供電企業檔案管理工作存在的問題研究

楊光友

摘要：供電企業的存在是為了收集各地用電信息，并為居民提供穩定的供電服務。在供電企業當中，由于其工作性質原因，其所需要收錄的數據以及文檔非常多，需要建立完善的檔案來保存這些信息。文章主要研究了供電企業的檔案管理工作，筆者主要研究在后勤檔案管理方面的問題，從其重要性角度出發，深入分析了后勤檔案管理工作不完善而導致的各種后果。筆者期待通過對供電企業的檔案管理知識了解，能夠給出合理解決檔案管理問題的相關對策。

關鍵詞：供電企業；檔案管理；后勤；問題；對策

中圖分類號：G271；F426.61 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）024-000-01

前言

供電企業中的檔案管理分為很多中，主要包含了行政檔案、供電檔案、會計檔案、后勤檔案以及用電檔案等。而供電企業當中的檔案主要是數據、文檔或者圖片等形式。這些檔案有紙質版也有電子版。但無論是哪一種形式的檔案，供電企業都需要做好管理工作，以便于為各個部門提供相應的數據信息。在供電企業當中，后勤作為重要的部門，其檔案的管理也非常重要。隨著供電企業的發展，后勤檔案的管理工作當中存在的問題暴露出來，供電企業需要采取相應的措施予以解決。

一、供電企業檔案管理的重要性

供電企業的后期所負責的是企業內部的車輛運輸，或者是醫療衛生，甚至是企業的通訊業務。如今，供電企業已經隨著國家經濟的發展而擴大了規模，后勤工作人員需要負責的工作更多。后勤檔案的管理能夠為后勤人員提供數據支持和治療支持。后勤人員在對運輸進行檢查、對通訊進行維護時，只需要查看原來的檔案記錄，就能夠了解到供電企業設備的規格以及事故處理方案[1]。后勤人員可以根據檔案所提供的資料來提出新的方案，進而快速的解決后勤保障問題。從安全性的角度考慮，供電企業的后勤將管理企業員工的人身安全。企業樓內的水電以及煤氣都將受到后勤的管理，一旦出現食物中毒或者水源問題，后勤需要快速的完成保衛工作。因此，后勤的檔案管理就是提升后勤人員工作效率的有效途徑，只有完善了后勤檔案的管理，才能夠使后勤工作質量大幅度提升。

二、供電企業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

供電企業的后勤所涉及的業務范圍比較廣泛，關乎到供電企業能夠正常運營。在后勤的工作當中，需要留存大量的數據來保存后勤的工作信息。該類信息都應該被制定成檔案并獲得有效的管理。盡管后勤的檔案管理并不是供電企業管理最重要的部分，但供電企業的領導者也應該予以重視。但事實上，供電企業的后勤檔案管理比較雜亂無章，不僅管理人員對后勤檔案的管理不重視，供電企業甚至沒有完善后勤檔案管理的制度[2]。缺乏管理制度的后勤檔案在數據的收集以及整理方面都比較雜亂，甚至會出現后勤的檔案信息泄露現象。該種情況并不利于供電企業的后勤工作，甚至會為供電企業帶來經濟損失。除此之外，供電企業的后勤檔案中有很多信息都屬于源數據，并沒有經過管理人員的篩選和分析，促使檔案信息并不具有真實性，無法為后勤人員提供借鑒。

（二）檔案管理方式落后

在供電企業當中，對于后勤檔案的管理除了制度方面的問題，還有檔案的管理方式問題。目前狀態下的后勤檔案管理在管理方式上比較落后，其在收集信息的過程中無法保障信息的真實性，所收集的信息比較少，很多信息都比較模糊。企業不重視檔案管理，促使管理人員在管理檔案的過程總也出現了懈怠。盡管供電企業的供電技術和發電技術水平都已經有所提升，但其在檔案管理方面的觀念和模式都停留在比較落后的階段。后勤檔案關乎到供電企業的后勤工作效率問題，檔案沒有進行分類，也沒有精細化的管理，會束縛后勤工作的發展，進而束縛供電企業的發展。

三、供電企業檔案管理問題的相關對策

（一）健全檔案管理制度

供電企業要想構建科學的檔案管理體系，需要健全對于檔案的管理制度，從制度的角度來建立起檔案管理的標準，進而規范檔案管理的結構[3]。后勤部門本身所負責的事物就比較雜論，需要特別重視對于后勤檔案的管理。管理人員需要調整后勤檔案的管理結構，將檔案管理得更加精細化。健全的檔案管理制度還能夠使檔案管理人員端正自身的工作態度，明確自身的職責，將從后勤所收集的檔案信息整理出來，并且分類歸檔，確保檔案信息的真實。

（二）優化檔案管理方式

為了緩解檔案管理方式所帶來的限制，供電企業應該對檔案的管理方式作出調整。盡管供電企業已經實現了與信息化技術的結合，但在后勤檔案的管理方面還屬存在著紙質版的檔案。該類檔案需要管理人員對其一一排號并分類放置在指定的位置。對于電子檔案，檔案管理人員需要以更加謹慎的工作態度來管理。電子檔案所依托的主體是計算機，在互聯網環境開放的時代，電子檔案的安全性受到了威脅，盡管后勤檔案中重要的信息不多，但還是會影響到供電企業的發展。以此，管理人員不僅需要利用信息化的管理方式來管理檔案，還要將電子檔案存放在比較安全的數據庫當中。在檔案信息的錄入方面，管理人員也需要保持著足夠的耐心，利用鏈接系統來錄入數據信息，從而提升檔案的錄入速度，并確保檔案信息的準確性[4]。

四、結論

供電企業當中，后勤工作能夠幫助企業樹立更好的企業形象，為企業的員工提供生活保障。后勤的檔案管理關乎到后勤工作人員的工作效率問題。因此，要想使后勤服務更加優化，對于供電企業的后勤管理更加完善，需要供電企業加強對后勤檔案的管理?？偠灾?，后勤檔案的管理能夠使后勤工作的相關數據被保留下來，為后勤人員的下次公共設備維護提供參考意見。只有檔案管理制度經過科學合理化的改革，企業的員工素質才能夠有所提高，企業的發展道路也才會更加長遠。

參考文獻：

[1]陳利民.供電企業工程項目檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業務，2014，03（01）：185-192.

[2]張先蕾.數字時代供電企業檔案管理及其信息化問題研究[J].科技視界，2014，04（02）：209-276.

[3]李雪.新形勢下縣級供電企業檔案規范化管理工作的探討[J].通訊世界，2015，02（22）：207-208.

[4]趙新國，周敏.淺談基層供電所檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業務，2011，11（09）：62-55.