人事檔案管理改革若干問題的思考

趙驚濤?何珊

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理中的基礎環節，對我國人事管理和經濟社會發展起著舉足輕重的作用，但是隨著改革開放的不斷深化和市場經濟體制的日趨完善，人事檔案管理與社會人事管理需求日漸脫節，改革人事檔案管理工作已成為人力資源管理者日漸關注的焦點。本文通過分析我國人事檔案管理現狀，剖析當前人事檔案管理中存在的問題并提出針對性的改革措施，為我國人事檔案管理工作指明方向。

關鍵字：人事檔案；檔案管理；改革

人事檔案為人事管理工作提供著重要數據和信息支持，是重要的人事管理工具。加強人事檔案管理工作，以人事管理工作需求為導向對人事檔案管理工作進行改革，有利于人事檔案在人事管理中發揮更大更積極的作用，為人才強國戰略的實現創造有利條件。

1 我國人事檔案管理工作現狀

當前，我國人事檔案管理工作實行嚴格的法制化管理，由《憲法》、《檔案法》等相應的法律法規、規范條例對人事檔案管理工作中的各個環節進行規范。隨著改革開放的縱深推進和市場經濟體制的建立完善，干部領導職務終身制被廢除，企業職工檔案管理和流動人員人事檔案管理被納入到人事檔案管理工作中，傳統人事檔案管理方式已日漸無法滿足現代社會需求，繼續沿用黨政機關管理干部人事檔案的傳統模式引發諸多問題。企業職工檔案、流動人員檔案和干部檔案分別由勞動部門、人事部門和組織部門進行管理，現行人事檔案管理制度下的人事檔案管理部門存在功能交叉、職權不明的問題，多頭管理極易引發紛爭。對于不同的組織來說，人事檔案的重要性也有很大差異，對于國家黨政機關和企事業單位而言，人事檔案在干部任免、提拔中有著至關重要的作用，而在私營企業中有70%并不關心員工的人事檔案，但不可否認的是人事檔案在人力資源管理工作中是必不可少的。

2 我國人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理權歸屬不明確

我國人事檔案管理實行集中統一、分級負責的管理制度，相關規定中指出凡不具備人事檔案保管條件的或者干部檔案數量在50卷以下的單位的人事檔案由其上一級主管部門進行管理，但在現實操作中較難實現，許多資格線以下的企事業單位都自設管理部門保管單位人事檔案。除此以外，一些勞務、職業中介機構等非黨政組織部門擅自接收代管流動人員人事檔案，但是其本身并不具有人事檔案管理資格，違反了相關法律法規，企業制度改革產生的一大批非公有制單位是否具有合法的人事檔案管理權限，在現有法律條文中也未能做出明確的界定。

2.人、檔分離現象普遍

根據國家人事部門調查發現，全國各級人才流動中心代為保存管理的330萬份人事檔案中有60多萬份檔案存在人、檔分離問題。有的人認為檔案沒有用處，不重視檔案；有的人因為工作忙碌無暇顧及檔案；還有的人因為出國留學、下海經商等原因離開原單位，但因雙方未能協商一致而選擇棄檔。棄檔、死檔問題已成為一種大規模的社會問題，大量無人認領的檔案占據著大量的社會資源，造成資源的浪費，同時因為疏于管理導致斷檔，人事檔案不能全面的反應人才信息，為人事管理工作帶來了不便。

3.檔案內容涵蓋不全面

目前，人事檔案依然是側重于記載過去的情況，陳舊的內容難以客觀反應人才即使情況，無法動態反應人才素質信息變化情況，對干部提拔、任用考察工作沒有多少借鑒價值。因為建檔部門過于謹慎，人事檔案材料中所包含的空話套話居多，模式化、缺乏個性的內容表述難以鮮明展現檔案主體的特征，能夠反應個人信用情況、科技學術成果等與市場經濟密切相關的內容更是少之又少。此外，人事檔案材料內容虛假問題也較為突出，年齡、履歷等信息的篡改嚴重損害了檔案內容的真實性。

4.網絡化管理水平相對滯后

隨著信息化步伐的不斷加快，人事檔案的電子化管理已經成為一種大趨勢，但是我國多數用人單位在人事檔案管理上還停留在手工操作的紙質檔案階段，紙質化的檔案管理模式嚴重制約了人事檔案管理的工作效率，不利于人事檔案信息資源共享，增加了人事檔案管理成本。檔案材料對建檔對象的不公開，本人無權查閱了解個人檔案記載內容也使當事人在人事檔案建立方面失去了維護個人聲譽和信用的機會。

3 我國人事檔案管理改革方向

1.創新人事檔案管理體制

受計劃經濟體制的長久影響，人事檔案歸屬單位、部門所有的思想蒂固根深，但隨著市場經濟體制的到來，人的屬性已從單位人向社會人轉變，人才的流動性成為社會和個人發展的必然要求。實現人事檔案的社會化管理，將檔案關系與勞動關系相剝離，有利于人才的自由流動和全面發展，從而促進人力資源的最優配置。

2.實施人事檔案的個性化管理

人事檔案是反應個人基本情況的歷史記錄，具有憑證依據作用。人事檔案在內容方面必須具備真實性和完整性，只有真實、客觀、全面的反映人事檔案主體的基本情況才能有效的開展人事管理工作。在保證人事檔案真實性、完整性基礎上實施個性化管理，通過增加反映個人綜合能力、業務素質的實際材料可以體現不同人事檔案主體的特點和個性，為用人單位選拔適用人才提供更可靠的資料，提高人事檔案的適用效能。

3.提高人事檔案信息化水平

人事檔案管理的信息化有利于提高人力資源管理的工作效率，能有效避免死檔、棄檔問題的發生。通過大力提升人事檔案的信息化水平，深入挖掘人事檔案信息資源，將分散于不同地區、不同單位的人事檔案宗卷進行數字化存儲，利用網絡實現互聯互通，為人事檔案資源的社會共享提供便捷途徑，極大的提升了人事檔案的使用價值，實現了人力資源的高效管理。

4.加大人事檔案管理人才隊伍建設

人事檔案管理工作終究需要靠人事管理工作者來實現，要實現人事檔案管理改革，就必須要有一只思想堅定、作風過硬、業務能力較強的人事檔案工作隊伍。人事檔案管理工作者必須要有吃苦耐勞的精神，要有較強的服務意識，更重要的是具備較強的業務能力，了解人事檔案管理相關的政策法規，熟練掌握人事檔案現代化管理方法和科技操作技術，才能夠實現人事檔案的有效管理，使人事檔案真正服務于人力資源管理工作。

參考文獻

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