事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化途徑初探

王永輝

摘 要：隨著經(jīng)濟發(fā)展的提速以及改革進程的不斷深化，我國事業(yè)單位在機構(gòu)精簡、行政體制和人事制度等方面改革的力度不斷加大，并取得了一定的成效，這個過程里事業(yè)單位實踐活動開展中所發(fā)生的檔案收集、歸檔以及變動等方面凸顯出了諸多問題。本文從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)闡述了檔案管理工作優(yōu)化的必要性，分析了當前檔案管理工作存在的諸多問題所在，并提出了事業(yè)單位檔案管理的工作優(yōu)化的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；優(yōu)化

1 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的必要性

機關(guān)檔案工作是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，我國的機關(guān)檔案管理工作是以機關(guān)檔案室為主要模式開展的。當前的機關(guān)檔案管理工作始建于上世紀50年代，主要是依據(jù)1983年頒布的《機關(guān)檔案管理工作條例》（以下簡稱《條例》）建立起來的。隨著我國國民經(jīng)濟、民主政治、社會文化快速發(fā)展，檔案事業(yè)也得到長足發(fā)展。但從現(xiàn)實來看，檔案管理水平還遠遠落后于經(jīng)濟發(fā)展水平，這是因為固有的管理方式自身存在著難以適應(yīng)時代發(fā)展的局限性，使檔案管理水平難以持續(xù)提高。事實也證明，時代快速發(fā)展的今天，《條例》在指導(dǎo)機關(guān)檔案工作方面已顯示出一定的局限性。當前，事業(yè)單位的改革在不斷深入進行，事業(yè)單位通過轉(zhuǎn)型、重組、重構(gòu)及轉(zhuǎn)制等獲得了新的發(fā)展。在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運行過程中，檔案管理發(fā)揮了巨大的作用。因此，進一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理對當前事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展具有重要意義。

2 當前事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

（1）檔案工作的重視程度不平衡

行政事業(yè)單位檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責(zé)抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷。

（2）檔案管理模式有待提高

多數(shù)單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個別單位檔案室設(shè)防意識不強，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

（3）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對薄弱

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)性技術(shù)性很強的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責(zé)任性認識還不夠，存在隨意應(yīng)付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，思想上存在著為難情緒。

（4）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

當前，我國的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備相對落后，檔案管理的硬件設(shè)備并沒有隨經(jīng)濟的增長而有及時的更新。事業(yè)單位不能充分發(fā)揮檔案的作用，且不談利用高科技設(shè)備進行檔案的科學(xué)化和規(guī)范化。既不重視信息資源的開發(fā)，也忽視對現(xiàn)代檔案資源的利用與管理，不善加利用當代的網(wǎng)絡(luò)與計算機技術(shù)。總之，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式和管理設(shè)備對檔案的信息保護作用甚微，收效甚小。

（5）檔案資源的開發(fā)利用工作不夠完善

許多事業(yè)單位只注重檔案的收集、整理、保管工作，認為只要保證檔案不破損、不丟失就算盡到了責(zé)任，而忽視了對檔案資源的開發(fā)利用。檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案部門應(yīng)該想方設(shè)法的開發(fā)利用這些資源，最大限度地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

3 優(yōu)化途徑探討

（1）加強人事檔案管理宣傳工作

提高人們對人事檔案管理整體，加快人事檔案管理制度改革的速度，首先就要結(jié)合人事檔案管理工作實際，通過各種途徑擴大對人事檔案管理重要性的宣傳工作。通過教育和宣傳工作的開展，使大眾清晰地認識到，在市場競爭日益激烈的大背景下，無論是區(qū)域之間還是企業(yè)之間的競爭，從根本上來說都是圍繞人才進行的競爭。

（2）促進事業(yè)單位檔案管理的深化發(fā)展

對于我國而言，現(xiàn)階段各類型事業(yè)單位均需要借助于規(guī)范的組織學(xué)習(xí)以及定期的思想宣傳方式強化有關(guān)單位內(nèi)部檔案管理的重要性認知。從這一角度上來說，要想在事業(yè)單位經(jīng)營管理過程當中落實檔案管理的重要地位，其前期在于構(gòu)建一支優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)團隊，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)團隊的引導(dǎo)及榜樣職能，以定期或是不定期的方式針對事業(yè)單位檔案管理工作的執(zhí)行情況進行嚴格的監(jiān)督與檢查。在此基礎(chǔ)之上，各類型事業(yè)單位還應(yīng)當結(jié)合自身經(jīng)營管理的實際情況，構(gòu)建一套與本單位經(jīng)營管理實際情況相結(jié)合的檔案管理工作考核達標機制，以事業(yè)單位檔案管理工作的落實程度作為考核達標機制的關(guān)鍵衡量指標，通過級別或是薪資升降的方式實現(xiàn)對整個檔案管理工作考核達標機制的動態(tài)化管理。更為關(guān)鍵的一點在于：事業(yè)單位還應(yīng)當依托于單位自身發(fā)展使勁，構(gòu)建有關(guān)檔案管理工作質(zhì)量的評價標準，通過評價標準的落實明確事業(yè)單位檔案管理在工作過程中存在的問題與應(yīng)采取應(yīng)對措施，從而規(guī)范檔案管理發(fā)展。

（3）事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當著眼于對檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提升

在知識經(jīng)濟時代發(fā)展進程不斷推進的背景作用之下，檔案管理工作人員作為檔案管理的工作主體，其自身素質(zhì)狀況直接關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量的高低，這對于事業(yè)單位檔案管理而言同樣如此。考慮到事業(yè)單位檔案管理工作有著較強的實踐性與專業(yè)性，若從事檔案管理作業(yè)的工作人員缺乏豐富的工作經(jīng)驗，勢必會導(dǎo)致檔案管理工作無法有效開展，事業(yè)單位有關(guān)檔案管理的收集與整合需求也就無法得到充分實現(xiàn)。從這一角度上來說，事業(yè)單位一方面需要強化對職業(yè)道德的完善，引導(dǎo)檔案管理工作人員明確與樹立科學(xué)化的職業(yè)道德基本觀念，一方面需要借助于對現(xiàn)代化信息技術(shù)的綜合應(yīng)用，重點關(guān)注對事業(yè)單位檔案管理工作人員文字駕馭能力以及綜合分析能力等專業(yè)水平的有效提升，通過對復(fù)合型事業(yè)單位檔案管理人才的培養(yǎng)確保現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作綜合需求能夠得到有效滿足。

（4）引進先進設(shè)備，加快其現(xiàn)代化進程

伴隨信息時代的來到，加快檔案管理的現(xiàn)代化刻不容緩，目前事業(yè)單位檔案管理引進計算機，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)越性，結(jié)合檔案管理和信息技術(shù)對檔案進行統(tǒng)一的管理。從而極大地提高檔案的利用水平與管理水平。同時，引進先進的管理方式，利用高科技加強管理效率與其現(xiàn)代化進程。

（5）提高檔案作為信息資源的服務(wù)能力

機關(guān)單位檔案管理工作不僅僅是對材料的保管，更加重要的是提高檔案服務(wù)能力。盡管機關(guān)檔案的服務(wù)能力是隱蔽的，看似無足輕重。實際上，檔案為機關(guān)各項工作提供利用所發(fā)揮的作用不可估量。而且政務(wù)公開的逐步推進，機關(guān)檔案管理部門要改變傳統(tǒng)工作模式，提高服務(wù)能力。機關(guān)可以建立檔案館網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)，要進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的高效使用。

4 結(jié)語

綜上，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，要想提高當前事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理水平，必須要增加檔案管理工作的重視程度，提高管理人員素質(zhì)，改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，不斷優(yōu)化檔案科學(xué)分類方法，由傳統(tǒng)檔案手工管理過向計算機管理以及數(shù)字化管理方向過渡，提高整體管理水平，從而促進事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。