淺析圖書館外包加工管理方式研究

房華

[摘要]當前高校圖書館面臨著巨大的發展契機，編目工作標準化和聯機編目快速發展，圖書流通業務和外包加工服務的成功運作，以及計算機和網絡平臺的互聯共享，圖書業務外包這種成熟的運作和管理方式正被我國圖書館行業普遍采用。高校圖書館圖書業務外包具有降低圖書加工的運營成本、提高現有的工作效率、增強圖書館的核心競爭力、促進采編業務規范化進程等優勢。本論文通過對高校圖書館編目業務外包模式進行研究分析，并結合西南林業大學圖書館館情制定出優化圖書外包加工管理的方案。

[關鍵詞]高校圖書館 圖書外包 加工管理模式 研究

[中圖分類號]G251 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）18-0132-02

一、圖書外包的背景和定義

圖書業務外包是20世紀末期開始起步的，到21世紀逐步發展壯大，并為國內外圖書館一致認可和接受的外包方式。隨著互聯網技術和外包業務的快速發展，圖書編目業務外包成為最受圖書館界廣泛關注并普遍采用的業務形式之一。高校圖書館外包加工管理，是新形式下的圖書館把非主流業務中的圖書分類編目及圖書物理加工和上架等環節，以合同的形式交給社會上專業服務機構完成。編目業務外包在個體實施過程中存在一些不確定因素，如果監管不到位很容易引起失誤，給管理方造成不可估量的損失，導致嚴重的后果。因此，高校圖書館在圖書業務外包中應掌控大局、全程監管，避免造成不可挽回的影響。

圖書外包加工是圖書館以協議的方式將圖書館的部分業務委托給專業服務機構，圖書業務外包服務商借助自身或圖書館的電腦網絡設備，遠程或者駐館進行圖書的分類編目、數據加工及圖書物理加工、上架等工作。圖書館與圖書外包服務商經過協商，制訂有效的合約，依據圖書館對圖書分編及圖書加工的細則，將采購的圖書制作成符合館藏要求的圖書MARC數據，由專業的工作人員進行審校、典藏、后期抽檢。編目業務外包是圖書館現代化發展的必由之路，展示了圖書館與時俱進、改革創新的前行趨勢。同時，圖書業務外包作為一種新型管理模式，有效地解決了新書堆積、人力緊張、財政困難等難題，圖書館可以將主要精力集中于核心業務開發研究上。

二、精心選擇編目業務外包服務商

我館在選擇外包書商時十分慎重，除了詳細了解外包書商的資質、規模、經營狀況、合作單位等，還對其組織協調能力、編目數據和加工能力、售后服務能力等進行全面考察。經過綜合考核，我們確定新知圖書公司作為我館的外包加工合作商。主要有以下幾方面原因：第一，他們是本地書商，加工人員都是從公司內部做編目數據的員工中挑選過來的，對圖書分類編目有一定經驗；第二，他們結合市場行情，給出的價格比較合理，加工質量也得到其他圖書館的一致認可；第三，外包人員可以駐館加工，便于做面對面的交流，有錯誤可以及時修改。選擇技術實力強、信譽評價好的編目業務外包服務商，有助于我館的圖書資源建設更好、更快地發展。

確定外包合作書商之后，還要簽訂外包合同。編目業務外包合同是用以約束編目業務外包雙方、保證各自利益的有力手段和保障，也是確保編目業務外包順利實現的關鍵一環。為確保圖書外包加工順利進行，我館在簽定合同時考慮以下因素：（1）制定明確的服務邊界和靈活的外包協議。在合同中，雙方必須明確指出服務范圍及職責目標方面可能出現的變化。（2）詳細說明服務項目的內容和質量要求以及衡量尺度，重點是評價圖書館通過編目業務外包所期望達到的效果和服務質量水平。

三、加工人員的培訓

編目業務外包無論對于服務商還是圖書館，雙方都希望在合作中獲得最大收益。我們要對加工人員進行崗前的培訓，雙方建立良好的溝通機制是很有必要的。有些圖書供貨商加工自己所提供的圖書，分別依照各公司慣用的分類法則、著錄細則、加工準則進行全加工。各加工方獨立完成編目，容易導致館藏缺乏一致性及延續性，使同種同類書很難保證排架到一起，給按主題檢索的讀者造成了信息利用的隔膜，從而降低了圖書的利用率。基于此，我館采取多家圖書公司供貨，集中委托一家編目業務外包服務商進行駐館加工的形式。在業務開展的前期，由我館專業老師對加工人員進行講解和輔導，告訴他們注意事項、重點是什么、技巧有哪些等。編目業務外包服務商對于公司的實情也不應隱瞞，對在工作中出現的紕漏要勇于承擔責任，并積極尋求解決問題的方法，力爭把損失減到最小。雙方保持經常性的溝通和交流。目前圖書館與編目業務外包服務商的合作非常順利，雙方本著相互理解的態度，加強合作與協調，從而保證外包過程的順暢。

四、制定規范的加工程序

在圖書加工過程中，我們制定了加工要求、規則、規范，無論在哪一個環節出問題，都要及時糾正、整改，從而保證對后序工作不造成影響。工作流程為：新書到館、驗收清點、編目數據加工、審校、典藏、圖書物理加工、上架、抽查。在購書經費有限的情況下，為保證我館圖書能夠最大限度地為讀者所用，采購圖書時盡量考慮為教學、科研服務，也定期請讀者做一些薦購，為防止外包書商塞書，降低圖書采購質量，采訪工作還是由本館的老師來完成。

五、建立質量監控機制

為了保障外包工作的順利開展，我們還制定了嚴格的質量控制管理方案——我館專門抽出一人參與館圖書的拆包、驗收工作。凡是不符合館藏定位、沒有訂購記錄、有質量問題的圖書，在驗收清點這一環節都要剔除，做退書處理，這樣才能保證最后資金結算的準確性，同時委派專人進行編目數據的審核。對后期加工質量的檢查則重點放在加蓋館藏章、埋復合磁條、貼條形碼、貼書標、貼膠帶紙等方面，對于不符合要求的重新返工。總之，我館制定了合理易行的數據管理檢測方法，通過抽檢、定期系統報表追蹤等技術手段進行監督，并明確約定錯誤比例及修改原則，確保館藏數據達到質量要求的指標。圖書數據審校是我館外包業務中質量監控的重點。

六、圖書外包過程中出現的問題及解決方案

編目業務外包項目的整個實施過程中存在的問題也逐漸引起了我們的關注，現將項目實施中出現的主要問題列舉如下：圖書加工人員的文化層次良莠不齊，加工質量無法保證；圖書加工人員對圖書館分類編目規則缺乏認識，不利于讀者檢索；外包商編目人員外文圖書數據沒有準確做入西文模版，導致數據不規范；外包商編目人員為計件報酬，為提高加工速度，致使編目數據頻繁出錯。

基于前面提出的編目業務外包管理過程中反應出的情況，我館經過討論研究，制定出相應的解決方案，并形成條款約束外包書商：

1.通過與外包書商的及時反饋，雙方在溝通并交換意見的基礎上，加強協商與合作，提高加工人員的素質，推進業務工作的全面開展。

2.加強本館編目人員專業知識的學習。圖書編目外包之后，由于外編人員的專業能力有限，培訓、監督、管理、審查、考核的重任落在了圖書館資源建設部老師的肩上。

3.加強對外包商編目加工人員的職業技能培訓，提高工作人員的業務水平和服務質量，強化編目業務能力和圖書后期加工規范要求，從而使編目業務外包實現優化管理。

4.圖書館設置專業的考察隊伍，按期對外包加工編目人員的圖書MARC進行檢查審核，驗收合格率不得低于95.5%，從而保證圖書數據庫的正確率和標準性。

5.加工人員對于外文圖書分辨不準確的情況，我館的驗收人員在圖書驗收的環節，可對外文圖書事先進行挑選，以保證外文圖書統一錄入西文圖書數據的模版。

七、編目業務外包取得的成效

2009年起，我館開始大量采購圖書，為了及時將新書加工上架供讀者借閱，我館將圖書編目加工工作外包給書商，由外包人員負責圖書的數據的編目和后期物理加工及上架，資源建設部人員負責驗收、監督和審校，以及各流程的管理工作。

表1匯總了我館從2009年1月起至2016年8月止近8年，統計出的新書加工種數、冊數和出錯率。通過下表也可以看出，在2009至2010年中，因為大量購買圖書，再加上外包加工人員文化水平都比較低，由于新書積壓比較嚴重，加工人員只是經過簡單培訓就上崗，圖書數據編目出錯率較高；2011年至2014年間，新書采購量相對下降，但是圖書外包加工商頻繁更換，加工人員不穩定，導致出錯率相對高一些；2015至2016年，我們固定使用新知圖書公司做為外包商，加工人員也要求固定2到3人，他們長期從事圖書編目加工和上架，通過專業館員對其進行一對一的培訓和實際操作，把經常出現的錯誤找出來，有針對性地解決。通過實訓和專業老師把關，加工人員對我館的編目加工流程和業務都比較熟悉，而且完成之后有指定的老師進行審校檢查，并對出錯的地方都有記錄，從而保證了新書入庫的正確率大幅度提高，確保圖書數據的準確性。而且加工人員是計件核算工資，他們加工圖書的速度相對較快，在保證質量的前提下，又提高了圖書加工的效率。

八、結語

圖書館開展編目業務外包之后，工作重心由圖書加工轉移到管理及增值服務等方面，提高了圖書館的工作效率，圖書館和外包商之間形成優勢互補、分工合作。伴隨圖書館外包工作的不斷發展和外包加工業務水平的進一步提升，圖書館與外包商的合作共贏將為圖書館的建設構建新型發展模式。國內許多現代化的圖書館業務都將實現由逐步外包到全面外包，圖書館主導宏觀管理的發展方向。當然，高校圖書館業務外包要形成專業加工和規范管理的團隊，圖書館與外包商雙方都肩負著重要的使命。無論哪一方出現問題，都有可能導致圖書業務外包的失利、失敗。通過雙方的共同努力，使圖書館和外包商獲得最大的收益，實現雙贏的目標，是圖書館管理者應秉承的理念。管理人員應優化外包管理的方法、將理論應用于實踐，深入研究外包管理的策略。我館引入外包項目管理的方法成效顯著，我們將全面推進圖書外包加工業務的進展，使外包管理理論和方法在圖書館各項工作中得到充分運用，盡可能發揮其優勢。

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責任編輯：楊柳