳輸方式不一樣。紙質檔案主要是通過提供原件或復印件，而電子檔案是通過電子檔案的載體或電子計算機直接傳輸，同時可以打印、下載、復印等。

2.保密性方面：不論是紙質檔案還是電子檔案都要做好保密工作，而由于紙質檔案和電子檔案本身的區別，使得各自防泄密的手段各不相同。紙質檔案由專門人員負責檔案存儲室的看管工作，用戶想要獲取需要的檔案，需要部門的批準，尤其是重要檔案更是需要層層審批。而電子檔案由于本身的可編輯性和可共享性，所以在保密方面采取了加密保護、信息驗證、身份驗證等措施。

3.提供信息的準確性方面：紙質檔案由于是紙質版的，基本都是手寫本，所以我們可以根據不同的字跡和墨跡所顯示出來的新舊來防止信息變造，保持檔案的準確性。而電子檔案可以通過限制進入檔案，或者設置不可更改的文件格式呈現檔案內容的方式來避免內容的變造。

4.利用方式上：紙質檔案主要通過讓讀者閱覽，出借檔案以及展覽檔案和提供檔案的咨詢服務，開出相關檔案證明的方式等來滿足使用者的需求。至于電子檔案，由于電子信息技術在電子檔案上的應用，改變了以往紙質檔案對時間和空間的一些限制，使用者可以根據計算機信息處理和分析形式的多樣性通過進入網絡查看和使用各種開放的檔案信息，并且電子檔案可以提供紙質檔案一些情況下不能提供的原件閱覽，而且能夠根據利用者的需要，進行不同的檢索，高效滿足使用者更多的需求。

5 電子檔案在編制目錄與檢索信息上不同于紙質檔案

傳統的紙質檔案都是采用卷級目錄，先根據卷內文件的年代和目錄編寫各個文件的目錄，然后再根據各個文件的目錄編寫案卷目錄，讓一個個的案卷目錄構成最終的總目錄，形成實體分類系統。而檢索方式則是人工通過總目錄到案卷目錄再到各文件目錄的順序進行一條線索式的查詢，電子檔案的文件內容都是根據需要進行分類整理排序以及檢索都是在計算機上操作完成，正因為計算機可以隨意設定檢索內容來查找檔案，所以電子檔案的目錄可有可無。至于承載電子文件內容的介質（光盤、磁盤等）需要在上面簡要寫明內容和年份，然后編號排序儲存到庫房，以便查找原件。

6 電子檔案的存儲要求不同于紙質檔案

檔案保管是指把收集處理好的檔案存放到檔案室，并對檔案室內柜架上擺放的檔案進行日常維護保護的工作，維護是指在檔案的存入和使用過程中要始終保持檔案實體的有序存放，盡量消除或減少人或自然因素對檔案存放和使用的影響，使檔案實體始終處于理想化狀態，同時盡量使檔案這種物質實體的壽命延長下去。紙張、磁帶、膠卷是最傳統的檔案儲存對象，其中紙質檔案是最具有代表性的傳統檔案儲存對象，對紙質檔案的庫房管理，是整個檔案保護管理工作的基礎。傳統檔案儲存對象的優點是：對場地要求不高，只要求在普通室溫內溫度保持在14-24℃，相對濕度保持在40%-60%，防護措施簡單和普通庫房一樣只要求防潮、防火、防水、防霉等普通防護；缺點是：存儲量小，占用空間大，對大的庫房來說調閱繁雜，人力成本較高。電子檔案作為一種新興的現代儲存工具，因其特殊明顯的優勢，發展迅速，逐漸取代傳統檔案成為一種主流的檔案管理工具。常見的電子檔案有硬盤、磁帶和光盤等多種存儲方式，與傳統檔案相比電子檔案優點有：存儲信息量特別大，占用空間很小，與計算機配合調閱方便。缺點是相對傳統檔案保存困難對保存空間環境要求高，對空間溫濕度有嚴格控制要求，還有很高的防磁要求，同時要有防火、防紫外線、防高度磁場措施并有除塵設施，因其要通過計算機讀取，所以還要嚴格防范計算機病毒。

在紙質檔案與電子檔案的對比中，雖然電子檔案在許多方面表現出了優勢，但是紙質檔案仍然有存續的重要價值。由于歷史的原因，當前主要的檔案文獻資料都是采用紙質材料為載體進行保存，特別是一些機密性較高的機關文件，大多采用紙質文件存檔，紙質檔案在世界各國檔案館的總藏中仍占主要地位。所以我們要充分把握紙質檔案與電子檔案的區別和聯系，發揮各自檔案管理之所長，為檔案管理事業的發展做出貢獻！

作者簡介

商建偉（1978-），男，平山縣機關事務管理局工作，檔案管理。

蘇建霞（1977-），女，平山縣規劃局，檔案管理。