人事檔案管理研究述評及趨勢展望

摘 要：現代社會公共信息管理中最重要的一項任務就是人事檔案管理，將人事檔案管理做好，對人力資源的發展來說起到非常重要的作用。目前我國人事檔案管理還存著許多問題，人們對人事檔案管理的認識還不全面，并且管理的方式較為單一。本文首先闡述了我國人事檔案管理的現狀，而后對人事檔案管理中存在的不足進行分析，并給出相應的優化對策，最后對人事檔案管理未來的發展做一個趨勢展望，以期對我國企事業單位人事管理水平的提高有所助益。

關鍵詞：人事檔案；社會公共信息；人事制度

1 人事檔案管理現狀

雖然歷經多年的發展，但是目前我國人事檔案管理中的檔案內容大都如出一轍，并且管理方式也一成不變，不能適應時代發展的需求，人事檔案管理的改革也不夠深入，因此我國人事檔案管理的發展十分緩慢。現階段我國實施人事檔案管理的機構缺少獨立性，通常是由正度統一管理和規劃，這就嚴重影響了我國人事管理工的效率和質量，不符合我國高速發展的社會需要。

2 人事檔案管理中的問題

（一）管理者的不重視

一些單位和企業的管理者對人事檔案管理工作極不重視，其將人事檔案管理看作是簡單的保管工作，只要檔案信息不遺失、不泄露，能夠應對檔案外調和查檔就是人事檔案管理工作的全部內容。因此，對于檔案管理工作的關注程度不夠，對人事檔案管理人員的關注度較少，對檔案管理辦公室的建設不上心，導致檔案室的建設不規范也不標準。有些單位和企業甚至沒有專門的檔案管理部門和工作人員，這就導致人事檔案管理工作在出現問題時，不能夠得到有效的解決，人事檔案管理的發展就變得十分緩慢。

（二）檔案管理人員綜合素質不高

因為管理者的不重視，所以人事檔案管理人員的專業技能和專業素質普遍不高，人事檔案管理人員的管理方式陳舊，管理水平較低。目前大多數人事檔案管理人員是兼職人員，人事檔案管理工作交接頻繁，并且一些單位和企業沒有對人事檔案管理人員進行專業的培訓，這就導致人事檔案管理人員對于檔案管理的重要性以及檔案管理要求都知之甚少，直接對人事檔案的安全性和完整性造成了影響。除此之外，正是因為人事檔案管理人員的業務能力較低，使得人事檔案管理工作得不到有效實施，檔案內容空洞、不細致，不能夠真實地反映出個人信息，并且也不按照規定來進行人事檔案的整理和歸檔，直接影響了人事檔案的質量。

（三）人檔分離情況嚴重

一些單位和企業將員工的人事檔案存放于人事代理機構，這就造成人檔分離的現象，并且這些單位和企業每年都會有大量的工資表、評審表表等資料需要歸檔，這部分資料應當由單位和企業的人力資源管理部門進行搜集后再交給人事代理機構，這個過程十分復雜且瑣碎，占用了人事檔案管理人員大量的時間，容易造成人事檔案管理工作效率和質量低下等情況。

（四）信息化化程度低

人事檔案管理工作的信息化程度不夠，雖然計算機技術應經廣泛運用到人事檔案管理之中，但是我國科學技術的發展日新月異，計算機技術也在不斷提高，很多先進的技術還沒能在人事檔案管理工作中得到充分的運用。

3 人事檔案管理的優化對策

（一）提升管理者對檔案管理工作的重視

管理者對人事檔案管理提高重視是實施人事檔案管理工作的前提。必須加大對人事檔案管理工作的經費投入，成立專門的人事檔案管理部門，管理者定期對人事檔案管理工作進行檢查和監督。除此之外，建立規范化的人事檔案管理辦公室，對檔案的整理、維護等預先準備充足的經費，條件較好的可以為人事檔案管理人員配備電腦、打印機等機器，確保人事檔案管理工作的效率和質量。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質

人事檔案管理工作是一項原則性較強的工作，人事檔案管理工人員的道德素質、生活作風及其業務水平都會對人事檔案管理工作造成影響。首先，人事檔案管理人員的政治素質亟待提升，人事檔案管理人員應當具有較高的政治責任心和紀律性；其次，要著重提升認識檔案管理人員的業務素質，要以一種無私奉獻的精神來開展人事檔案管理工作，嫻熟掌握人事檔案管理工作的方法和手段。

（三）注重人事檔案材料的收集工作

收集人事檔案資料是開展人事檔案管理的基本任務，每一個單位和企業每年都會產生大量培訓、考核、晉升等資料，為檔案收集工作帶來了一些困難。所以，人事檔案管理人員必須及時將這些資料進行收集，并且做好資料的交接工作，確保人事檔案管理部門能夠及時將檔案進行補充。

（四）建立人事檔案管理信息化體系

想要建立人事檔案管理信息化體系，首先需要配置現先進的信息化設備，這樣才能夠快速處理人事檔案中的各項信息，并且保存和錄入圖片等；其次，建成完善的人事檔案數據庫，人事檔案數據庫的建設必須嚴格按照國家的相關標準來進行，做到不同地區能夠資源共享，并且技術更新數據庫中的人事檔案信息。最后，強化人事檔案信息的保密性，提高人事檔案管理人員的責任心，并且及時備份人事檔案數據庫中的信息，防止信息的丟失和泄露。

4 對人事檔案管理發展趨勢的展望

（一）人事檔案管理的信息化發展

目前我國人事檔案的信息化管理還存在著許多問題，在未來必須將發展的重點放在信息化管理上，從檔案的收集、歸檔和備份等改變陳舊的紙質檔案管理模式，實施信息化管理，并在此基礎上找出問題，解決問題，構建全面的信息化人事檔案管理體系。人事檔案管理信息化水平不斷提高，是我國人事檔案管理發展的不懈追求。

（二）人事檔案管理的“三化”發展

“三化”即為現代化、標準化和規范化。現代化發展的核心方面即為建立人事檔案數據庫，不斷加強信息化；標準化主要體現在管理標準和操作標準的加強，逐漸形成完善的人事檔案管理標準化體系；規范化指的是改善人事檔案管理書寫不正確、裝訂有瑕疵等問題，這需要制定嚴格規章制度來實現。

5 結語

綜上所述，只有不斷地對人事檔案管理工作進行探索和改進，清楚地認識到人事檔案管理工作中存在的問題并找出有效的優化策略，才能夠推進人事檔案管理工作不斷的發展。

參考文獻

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作者簡介

邢瑛，新疆博州精河縣，本科，博州黨校，研究方向：檔案管理。