檔案數字化加工業務外包的風險及防范措施

張飛

摘要：近年來，隨著全國各地數字檔案館建設的廣泛開展，檔案數字化加工業務外包已經成為數字檔案建設的主流趨勢，外包檔案數字化加工業務可以大幅提高數字檔案館建設的進程，實現短時間內將大量的紙質檔案數字化，但在帶來便捷的同時也存在著一些數字化加工業務外包風險，所以我們應該建立慎重選擇外包公司，加強我們日常工作的監督管理，并進一步增強檔案管理部門人員整體素質，熟悉掌握數字化轉換方面的計算機技術知識，配置一批有技術設備保證數字化加工安全完成，從人防、技防、物防等方面確保外包業務的絕對安全。

關鍵詞：檔案數字化；業務外包；風險；信息

中圖分類號：G270.7 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）024-0000-01

一、前言

數字檔案館建設重點就是館藏紙質檔案的數值化加工，需要有較高科技的信息技術為基礎，當前，檔案管理人員的計算機信息知識和技術比較欠缺，檔案數字化進程受到一定影響，因此有些檔案部門把數字化加工業務外包給專門從事這項工作的公司。這些公司主要從事檔案數字化的前期工作，他們在數字化加工方面比較專業，并且效率比較高，涉及的數字化業務內容比較全面，能夠勝任檔案數字化加工工作。檔案管理部門充分利用這種檔案數字化外包模式，大大提高了檔案數字化加工的效率。

二、檔案數字化加工業務外包服務的優勢

1.檔案數字化加工外包能夠節約數字檔案館建設成本及時間。檔案數字化加工工作需要比較先進的計算機設備，能夠高速掃描和錄入紙質檔案信息，同時檔案數字化轉換工作人員具備一定的計算機相關知識和豐富的專業工作經驗，以及他們在日常工作中所形成的團隊精神，所以外包公司的檔案數字化速度較快，在短時間內可以完成大量的數字化轉換工作。

2.檔案數字化加工外包能夠提供專業數字化加工服務。檔案管理部門選擇檔案數字化加工外包模式，能夠吸收檔案數字化加工專業服務公司的技術優勢和豐富的經驗，能夠學習先進公司的檔案數字化工作制度，還會獲得檔案數字化加工專業管理軟件，能夠將以前檔案數字化加工數據庫有效的繼續延續下去，形成更豐富的館藏數字檔案數據庫。

三、檔案數字化加工業務外包服務的風險

1.數字化加工外包業務中檔案的保密風險。眾所周知，檔案管理部門存有大量的涉密文件和需要保密的檔案資料，這些檔案資料在它的保密期限內是不能夠被隨便外借的。因此在檔案數字化加工業務外包服務時，必須保障涉密檔案不會外泄，不能一味追求檔案數字化加工高效快速而不顧檔案的保密要求，這樣有可能會出現檔案的失泄密問題。

2.數字化加工外包業務中檔案的質量風險。承包檔案數字化加工的公司雖然有先進的計算機管理技術，但他們不熟悉檔案的歸檔、立卷和整理等業務，如果檔案管理部門和外包公司缺少溝通，就會影響檔案數字化加工的質量。另外承包檔案數字化加工公司的技術能力、資金實力和公司內部發展等問題同樣也會給檔案數字化加工工作帶來質量風險。

四、檔案數字化加工業務外包服務的風險防范措施

1. 實行公開招投標，選擇專業和有保密資質的外包公司。檔案管理部門在檔案數字化加工業務外包的前期，應該充分調研檔案數字化加工相關工作，前往全國先進地區了解檔案數字化建設和數字檔案館建設的相關工作，吸取好的經驗，針對本地檔案管理工作實際，制定出詳細的招標書，送招投標管理部門，嚴格執行政府對檔案數字化建設的相關法律法規。在順利完成數字化招投標工作后，應該和中標企業全面溝通檔案數字化工作如何開展等事宜，保證達到檔案加工業務外包業務的最終目標。

2.重點審核保密資質，加強檔案數字化加工業務的管理工作。具有保密資質的承包公司是檔案信息化加工業務外包的前提，只有具備保密資質才能有效防止檔案在數字化轉換過程中失泄密。還應該加強對承包公司的日常工作監管，選派熟悉檔案信息化和計算機技術的工作人員對承包公司的檔案數字化加工工作全程參與和監督，時時掌握承包公司工作進度和保密情況以及存在的問題，及時調整和糾正承包公司違規操作。加強與承包公司的溝通和交流，定期不定期的召開推進會，就檔案數字化加工進度和計劃開展研討，確保檔案數字化轉換工作按期完成。

3.學習檔案數字化加工技術，加強檔案管理部門的實踐能力。檔案數字化加工業務的外包畢竟是迅速提高館藏檔案數字化加工的應急手段，長遠來看，檔案管理部門只有自己培養這方面的技術人員才能適應檔案管理工作未來的發展。要增加檔案管理部門工作人員的學習培訓次數，聘請一些上級檔案管理部門的專業技術人員前來講授相關專業知識，結合實際操作提升學員的理論知識和動手能力，選派業務骨干到檔案數字化建設做的好的地方學習參觀，打造一支能夠勝任未來檔案數字化加工發展的專業技術隊伍。

4.爭取檔案數字化加工經費，大力投入檔案數字化加工設備。想要發展自身的檔案數字化建設，數字化加工基礎設施和設備建設是必不可少的，檔案管理部門應該積極爭取檔案數字化加工的相關經費，大力開展基礎設施建設，開辟檔案數字化轉換的場所，根據檔案數字化建設的要求，配置一批能夠適應未來檔案管理工作的檔案數字化加工的設備，通過專業知識的業務骨干傳授經驗，使更多的檔案管理工作人員了解熟悉檔案數字化加工工作，最后形成一個有設備、有技術、有人員的檔案數字化建設團隊。

五、結語

綜上所述，檔案數字化加工業務的外包給現階段檔案數字化建設帶來新機遇和新挑戰，檔案管理部門要在確保檔案的絕對保密的前提下開展檔案數字化外包業務，提前預料和解決檔案數字化加工業務外包中可能產生的困難和問題，確保建成高效、便捷、安全的數字檔案館，發揮檔案的存憑留史、資政育人、為民服務的作用。

參考文獻：

[1]黃力，李圭雄.檔案部門信息外包潛在的風險及防范[J].檔案時空，2004，（8）.

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