深入推進企業檔案信息化建設努力打造新時期高效智慧水務

文/昆明自來水集團有限公司辦公室　秦紹偉

深入推進企業檔案信息化建設努力打造新時期高效智慧水務

文/昆明自來水集團有限公司辦公室秦紹偉

本文介紹了昆明自來水集團有限公司檔案信息化建設工作的實踐經驗。分析了檔案管理信息化后對當前工作的推進和幫助。

企業檔案；信息化建設；提高效率

昆明自來水集團有限公司成立于1915年，經過100多年的發展，已成為集水源開發、供水生產經營、水質監測、供水工程設計和建設等配套服務為一體的綜合性大型供水企業集團。承擔著昆明市約500萬人口的生產、生活和消防供水任務。作為文書檔案的具體管理部門，集團公司辦公室每年收到來自市委、市政府及下屬各子公司發送的各類公文約4700份，內容涵蓋政府下發的各類公文、企業內部間的請示、報告及各類工程項目施工圖紙。面對種類紛雜的各類檔案，如何加強對檔案的科學管理及有效提高檔案利用率就成為集團辦公室亟待解決的一項關鍵工作。

一、全力推進檔案管理的信息化、數字化建設工作

為確保檔案的數據完整性和有效提高檔案使用率，集團公司通過公開招標，優中選優，最終選擇中國知名檔案系統開發商北京量子偉業科技有限公司作為集團公司網絡檔案管理系統開發商并最終完成了集團檔案系統建設。該系統基于當前主流的B/S構架，全面支持網絡查詢管理及模糊查詢，檢索系統內的1萬份檔案僅需5秒。

與此同時，還主動投入10多萬元用于原始老舊檔案的數字化實現工作，通過運用專業的掃描技術，將集團公司自1915年建司以來的各類紙質檔案共計315168份，全部實現數字化并錄入網絡檔案管理系統。在實施檔案數字化的過程中，通過專業檔案人員的全程參與，嚴格注意電子文檔的采集、鑒定和及時歸檔，確保了檔案管理系統內電子文檔的真實性、完整性和有效性。

二、加強檔案管理設備投入，為檔案資料的高效運用夯實基礎

除了做好紙質文檔的收集、存檔工作，辦公室還要收集涉及企業經營管理的其他檔案材料、音像材料、實物（獎牌）和其他電子文件。為此，辦公室專門采購了多功能一體機、數碼相機、錄音筆、視頻編輯軟件等設備，并積極引入具備流程再造功能的大連華天動力辦公自動化系統，通過近3個月的工作流程梳理及8次修改，有針對性地將以往需要人工轉辦的全部工作流程轉化為符合集團辦公需求的電子簽批程序，通過執行預先設定好的系統流程，自動完成各項轉辦工作。

在OA設計之初，我們就予以充分考慮，通過數據處理，設置通用、規范的數據中間件，成功實現了網絡檔案管理系統與OA系統相關數據的無縫對接。

從電子政務系統中接收到的文件，只需要簡單的操作就能馬上錄入OA，錄入后一旦完成全部簽批流程，按照人為需求設置，次日下午4點即可在網絡檔案管理系統中實現（圖片、文檔、音頻、視頻）歸檔、查詢，確保了檔案數據收集的及時性和完整性。值得一提的是，兩個系統間的信息交換全部是基于數據庫間的數據字段的交換和存儲，而不僅只是簡單的圖片附件上傳或是PDF文件的生成和轉存。這對系統的安全性和數據的交換及冗余都提出了更高的要求。

圖1：集團公司辦公自動化系統界面截圖

三、檔案管理信息化后對當前工作的推進和幫助

（一）有效節約了人力資源成本。隨著OA和檔案管理系統間的同步運轉，辦公室僅需設置2名秘書（互為A/B角）、2名檔案管理人員就可以完成全集團所有的公文流轉程序，在提倡機構精簡、高效快捷的今天，既確保了整個辦公室的高效、正常運作，節約了人力資源成本，還極大地提高了檔案文書的利用及時率。

（二）極大地提高了珍貴檔案的資料完整性。通過對第一手資料的收集、整理，匯聚了文字、圖紙、音頻、視頻、實物的檔案資料能夠對重點項目、重大工程、重要活動形成全面、豐富、立體的情況反饋，對企業歷史文化的積淀和延續，以及珍貴檔案的保存都起到了極大的作用，有效確保了檔案資料的數據完整性。

（三）工作效率得以全面提升。檔案管理信息化完成后，再調閱相關文件，已無需到檔案室借閱紙質檔案，只需通過檔案系統就能快速、準確地定位、查詢相關文檔并進行瀏覽、打印。以實際工作情況為例，某政府部門要調閱集團公司98份歷史文檔（歷史跨度為10年），1名檔案管理人員利用檔案管理信息系統僅用時55分鐘就完成98份歷史檔案的調閱和打印工作。這在以前，是需要3名檔案管理人員2天才能完成的工作。

（四）檔案利用率顯著提升。紙質檔案電子化、數字化后，工作人員只要獲得相應的授權，就可以利用手機、平板、電腦登錄管理系統下載、查閱相關電子檔案，管理系統將模擬紙質文檔的借閱流程，建立相應的管理痕跡記錄，這樣一來，既符合檔案借閱登記管理的需求規范，同時還具備了不受時間、區域限制的便捷性查詢。極大地方便了檔案借閱人員。對于重要文件，還可以通過相應的功能設置，使文檔僅具備只讀特性，不能被修改、下載和拷貝，確保了重要文檔的安全性，徹底杜絕了對原始文檔在借閱過程中可能出現的涂污、損壞的可能。電子化的檔案較紙質檔案而言，具有較強的易用性、實用性，能夠立即得以使用，其利用率較紙質文檔顯著提升。