優化事業單位檔案管理措施的幾點思考

張桂琴

摘 要：檔案資料的管理工作是整個事業單位穩定、健康運行的有效保證，做好檔案管理對每個企事業單位都有十分重要的作用。如何把檔案管理工作做好，這是企事業單位都面臨的一個問題。它不僅需要有極大的耐心和毅力，還需要有一定的專業性和技術性。本文結合我國事業單位的實際，對自身多年的工作經驗進行總結，指出我國事業單位檔案管理中存在的一些問題，并對優化事業單位檔案管理提出幾點建議。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；措施；管理制度

檔案管理是對檔案的實體和檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統計并提供利用服務的活動總稱，也是國家檔案在事業單位的最直接的體現。事業單位的檔案包含許多方面的內容。這些內容是選拔人才、工作考核和其他工作的標準和參考。近年來，隨著網絡信息的發展，檔案管理出現綜合性、動態性與多元性的特征。同時，檔案管理也出現了一些問題，怎樣使檔案管理模式達到最優，我們將在本文進行探討。

1 事業單位管理現狀及存在的問題

（一）事業單位檔案管理基礎的業務比較薄弱

檔案管理目前越來越受到事業單位各部門的重視。但是，由于資金的缺乏和觀念的落后，事業單位檔案管理的基礎業務相對薄弱。首先從檔案管理人員的業務水平來說，事業單位的檔案管理人員業務水平普遍不高。其次，從檔案管理的專業性上來說，部分事業單位的檔案管理者并不是專業人員，對檔案管理知之甚少，影響檔案管理工作的優化。例如檔案的整理和歸類都存在一些問題，不按檔案分類的標準去進行。對于檔案的存放和銷毀缺乏檔案鑒定標準，隨意存放和銷毀檔案。最后，檔案管理人員的觀念落后。主要體現在：一是事業單位檔案部門對館（室）藏檔案的內容、館藏檔案的類別以及查檔的路徑、方法宣傳的少，保守封閉，市場觀念淡薄；二是檔案管理人員觀念陳舊，常常把檔案機密與檔案的開放與開發利用對立起來，“保密保險”、“利用危險”的思想仍然存在。因此，這在很大程度上影響了檔案的開發與利用工作。

（二）事業單位檔案管理設施不完善

檔案存放的硬件條件決定檔案的完好程度。事業單位對檔案管理的一個薄弱環節就是基礎設施落后。首先，有些單位沒有專門的檔案室，一般都是把檔案與其他物品堆放在一處，更有甚者在庫房里堆放易燃易爆的物品。其次，有檔案室的，檔案室的檔案存放條件很差，沒有良好的通風條件，致使檔案受潮等。最后，在信息技術發達的當今社會，需要建立電子檔案與紙質檔案的對接實現現代化的檔案管理，但是由于條件的限制，有些事業單位的現代檔案保護設施以及實現檔案電子信息化的設備不完善。

（三）檔案管理制度不完善

檔案管理制度不完善是導致檔案管理存在問題的一個重要原因。首先，沒有一個完善的檔案用人選拔制度。檔案管理有時候被認為是不重要的。因而檔案管理沒有完整的用人選拔制度，這是導致檔案管理人員水平低下的一個主要原因。其次，對于國家頒布的《檔案法》和《檔案管理辦法》不重視，沒有建立相關的管理制度，因而出現檔案管理工作制度的缺失。最后，對于檔案管理所規定的一些制度，執行力度不夠，常常使制度流于形式。

2 優化事業單位檔案管理的措施

（一）提升事業單位檔案管理人員綜合素質

檔案管理是一項專業性較強的工作，對于事業單位的發展來說，需要一支專業水平高、職業道德良好的檔案管理隊伍，才能確保檔案管理工作的順利開展。首先，要加強管理人員的職業培訓，這里所說的檔案管理人員的培訓主要包括崗前培訓和工作中的定期培訓。崗前培訓是通過對管理人員的培訓使他們能夠更好地熟悉和處理相關管理工作。而定期培訓的方法則使檔案管理人員的自身綜合素質更強，培養他們的責任感和職業道德修養，不斷更新和優化他們的知識鏈結構，使檔案管理人員更加優秀。崗前培訓和定期培訓主要包括的內容有兩個部分；一、要加強其專業領域方面的培訓，結合事業單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結合。例如：案的管理人員來講，應具備專業的檔案管理水平，同時具備一些人員管理及相關能力，熟練的電腦操作能力，熟練掌握我國的方針政策；二、要培養管理人員熱愛工作的良好心態，改變他們當一天和尚敲一天鐘的工作心態，把激勵機制運用到檔案管理工作制度中，通過物質和精神的激勵，提高他們的工作熱情和積極性，使他們善于總結，不斷奮進，用科學嚴謹的態度與飽滿的熱情投入工作。

（二）改善檔案管理設施條件

目前，由于很多事業單位都對檔案管理工作重視不夠，資金不寬裕，直接導致了事業單位檔案管理部門的基礎設施比較落后。因此，加強對檔案管理的重視，加大事業單位對檔案室管理設備設施的投入，改善檔案室的設施設備條件，提高事業單位的檔案管理水平，逐步實現檔案現代化管理是當急之急。首先，事業單位應該重視獨立的檔案管理室的建設。這不僅有利于檔案工作的管理，更是可以推進有效的保存檔案資料。其次，要引進檔案管理的電子設備，建立電子檔案與紙質檔案的對接，這對于檔案信息的錄入、儲存、利用等工作是非常重要的。

（三）完善事業單位檔案管理制度

健全合理的檔案管理制度是優化檔案管理的重要措施之一，主要包括以下四點。首先，建立合理科學的事業單位檔案管理用人制度。首先從專業水平方面來說，要制定一套檔案管理人員選拔制度。選拔制度應重點體現專業性，只有把專業水平放在第一位，才能夠使檔案管理工作更好的進行。其次，從獎勵懲罰制度來說，要制定一套賞罰分明的檔案管理制度，這種賞罰制度不僅針對員工，而且針對領導。這樣就可以形成制度約束的雙向性，使員工和領導之間相互監督和相互引導。最后，建立物質激勵和精神激勵相結合的激勵制度，以精神激勵鼓舞檔案管理工作者的工作熱情，以物質激勵推動檔案管理工作者的工作效率，從而實現檔案管理工作的優化。第二，建立簡明實用的檔案管理制度。檔案管理制度針對的是檔案管理這項工作，不是搞學術、寫文章，不需要制定復雜的、難以實現的制度讓人們去執行。只有簡單實用的制度，才能夠更好的發揮檔案管理制度的指導和規范作用。第三，堅持制度的嚴肅性。檔案部門是檔案管理制度的制定部門，同時又是規章制度的執行部門。這就要求在規章制度的執行過程中，不管是領導還是員工都應該以制度為行事的標準，做到賞罰分明，充分體現制度的權威性和嚴明性。

參考文獻

[1] 高培軍. 新時期事業單位檔案管理工作的思考[J]. 青春歲月. 2012（23）

[2] 楊翠蓉. 針對新形勢下事業單位檔案管理的幾點思考[J]. 檔案天地. 2012（10）

[3] 董輝. 關于事業單位檔案管理創新的思考[J]. 科協論壇（下半月）. 2012（04）