用友U872總賬系統常見問題解析

摘要：文章根據筆者講授用友U872會計軟件的經驗，逐一分析總賬系統使用過程中存在的主要問題，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：用友U872 總賬系統 問題 解析

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）16-0097-03

前，國內多數高校均以用友U872軟件作為會計軟件應用實驗課程的教學軟件。該財務軟件的核心模塊為總賬系統。由于該軟件具有一定的復雜性，在實驗教學中不可避免地存在一些疑難問題，筆者將對總賬系統使用過程中存在的主要問題進行解析。

一、系統管理和基礎設置

系統的基礎設置是首次使用財務軟件時必須要執行的程序，其本質是將通用系統轉化為專用系統的過程，在系統管理和基礎設置環節，常見問題主要有：

（一）在“企業應用平臺”中進行“基礎設置”時，界面顯示為空，無法錄入部門、人員等基礎檔案信息

原因：建立賬套時，系統管理員未啟用總賬系統。賬套一旦建好，系統管理員則無法直接修改賬套。

解決對策：（1）以“賬套主管”的身份進入“企業應用平臺”，在[基礎信息]-[基礎檔案]-[系統啟用]中選擇啟用總賬系統。（2）“賬套主管”點擊[系統管理]-[修改賬套]，對相應賬套進行修改，勾選啟用總賬系統選項即可。

分析：啟用總賬系統屬于“修改賬套”的操作，系統管理員只有建立賬套的權限，賬套主管具有修改賬套的權限。

（二）在設置會計科目中，無法直接修改具有二級明細科目的一級會計科目

原因：修改或刪除會計科目應遵循“自下而上”的原則，即先刪除或者修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。

解決對策：執行[基礎設置]-[基礎檔案]-[財務]-[會計科目]命令，通過“修改”或者“刪除”功能完成相應操作。

分析：修改或刪除已經輸入余額的會計科目，必須先刪除本級及下級科目的期初余額（改為0），才能修改或刪除該科目。

（三）在設置“項目目錄”中，增加存貨核算項目目錄時，可選核算科目為空

原因：設置會計科目時，未設置“庫存商品”“主營業務收入”“主營業務成本”科目輔助核算屬性。

解決對策：執行[基礎設置]-[基礎檔案]-[財務]-[會計科目]命令，增加“庫存商品”“主營業務收入”“主營業務成本”科目項目核算的輔助核算屬性。

分析：存貨核算科目需進行項目核算。

二、總賬系統初始化

（一）執行[財務會計]-[總賬]-[設置]-[期初余額]命令，進入“期初余額錄入”窗口，錄入往來科目期初余額，點擊個人時無法參照個人信息

原因：錄入[基礎檔案]-[人員檔案]信息時，沒有對相關人員“是否業務員”的復選框進行勾選。

解決對策：執行[基礎設置]-[基礎檔案]-[機構人員]-[人員檔案]命令，進入“人員檔案”窗口，對相關人員“是否業務員”的復選框進行勾選，勾選后系統自動為相關人員指定對應的業務部門。返回“期初余額錄入”窗口，即可進行往來科目期初余額的個人參照錄入。

分析：各項往來業務的信息記錄需詳細至個人。

（二）期初余額對賬不平

原因：期初余額對賬不平的主要原因是往來輔助核算科目期初余額未錄入或者錄入錯誤。

解決對策：根據系統對賬結果提示，執行[財務會計]-[總賬]-[設置]-[期初余額]命令，對所有往來科目執行[輔助期初余額]-[往來明細]-[期初往來明細]錄入命令，核對是否存在漏錄或者錯錄情況。核對完畢，返回“對賬”窗口，執行“期初對賬”命令即可。

分析：期初往來余額需在往來明細中進行記錄和跟蹤。

三、日常業務處理

（一）在月末無法對月末之前的經濟業務進行制單處理

原因：在總賬控制參數設置中，設置了“制單序時控制”，因為必須序時制單。

解決對策：以“賬套主管”的身份執行[財務會計]-[總賬]-[設置]-[選項]命令，取消勾選“制單序時控制”復選框，點擊“確定”即可。

分析：取消制單序時控制后，制單可不受先后時間控制。

（二）對應收應付業務進行制單時，系統提示應收應付系統受控，無法制單

原因：在總賬控制參數設置中，設置了“不可使用其他系統受控科目”。

解決對策：以“賬套主管”的身份執行[財務會計]-[總賬]-[設置]-[選項]命令，勾選“可以使用其他系統受控科目”復選框，點擊“確定”即可。

分析：在用友U872中，如果只啟用總賬系統，未啟用其他系統，為便于使用者處理各項業務，則在總賬控制參數設置中，應設置可使用其他系統受控科目。

（三）對產生現金流量的業務進行制單時，無法錄入現金流量信息

原因：（1）操作人員無現金流量錄入的權限；（2）未將“現金”“銀行存款”的明細科目、“其他貨幣資金”的明細科目指定為現金流量科目。

解決對策：（1）以“系統管理員”的身份登陸系統管理，執行“權限”命令，給相應人員賦予[總賬]-[憑證]-[憑證處理]-[現金流量錄入]的權限。（2）以“賬套主管”的身份執行[基礎設置]-[基礎檔案]-[財務]-[會計科目]命令，進入“會計科目”窗口，執行[編輯]-[指定科目]命令，選擇“現金”“銀行存款”的明細科目、“其他貨幣資金”的明細科目，點擊“確定”。

分析：無法錄入現金流量信息的原因一般有兩個，即給相應人員賦予現金流量錄入權限的操作由系統管理員完成，將相應科目指定為現金流量科目由賬套主管完成。

（四）對支票報銷業務進行制單時，系統無法彈出“支票登記”對話框

原因：（1）銀行存款科目未掛銀行賬輔助核算屬性。（2）設置結算方式時，未選擇票據管理。3.總賬系統參數設置中，未設置支票控制。

解決對策：（1）執行[基礎設置]-[基礎檔案]-[財務]-[會計科目]命令，為銀行存款科目增加銀行賬輔助核算屬性。（2）執行[基礎設置]-[基礎檔案]-[收付結算]-[結算方式]命令，打開“結算方式”對話框，勾選“是否票據管理”復選框，點擊“保存”。（3）執行[財務會計]-[總賬]-[設置]-[選項]命令，勾選“支票控制”復選框，點擊“確定”即可。（4）最后還可通過手工補錄的方法來登記支票信息。執行[出納]-[支票登記簿]手工錄入即可。

分析：若結算方式設置為“支票管理”且在總賬初始參數設置時選擇了“支票控制”，則在填制憑證時自動彈出“支票登記”對話框。

（五）對本期記賬憑證執行“出納簽字”命令時，彈出“出納簽字”查詢條件對話框，無法查詢到需要出納簽字的記賬憑證

原因：（1）出納無出納簽字權限；（2）現金和銀行存款科目未被指定為出納簽字科目。

解決對策：（1）以“系統管理員”的身份登陸系統管理，執行“權限”命令，進入“操作員權限”窗口，選中出納人員，點擊“修改”，給出納人員賦予[總賬]-[憑證]-[出納簽字]的權限，點擊“保存”。（2）以“賬套主管”的身份執行[基礎設置]-[基礎檔案]-[財務]-[會計科目]命令，進入“會計科目”窗口，執行[編輯]-[指定科目]命令，將現金指定為現金總賬科目，將銀行存款科目指定為銀行總賬科目，點擊“確定”。返回至[總賬]-[出納簽字]命令，雙擊某一需簽字的憑證，進入“出納簽字”窗口，點擊工具欄中“簽字”選項即可。

分析：出納簽字要有具有出納簽字權的人員進行。指定會計科目是指選定現金、銀行存款科目，供出納管理使用，所以在出納簽字、查詢現金，銀行存款日記賬前，必須指定現金、銀行存款總賬科目。如果在出納簽字之后發現記賬憑證錯誤，需要修改，則可以取消出納簽字。在“出納簽字”憑證窗口點擊工具欄中“取消”選項取消出納簽字，取消出納簽字只能由出納簽字本人進行。

（六）執行本期記賬憑證記賬命令時，無法記賬

原因：（1）期初余額試算不平衡；（2）上月未記賬，本月不能記賬；3.本期有未審核的記賬憑證，記賬范圍小于等于已審核范圍。

解決對策：（1）在“期初余額錄入”窗口，點擊“試算”選項，進行期初余額試算，若期初余額試算不平衡，則修改期初余額直至平衡為止。（2）對上月記賬憑證執行記賬命令，上月已記賬，本月才可記賬。（3）對未審核的憑證進行審核。以“賬套主管”身份執行[財務會計]-[總賬]-[憑證]-[審核憑證]命令，雙擊需要審核的憑證，點擊工具欄中“審核”選項，點擊“退出”，再次執行“記賬”命令。

分析：記賬功能可以是憑證記錄的數據生效，只能對已審核的憑證進行記賬。若記賬后發現憑證錯誤，可利用反記賬功能恢復到記賬前狀態，再取消審核記賬憑證，即可對憑證進行修改。反記賬步驟：執行[總賬]-[期末]-[對賬]命令進入“對賬”窗口，同時按Ctrl+H組合鍵，系統彈出“恢復記賬前狀態功能已被激活”信息提示框，此時在“總賬-憑證”菜單下顯示“恢復記賬前狀態”命令。

四、期末處理

（一）執行[總賬]-[期末]-[轉賬生成]命令，進入“轉賬生成”窗口，選擇“自定義轉賬”無法生成期末轉賬記賬憑證

原因：（1）在進行月末轉賬之前，未將本月所有的記賬憑證全部記賬。（2）期末轉賬定義設置錯誤。

解決對策：（1）以“賬套主管”的身份執行“記賬”命令，確認本月所有記賬憑證均已記賬。（2）執行[財務會計]-[總賬]-[期末]-[轉賬定義]命令，逐一核對“自定義轉賬設置”“對應結賬設置”“銷售成本結賬設置”“期間損益結轉設置”是否正確。

分析：結轉生成的憑證要審核、記賬，才能生效。由于轉賬憑證中定義的公式基本上取自賬簿，因此，在月末轉賬之前，必須將所有未記賬憑證全部記賬。對于一組具有取數關系的相關的轉賬分錄，必須按順序依次進行轉賬生成、審核、記賬，否則生成的轉賬憑證中的數據可能不正確。

（二）執行月末結轉命令，系統顯示未通過工作檢查，不可以結賬

原因：（1）本月還有未記賬憑證時，則本月不能結賬。（2）上月未結賬，則本月不能結賬。（3）總賬與明細賬對賬不符，不能結賬。（4）本月尚有未結轉為零的損益類一級科目。

解決對策：（1）以“賬套主管”的身份逐一核實上月是否結賬、本月是否還有未記賬憑證。（2）以“賬套主管”的身份作廢、刪除已生成的期間損益結轉憑證，并將所有自動轉賬憑證審核、記賬，然后重新生成期間損益結轉憑證，再審核、記賬。

分析：期末結賬業務之間具有一定的取數關系，因此必須按順序依次進行轉賬生成、審核、記賬，否則后續生成的期間損益結轉憑證數據將會出錯。期間損益結轉生成的憑證仍需審核、記賬，最后才能執行“對賬”“結賬”命令。如果結賬后發現本期業務需要調整，可以“賬套主管”的身份進入系統，通過“反結賬”命令取消本期的結賬。

五、報表管理

生成利潤表時，期間費用項目數據不正確。

原因：重復多次計提同一筆費用業務。包括：（1）期末計提短期借款利息轉賬生成憑證時，多次點擊“自定義轉賬”“是否結轉”選項，導致系統重復多次計提短期借款利息。（2）期末轉賬生成無形資產攤銷憑證時，多次點擊“自定義轉賬”“是否結轉”選項，導致系統重復多次生成相同記賬憑證。

解決對策：反結賬、反記賬、取消憑證審核、刪除損益結轉憑證、刪除重復計提的費用憑證、結轉損益生成憑證、審核、記賬、對賬、結賬，生成報表。

分析：期末計提相應費用時，操作員只需相應點擊一次“自定義轉賬”“是否結轉”選項即可，不可重復多次點擊。生成報表時，一旦發現本期業務處理錯誤，則需執行反結賬、反記賬、反審核即三反命令進行修改。

參考文獻：

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[2]王春梅.通用財務軟件總賬系統設置體系解析——以用友ERP-U8為例[J].商業會計，2014，（1）.

[3]王純杰.用友U872薪資管理系統常見問題解析[J].財會月刊，2014，（6）.

作者簡介：

詹亮，男，鄭州航空工業管理學院會計學院，助教；研究方向：財務管理。