論人事檔案在人力資源管理中的效用

黃清華

摘 要：近些年來，隨著外在競爭壓力的不斷增大，單位也要加強對自身的管理，在加強管理過程中檔案管理被提升到另一個高度。人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，在單位管理中扮演著重要的角色。本文主要從人事檔案管理的功能、人力資源管理使用人事檔案的概率以及他們之間的關系等方面，闡述了人事檔案管理對整個單位的發展以及人事管理過程中的貢獻。

關鍵詞：人事檔案；人力資源；管理

1 引言

21世紀是以知識和信息為特征的新時代，檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業、公民活動中產生的有保存價值的信息資料。因此，檔案工作者必須認清形勢的變化，緊跟時代的步法，進一步解放思想，開拓創新，勇于實踐，加快檔案事業不斷發展，更好地為國家、為人民服務。

2 人事檔案管理的概念

對一個職工在單位中的具體活動行為和表現進行記錄收集并且存檔后得到的紙質資料或是電子資料的集合即為人事檔案，這其中包含了職工的很多信息，比如家庭背景、個人情況以及工作狀態等。人事檔案能夠反應出職工的個人經歷、學歷、才能、品德素質水平以及在工作中的具體表現，是單位為一個人集中保留的可以供查閱的信息資料。在一定時間內，對整個單位里個人信息資料進行收集、整理、存檔、保管和應用，就是人事檔案管理工作的職能。

3 人事檔案管理與人力資源管理的關系

人事檔案管理可以作為人事管理過程中對職工整體素質和技能評價的有效依據，同時也是人力資源管理工作的一部分內容。他們之間有被包含關系，但是又可以獨立的存在。單位人事管理人員可以通過查閱人事檔案來了解和分析職工的工作態度和個人能力，是人力管理人員對職工績效考核的重要內容。人事檔案也是職工信息的載體和職工具體發展情況的體現。

4 人事檔案在人力資源管理中的作用

1、人事檔案可以為單位的一些決策提供重要的依據。如績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等，關系著職工的晉升和獎懲，決定著單位對職工的薪酬分配，獎勵機制等決策。而績效考核需要大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，作出相應的決策，從而保證單位的決策科學化、合理化。

2、人事檔案推動人力資源的開發。人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據，人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產生各種信息的有效載體，人事檔案的內容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。人力資源管理與人事檔案互為作用，互為促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發。

3、人事檔案提供真實可靠的信息，并可優化人力資源的合理配置。單位要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個職工的潛力，發揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握每個人的最真實全面的個人信息。通過查閱職工檔案了解職工的全部歷史和工作經歷，從而為單位在選人、用人提供有價值的參考信息。人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內外環境的變化，會出現人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況，人事檔案可以實現人力資源共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳配置。

5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

1、切實提高檔案管理人員的素質。在現代化水平不斷提高的當今時代，舊的管理模式已不能適應現代人力資源管理的需要。在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的素質，使他們能適應新形勢下的新要求；讓他們增強服務意識，改變過去坐等上門的被動方式，積極主動與各部門溝通協作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務。

2、加強溝通與信息傳達，有效發揮人事檔案的存在價值。人事檔案管理員要與單位管理者加強溝通，形成默契，人事檔案管理員要及時把研究過程中發現的異常信息和情況反饋給領導和決策者，為領導和決策者在做出人力資源可持續發展決策時提供參考依據。領導者和決策者應當對研究成果充分信任，對需要進行調整和決策的信息，應立即做出決策，實現人事管理員和人事檔案的存在價值。

3、加強人事檔案的時效性和現代化管理。人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，不斷把心新產生的有關個人經歷的材料有選擇地及時補充道人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。人事檔案工作應擺脫舊有模式，改變手工操作，大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化，傳統檔案以紙質為介質，占用空間大，保管環境要求高，隨著計算機網絡的普及，應充分利用這一平臺，將個人檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在單位內部局域網上建立平臺，形成資源共享。

4、提高信息化水平和研究水平，綜合思考全方位掌握。人事檔案管理工作是一項信息科技含量較高的工作，要不斷提高人事管理的信息化水平，要將人事檔案的相關材料及時錄入電腦系統，同時注重挖掘和使用各種系統分析軟件，對人事檔案中的各個要素進行全面準確的分析。同時加快人事檔案科學化、現代化進程。隨著時代的發展，檔案材料越積越多，傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。

6 結語

人事檔案管理雖然是對資料收集、整理的過程，但其檔案里的信息卻是關于人事方面的。人事檔案中的人員信息管理對人員的考核、人員調配以及對人員的具體管理都起到一定的指導意義。所以單位人力資管理部門要科學有效地用好人事檔案，同時單位也要加大對人事檔案管理工作的重視程度，為人力資源管理和分配做好充分的準備，最終使人事檔案的管理工作更加完善，更加適合單位的發展。

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