創(chuàng)新文書檔案管理工作的新形勢

王霞

改革開放以來，我國的經(jīng)濟水平發(fā)生了翻天覆地的變化，在經(jīng)濟全球化和政治民主化的影響下，人們對檔案服務(wù)的要求越來越高。手工管理的落后手段已無法解決當前檔案工作面臨的種種難題，因此，改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。

1 傳統(tǒng)文書檔案管理工作面臨新問題

新的發(fā)展形勢下，大部分國企、事業(yè)單位制度創(chuàng)新力度很大，大的制度建設(shè)有分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，而具體到檔案規(guī)制修編就很少有人問津，這嚴重地影響了檔案管理的科學(xué)化、法制化、規(guī)范化。

文書檔案管理工作基本上是幾十年一貫制，帶有明顯的黨政機關(guān)檔案管理的色彩。同時，實際工作中一直存在“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維方式，檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業(yè)務(wù)上，而忽視了對其他工作的滲透及體現(xiàn)現(xiàn)實價值的服務(wù)，使得檔案工作機制滯后于可持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境變化，文書檔案工作的價值大打折扣。工作手段落后，與高效便捷的時代要求不適應(yīng)。大多數(shù)單位的文書檔案部門往往是匆忙地配備上微機，進行電子文件接收保存，再脫網(wǎng)單機編目或提供檢索。這種被動、孤立的檔案信息化過程，充其量僅能使檔案成為信息化“孤島”，而無法成為基礎(chǔ)性、知識性的資源被便捷利用。人才隊伍素質(zhì)參差不齊，與豐富的人文需求不適應(yīng)。在顯性價值標準體系下，文書檔案部門往往成為機構(gòu)改革、機關(guān)精簡的對象，成為職稱評聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災(zāi)區(qū)”。這種與新環(huán)境、新技術(shù)、新要求背離的隊伍狀況，將會給檔案工作本身或單位的發(fā)展帶來無法彌補的損失。

2 創(chuàng)新文書檔案管理工作面臨新機遇

改革發(fā)展使文書檔案工作面臨新的人文環(huán)境。瞬息萬變的信息社會，對企事業(yè)單位信息的運轉(zhuǎn)效率提出了更高的要求； 國企及事業(yè)單位改革破題攻堅，伴有大量的深層次歷史問題，需要文書檔案工作提供佐證； 激烈的市場競爭，使得信息的收集、整理和利用比任何一個時期都更加重要，檔案部門理應(yīng)承擔(dān)起這些重任。信息化使文書檔案工作面臨新的技術(shù)環(huán)境。隨著國家信息化建設(shè)的逐步推進，各個企事業(yè)單位在局域網(wǎng)和遠程互動平臺建設(shè)以及產(chǎn)品資料的數(shù)據(jù)化生成、流轉(zhuǎn)、利用、共享等方面均取得了不同程度的進展。文書檔案管理部門作為企事業(yè)單位各種信息歸集、編研、提供利用的部門，其管理手段、存儲介質(zhì)等不可能游離其外，也不應(yīng)該落后于技術(shù)環(huán)境的發(fā)展。管理關(guān)系變化使文書檔案工作面臨新的組織環(huán)境。無論是企事業(yè)單位的戰(zhàn)略性重組還是單位內(nèi)部的適應(yīng)性改革，也無論是產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整還是業(yè)務(wù)鏈條的完善，其間必然有資源權(quán)屬的變化和相應(yīng)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。為了適應(yīng)這種情況，在文書檔案工作層面必須對原有的相關(guān)檔案資料進行分析、界定，在保持統(tǒng)一、齊全、完整的前提下，就檔案資料的分拆、移交和繼承作出相應(yīng)安排。

3 信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新

安全性、標準化、開放性隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)越來越不能適應(yīng)時代的要求，因此必須對檔案管理工作進行改革創(chuàng)新，以繼承和發(fā)展的創(chuàng)新思想，在繼承傳統(tǒng)檔案管理工作精華的基礎(chǔ)上，應(yīng)用信息技術(shù)發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理工作。

檔案管理工作環(huán)節(jié)的創(chuàng)新———實現(xiàn)信息化。檔案工作主要包括八個環(huán)節(jié)：收集、整理、分類、檢索、利用、統(tǒng)計、編研。檔案管理工作信息化，就是要把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案工作的八個環(huán)節(jié)中去，以提高檔案管理效率和服務(wù)水平。

收集———多種載體檔案?，F(xiàn)代科技的發(fā)展，使檔案的種類、數(shù)量越來越多，檔案的載體形式和記錄方式發(fā)生了較大的變化。計算機和多媒體技術(shù)的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，使紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案的比重和轉(zhuǎn)換逐步發(fā)生變化。無紙化辦公將使新概念文件、新形態(tài)載體和新積存方式的檔案信息應(yīng)運而生。越來越多的社會活動記錄不再采用傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，而是以縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式而存在，形成各種載體檔案共存的局面。加工（整理、分類）———建立與各種檔案發(fā)展相適應(yīng)的加工標準多種載體檔案的出現(xiàn)，與傳統(tǒng)檔案管理的保管方法、分類方式和傳輸方式截然不同。目前，針對這些新型檔案，我們的檔案管理理論、標準和方法雖然不斷改進，但仍無法完全滿足時代變革的需要，己經(jīng)滯后于檔案管理的實踐。利用（檢索、利用、統(tǒng)計、編研）———檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。實現(xiàn)檔案信息資源服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，是檔案信息化的重要標志，也是檔案數(shù)字化的最終目標。檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用，眾多的檔案信息不再是散布于各個檔案館的孤立個體，而是由相互連接的館藏構(gòu)成的、海量豐富的、交互共享的、便捷迅速的、安全屏保的檔案信息網(wǎng)絡(luò)中的一個環(huán)節(jié)。檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化將實現(xiàn)檔案領(lǐng)域的各種資源信息的人類共享。實現(xiàn)方式包括：網(wǎng)上閱覽———通過內(nèi)部主頁查閱文檔；電子閱覽室———根據(jù)辦公區(qū)域分布和服務(wù)半徑，設(shè)立若干電子閱覽室，用戶通過電子閱覽專用計算機可以得到所有相關(guān)領(lǐng)域的最新的電子文件，但須防止用戶將電子文件下載轉(zhuǎn)出和打印，從而確保檔案的安全性；內(nèi)部主頁———通過本單位的內(nèi)部主頁，方便地得到全文信息，并可訂閱信息以實現(xiàn)自動跟蹤其更新情況，從而實現(xiàn)將各項工作所需要的文件、檔案（涵蓋圖書、情報、資料）統(tǒng)一從內(nèi)部主頁上提供利用。信息時代已經(jīng)到來，檔案作為一種重要的社會信息資源越來越受到社會各界的重視，但與時代發(fā)展相匹配的信息時代檔案管理工作體系還在建設(shè)之中。要堅持繼承和發(fā)展的思想，以安全性、標準化和開放性為原則，不斷創(chuàng)新信息時代檔案管理工作。

4 改進檔案工作方法

好的工作方法是做好工作的前提，掌握并運用好的工作方法是做好工作的關(guān)鍵。第一，要深人基層，搞好調(diào)查研究工作。通過調(diào)查研究，更加開闊視野.掌握實情，調(diào)研出思路、對策和成果.形成科學(xué)的認識，并成功地指導(dǎo)實踐.以達到加強和促進檔案工作發(fā)展的目的。第二，要科學(xué)管理，健全工作機制。體制是事物內(nèi)部運轉(zhuǎn)的軌跡，要創(chuàng)新檔案工作，健全科學(xué)、完善的工作機制也必不可少。創(chuàng)新工作機制，就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性.形成系統(tǒng)的工作程序，用于指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作，完成崗位責(zé)任制度，嚴明崗位紀律，為檔案工作提供有力的保證。第三，要樹立典型，做好示范工作。通過樹立方方面面的以點代面，從而在典型帶動下不斷創(chuàng)新檔案工作，整體推進檔案工作的全面展開。

5 提升檔案工作人員素質(zhì)

檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。檔案工作人員應(yīng)具備如下素質(zhì)：具有相關(guān)的法律知識、檔案法律知識；具有檔案專業(yè)業(yè)務(wù)實踐經(jīng)驗；要思維敏捷，有較強的應(yīng)變能力和文字綜合能力等，知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型栽體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案工作人員提出了更高的要求。作為檔案工作人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題，就很難提出解決的方法，就更談不上創(chuàng)新檔案工作。因此，檔案工作人員首先要具備較高的素質(zhì)，才能適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路.解 決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案工作上有所創(chuàng)新，有所突破。

總之，要創(chuàng)新式地開展檔案工作，就要求檔案工作人員研究新情況，適應(yīng)新變化，尋求新發(fā)展.只有這樣，才能把握住發(fā)展的脈搏，才能找準檔案工作的切人點和與時 代發(fā)展步調(diào)相一致的結(jié)合點，有效地促進檔案亊業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。