淺談如何做好醫院基建項目檔案管理

諸淑培

摘 要：醫院基建項目檔案醫院總體發展規劃的重要組成部分。做好醫院基本建設檔案的管理，充分發揮項目檔案在工程建設、生產運營、工程維護和改建擴建中的重要作用，如何及時、有效、完整、系統的做好基建項目檔案的收集整理工作，迅速為利用者提供服務，是現代檔案管理工作人員的重要職責。

關鍵詞：醫院；基建項目檔案；管理

醫院基建項目檔案是醫院檔案的重要組成部分，是反映醫院基本建設項目進程和醫院歷史變遷的重要記錄。近些年來，國家、地方對醫院建設的投入不斷加大，許多綜合性醫院門診量、住院人數不斷增加，原有的病區規劃不能滿足現有需求，從而制約了醫院的長遠發展。因此，無論是在原址基礎上進行改擴建，或者選新址重建，基建檔案管理的重要性愈發凸顯，基建檔案管理的好壞，直接關系到醫院整體建設的發展速度、成本投入，甚至建筑物質量安全。如何及時、有效、完整、系統的做好基建項目檔案的收集整理工作，迅速為利用者提供服務，是現代檔案管理工作人員的重要職責。

1 醫院基建項目檔案管理存在的問題

醫院的建設規模不斷擴大，但是對于基建項目檔案的管理仍然存在不少的問題。

1、基建項目檔案管理重視度不夠，相關規章制度或缺乏、或陳舊。許多醫院早期對于基建檔案的管理與文書檔案的管理一樣，未進行區分。領導對于基建檔案管理的重視度不高，造成基建檔案資料保管缺失、分類不統一，不便于后期的查詢、利用。沒有指定專門的基建檔案管理制度，或者制度過時、陳舊，已經不適用于現代基建項目檔案管理，未針對本院的實際情況制定符合本單位發展建設規劃的基建項目檔案分類方案。

2、基建檔案管理人員專業知識薄弱，缺少培訓。一個檔案管理員同時負責文書、基建檔案的情況在不少單位都存在，文書檔案管理員參加的固定培訓基本都是針對文書檔案管理的內容，不涉及基建檔案管理。對于不少文書檔案管理員來講，基建項目檔案管理的概念為零，認為按照文書檔案管理即可，對基建項目從立項到竣工的各階段內容不熟知，專業知識薄弱，造成基建檔案收集不完整，查閱不方便、重要圖紙丟失等情況，不利于醫院未來發展建設的需求。

3、基建項目資料存放不統一，資料分散。基建項目竣工后，根據項目的實際情況，所有項目資料應由基建資料室收集、整理后移交醫院檔案室統一保管。但有的醫院基建科不設專門的基建資料室與資料員，項目施工方對于基建資料的收集、整理重視度不高，造成基建項目資料存放不統一，分散的情況。

4、科室分工不明確，檔案交接混亂。個別醫院早期不設基建科，或者由院辦公室同時承擔基建建設管理，造成科室分工不明確。同時由于基建項目資料分散，檔案交接過程混亂，甚至個別人員自己保管重要的基建資料，不明確檔案的歸檔重要性。

5、基建項目檔案管理信息化程度低下，甚至沒有。傳統的文書檔案管理軟件不一定不包含基建項目檔案內容，即使含有基建項目檔案管理板塊，也不一定適用于不同單位。個別單位還在使用傳統的Office軟件錄入基建項目檔案信息，不便于后期的檔案再利用。

2 如何做好醫院基建項目檔案管理工作

1、提高意識，加強對基建項目檔案管理重要性的認識。

要想做好基建項目檔案管理工作，首先醫院領導要高度重視，醫院成立基建項目領導小組，基建科下設基建資料室，指定專人負責基建項目資料的收集、整理工作。醫院工程項目資料由醫院檔案室統一存檔管理，需要向醫院有關部門報送的檔案，由醫院檔案室統一報送，資產管理（維修）單位需要利用工程項目資料，可以向醫院檔案室申領副本或復制。建設、勘察、設計、施工、監理等參建單位都應將工程項目資料的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍，各單位應指定專（兼）職檔案管理人員負責工程項目資料的收集整理工作。檔案管理部門負責監督、檢查、指導有關工作，做好對參建單位檔案工作的日常業務跟蹤和業務培訓，并負責驗收和接收歸檔工程項目資料。醫院在工程招標及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，應對工程項目資料的套數、質量、費用、移交時間和整理要求等項內容，設專門條款加以明確。

2、做好工程項目資料的收集整理工作

2.1工程項目建設過程中，主辦單位、施工單位、勘察設計單位、工程監理單位、工程質量監察部門，應在各自的職責范圍內搞好建設項目資料的形成、積累、整理、立卷、歸檔和保管工作。屬于醫院歸檔范圍內的工程項目資料，有關單位應按規定及時整理，經項目部工程部門和醫院運營部門審核通過后，移交醫院檔案室。

2.2工程項目實行總承包的，各分包單位負責收集、整理所承包工程的項目資料，交總承包單位匯總、整理。竣工時由總承包單位向主辦單位提交完整、準確的項目資料。

2.3工程項目由幾個單位分包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的項目資料，交建設單位匯總、整理，或由建設單位委托一個承包單位匯總、整理。

2.4項目前期可行性研究、設計基礎資料、工程管理文件及設計單位等提交的設計文件、工程圖紙、圖表等資料，建設單位有關部門要在接收后的一個月內向檔案室移交一套，以保證項目資料的完整。

2.5凡引進設備和技術的建設項目，要做好有關技術資料的收集、整理工作，有關技術資料均應交由檔案室統一管理。設備的開箱驗收必須有建設單位檔案人員參加，項目資料原件由項目部登記后向醫院檔案室歸檔。

2.6醫院的工程建設項目均要執行項目資料歸檔質量保證金管理辦法。項目資料歸檔質量保證金與安全保證金一并由醫院財務科按合同金額的3%預留，待項目資料移交驗收合格，專職檔案管理人員簽字后，由財務部門配合落實，按醫院《工程管理辦法》的有關規定返還保證金。

3、明確歸檔范圍和質量要求

根據《重大建設項目檔案驗收辦法》（國家檔案局2006年頒布）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T/28）和醫院的有關規章、標準的規定，結合醫院實際，制定基建項目檔案歸檔細則，明確歸檔范圍和質量要求。歸檔的文件資料必須完整、準確、系統，保障生產（使用）、管理、維護和改擴建的需要。工程項目資料的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

4、做好基建項目工程立卷工作

立卷應遵循工程項目資料的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。一個建設工程由多個單位工程組成時，工程項目資料應按單位工程組卷。勘察、設計、施工單位在收齊工程項目資料并整理立卷后，建設單位、監理單位應根據檔案管理機構的要求對檔案文件完整、準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。專業檔案員根據項目內容進行分類，管理性材料排在整個項目首卷，其余材料按照文件性質分別組卷。圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。

5、做好基建項目檔案資源的開發利用

檔案管理的真正目的是為了檔案的合理利用，充分發揮其應有的使用價值。隨著醫院現代化發展的腳步越來越快，檔案管理者要不斷與時俱進，更新觀念，加大檔案資源的開發利用，提高檔案管理信息化水平，提高檔案工作效率。

醫院基建項目檔案管理水平的好快，直接關系醫院整體建設發展規劃和管理，是醫院總體發展規劃的重要組成部分。做好醫院基本建設檔案的管理，充分發揮項目檔案在工程建設、生產運營、工程維護和改建擴建中的重要作用，為醫院的發展建設做鋪路石，是每位基建檔案管理人員的共識。與此同時，在提升意識的基礎上，基建項目檔案管理員也要加強自身建設，不斷提升專業知識和素養，滿足醫院對專業人才的需求，做到精益求精。