淺談基層行政事業單位檔案管理

摘 要：本文對基層行政事業單位檔案管理工作的現狀進行了分析，并針對其中存在的問題提出一些建議，最后對檔案管理工作的現代化進行了展望。

關鍵詞：基層行政事業單位；檔案管理

在我國經濟社會不斷發展的今天，檔案管理為保證基層行政事業單位高效、協調、有序運行發揮了重要作用，但是當前基層行政事業單位檔案管理也存在著一些問題，這影響了檔案管理為經濟和社會服務功能的發揮。在新的歷史條件下，基層行政事業單位檔案管理工作必須緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求。

1 基層行政事業單位檔案管理工作的現狀

1、對檔案管理工作重視不夠

個別基層行政事業單位領導對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案意識淡薄，經費投入不足，未能對檔案管理工作所需的人、財、物及檔案整理歸檔時間給予充分的保證。

雖然各部門把檔案管理工作列入年度工作計劃，也有專人負責，但真正把檔案管理工作作為各部門中心工作來抓的還是少數。檔案管理工作在基層行政事業單位只是作為輔助性部門工作，不易受到各方面的重視，對檔案管理工作的重要性缺乏正確認識，不能充分認識到檔案管理工作的意義和作用，不了解檔案管理工作中存在的困難與問題，對檔案管理工作的重視不夠，認識不足，缺乏有力的領導。由于基層領導不夠重視，檔案建設經費往往得不到保證，直接制約著檔案管理事業的發展。當前一些基層單位檔案室存在著計算機數量少、檔次低、運行慢等問題，要實現自動監控、網絡建設、檔案數字化等現代化技術還很困難。

2、檔案管理工作不規范

就目前情況來看，規范化、標準化在基層行政事業單位檔案管理實施中還存在著一些問題。文件的登記、立卷、鑒定、編研、保管等都不夠標準化，這集中表現在分類和著錄上沒有按國家標準《中國檔案分類法》、《檔案著錄規則》進行分類和編目。有的基層單位甚至隨心所欲地進行分類和編目，缺乏對規范化、標準化的正確認識。

少數基層行政事業單位檔案室變成了雜物室，設備老化，有的檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

3、檔案管理人員業務素質相對薄弱

檔案管理工作是一項政策性與專業性很強的工作，檔案管理人員要有較好的業務素質，才能勝任檔案管理工作。檔案管理人員因業務不精，導致對歸檔文件的整理、分類、保管期限劃分等問題不夠明確；檔案不按時立卷歸檔、未及時移交綜合檔案室等情況也時有發生。同時個別檔案管理人員對檔案管理工作的重要性和責任性認識還不夠，存在應付了事思想，對各科室需及時整理歸檔的檔案資料缺乏有效監督指導。

2 對基層行政事業單位檔案管理工作的幾點建議

1、提高單位領導對檔案管理工作的重視度

只有單位領導重視和支持檔案管理工作，把其作為各部門中心工作來抓，才能保證檔案管理工作過程中所需人、財、物及整理歸檔時間，才能保證檔案管理工作的現代化進程。對此縣委、縣政府要提高對檔案管理工作的重視度，首先從自身做起，同時要求各級各部門領導干部提高思想認識，積極作好本單位檔案管理工作的規范化、現代化。各部門檔案工作人員也要積極主動向單位領導宣傳檔案管理工作的重要意義，爭取領導在檔案管理工作軟、硬件方面給予有力支持。

2、提高檔案管理工作的規范化、標準化

要提高檔案管理工作的規范化、標準化。首先要建立科學、合理的檔案管理工作的規章制度。規章制度必須簡明實用，符合本單位特點和檔案管理實際，具有可操作性，且規章制度的約束具有雙向性，既約束領導又約束職工。其次做好案卷的全面普查工作，對一些沒有實現標準化的庫房進行徹底清理，去糟取精，從登記、分類、著錄、組織目錄到編研，都按檔案標準進行整理，重新組合案卷，統一分類號，實現案卷規范化、標準化，保證準確檢索。同時，清理銷毀一批陳舊過時檔案，以保證庫存檔案質量。最后要加強檔案的保密工作。不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。

3、提高檔案管理人員的整體素質

檔案管理首先是人的管理，只有提高檔案管理人員的整體素質，才能規范、合理的對檔案進行管理。在現代社會中，檔案管理人員承擔著檔案的信息化、網絡化、數字化的重要角色，檔案管理工作質量的好壞與檔案管理人員的素質息息相關。不全面提升檔案管理人員的整體素質，檔案管理工作水平的提高只是一句空話。

要避免只強調學習與應用計算機，而忽略對檔案管理人員專業知識的提高。學習和掌握計算機知識是任何一個高素質檔案管理人員必備的一種基本素質，然而一個高素質檔案管理人員還應首先具備全面系統的專業知識，否則就根本不可能用計算機來提高檔案管理工作的水平。同時，高素質的檔案管理人員整體素質還包括政治素質和綜合素質，這兩方面也不可偏廢。

3 基層行政事業單位檔案管理工作的現代化展望

實現檔案管理的現代化是基層行政事業單位檔案管理工作服務制度改革與發展的需要，也是適應當前社會對檔案信息日益增強的客觀需求。

要提高檔案管理工作的效率和質量，最大限度提高的檔案利用效率，必須把先進的科技手段應用于檔案管理，達到提高工作效率與延長檔案壽命的目的。首先各級行政事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性、準確性。其次，要對檔案實行計算機輔助管理。利用計算機、掃描儀等設備和技術，將檔案資料輸入計算機中，然后通過相應的技術處理，將文字、圖片、音像等資料轉變為數據資料，實現檔案管理的紙質化與數據化并存。最后，要充分利用計算機網絡技術進行檔案管理的創新，通過網絡將不屬于保密范疇的檔案信息進行社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息檢索服務，實現檔案信息資源的有效共享。

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作者簡介

朱婧（1988-），女，湖北丹江口市，湖北省十堰市丹江口市農村公路管理局，研究方向：檔案管理。