會計信息化環境下錯賬更正方法研究

馬晨佳　李新瑞　梁婧

◇中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）17-0110-02

摘要：文章以用友U8.72財務軟件為例，對其總賬應用模式、財務系統應用模式、財務業務一體化應用模式下的會計核算過程和各種錯賬更正方法的應用過程進行分析，并針對會計信息化環境下錯賬更正方法使用過程中存在的問題針對性地提出建議。

關鍵詞：會計信息化 錯賬更正 方法

會計信息化環境下的錯賬更正是指財務軟件操作人員在記賬時的誤操作很可能導致憑證的各項目要素出錯，其在發現錯誤后需及時采用合適的方法予以更正。

一、會計信息化環境下的錯賬更正方法

（一）負數更正法。當發現本會計期間的憑證在記賬后出現會計科目錯誤，或會計科目正確但所記金額大于應記金額的情況時，均可以采用負數更正法。

（二）補充登記法。補充登記法與負數更正法一樣，只能更正當前會計期間在記賬后所發現的憑證錯誤數據。但與負數更正法不同的是，它適用于記賬憑證的會計科目正確，但所記金額小于應記金額的情況。

（三）即時修訂法。即時修訂法是一種通過修改、作廢、刪除等方式即時更正未審核憑證的錯誤的方法。其在使用時有三點需要注意：第一，使用該方法的是各系統的制單員，其他人員無此權限；第二，此方法只適用于未審核的憑證；第三，由子系統生成的憑證應在相關子系統中進行修改。

（四）編輯更正法。編輯更正法是一種專門用于會計信息化環境下的對當前會計期間正在錄入時發現的憑證錯誤進行更正的方法。它可以代替手工環境下的劃線更正法。

（五）逆向操作法。逆向操作法不同于其他四種方法，它是一種無法獨立使用的錯賬更正方法，需要在憑證審核、記賬、結賬后從后往前逆向操作取消結賬、記賬、審核，然后結合即時修訂法進行修正。

二、用友U8.72軟件不同應用模式下的錯賬更正方法應用

（一）總賬應用模式?？傎~應用模式是一種在總賬系統中依據發生的經濟業務手工錄入憑證的會計核算應用模式。

1.編輯更正法。某經濟業務為2016年1月5日以銀行存款1 000元購買辦公用品。但是，在錄入憑證時將制單日期輸成了2016年1月3日，因此系統顯示憑證不序時。此時可采用編輯更正法進行更正，只需將2016年1月3日直接改成2016年1月5日即可。

2.即時修訂法。某經濟業務為2016年2月5日以銀行存款200元購買辦公用品。但是，該筆經濟業務的憑證在保存后即發現將日期輸成了2016年2月7日，且已無法修改。此時可采用即時修訂法先將該憑證作廢及刪除，然后重新填制一張正確的憑證。

3.負數更正法。某經濟業務為以銀行存款2 000元預付租金，但在輸入憑證時，借方科目誤用為“管理費用”，并已審核記賬。此時可采用負數更正法進行更正。首先，在系統中錄入一張所填內容與錯誤憑證相同、只有金額為負的憑證。分錄如下：

借：管理費用 -2 000

貸：銀行存款 -2 000

然后，重新錄入一張正確的憑證。分錄如下：

借：待攤費用 2 000

貸：銀行存款 2 000

最后再對這兩張憑證審核記賬。

4.補充登記法。某經濟業務為用現金96元購買辦公用品，但在輸入憑證時，將借貸方金額誤記為69元，并已審核記賬。此時可采用補充登記法進行更正，即在系統中錄入一張所填內容與錯誤憑證相同，只是金額為27元的憑證，并對該憑證審核記賬。分錄如下：

借：管理費用 27

貸：庫存現金 27

5.逆向操作法。某經濟業務發生時隨附三張原始單據。但是，該筆經濟業務的憑證在審核記賬后發現附件張數為兩張。此時需要將逆向操作法與即時修訂法結合起來進行更正。也就是說，先取消憑證的記賬與審核，再將附件張數修改為三張，最后重新審核記賬。

總之，在此模式下發生的各類型錯賬均可用上述五種錯賬更正方法來更正。

（二）財務系統應用模式。財務系統應用模式是一種基于總賬應用模式，并在此基礎上增加固定資產、工資管理、應收應付系統的會計核算應用模式。

1.固定資產系統。

問題描述：新增一項10 000元的固定資產，在將所填制的資產增加卡片制單并審核后發現憑證上的金額為1 000元。

主要原因：固定資產系統的制單員在填制資產增加卡片時將原值10 000元誤錄為1 000元。

解決方案：固定資產系統生成的憑證在總賬系統無法修改，所以要在總賬系統中用逆向操作法取消憑證審核后在固定資產系統用即時修訂法先將其刪除，再將此張資產增加卡片上的1 000元改為10 000元，最后重新制單并審核。

2.工資管理系統。

問題描述：某員工每月基本工資5 000元，獎金800元，交通補助300元，代扣稅和社會保險費合計400元，當月請事假5天（每天扣款20元），財務人員據此手工計算出其本月實領工資為5 600元，但是在錄入正確的工資數據后，系統根據設置好的工資項目和計算公式生成的工資發放憑證上顯示的實發合計是5 700元，此時該憑證已審核。

主要原因：在工資數據錄入正確的情況下，系統生成的工資發放憑證上顯示的實發合計錯誤，很可能是錄入各工資項目的計算公式或者設置各工資項目的增減項時出現錯誤，進而導致實發合計的計算公式出現錯誤。逐一排查后發現，各工資項目的計算公式輸入正確，多出的100元系減項計入扣款合計中的事假扣款誤設置成增項計入應發合計所致。

解決方案：工資管理系統生成的憑證在總賬系統無法修改，所以要在總賬系統中用逆向操作法取消憑證審核后在工資管理系統用即時修訂法先將其刪除，再將原工資項目中的事假扣款增減項設置由增項改為減項，最后重新制單并審核。

3.應收應付系統。

問題描述：根據某收款單生成的憑證經總賬系統審核后發現憑證上的收款金額有誤。

主要原因：應收應付系統的制單員在錄入收款單時將金額輸錯。

解決方案：應收應付系統生成的憑證在總賬系統無法修改，所以要在總賬系統中用逆向操作法取消憑證審核后在應收應付系統用即時修訂法先將其刪除，再在棄審此張收款單后更正金額，最后重新制單并審核。

總之，在此模式下發現錯賬的時點一般是在生成的憑證經總賬系統審核后，所選用的錯賬更正方法為逆向操作法與即時修訂法。

（三）財務業務一體化應用模式。財務業務一體化應用模式是一種將企業的財務與業務活動相結合的綜合應用模式。這種模式在前兩種模式的基礎上增加了采購、銷售、倉存管理及存貨等核算系統。

1.采購管理系統。

問題描述：某采購入庫單在存貨核算系統生成憑證，經審核后發現金額與實際不符。

主要原因：采購管理系統的制單員在填寫采購入庫單時將采購金額輸錯。

解決方案：存貨核算系統生成的憑證在總賬系統無法修改。要先在總賬系統中用逆向操作法反審核憑證，然后在存貨核算系統用即時修訂法先將其刪除，之后修改采購入庫單中的金額，最后重新制單并審核。

銷售管理系統與采購管理系統錯賬更正方法的應用相類似，不再贅述。

2.倉存管理系統。

問題描述：經調撥單生成的憑證在總賬系統審核后發現某些要素存在錯誤。

主要原因：倉存管理系統的制單員在錄入調撥單時將某些要素錄入錯誤。

解決方案：倉存管理系統生成的憑證在總賬系統無法修改。應在總賬系統中用逆向操作法反審核憑證后在倉存管理系統用即時修訂法刪除憑證。接著，在反審核調撥單后根據實際情況修改調撥單中的錯誤數據。最后，重新制單并審核。

總之，此模式下發現錯賬的時點和更正方法與財務系統應用模式下基本一致。

三、錯賬更正方法在應用過程中存在的問題

（一）不符合操作規范?！稌嫹ā泛汀稌嫼怂丬浖竟δ芤幏丁访鞔_規定，如果企業使用計算機進行會計核算，那么，財務軟件的使用及其生成的憑證、賬簿、報表等必須符合國家統一的會計制度的規定。而且，財務軟件必須提供對已保存憑證的審核功能，審核后不能再對憑證進行修改。如憑證在審核、記賬、結賬后發現確需修改，可在有記錄痕跡的前提下進行修改。另外，如果在審核、記賬后發現憑證會計科目、金額存在差錯，可用紅字沖銷法或補充更正法錄入憑證進行更正。

但在用友U8.72財務軟件的操作過程中，憑證記賬后發現有錯需用負數更正法進行更正，紅字沖銷憑證可由總賬系統中的紅字對沖功能自動生成，這與上述規定存在出入。而且逆向操作法雖然可以更加方便地更正錯賬，但是由于其提供的有痕跡記錄并不完善，所以也違背了上述有關規定。

（二）造成內控制度虛設。不同于手工環境下可以通過筆跡來區分責任，會計信息化環境下逆向操作法的使用可以不留痕跡地修改會計信息。所以，其本身需要制定更為嚴格的內控制度，但是逆向操作法不僅導致內控制度中不同權限人員之間相互制約的制度形同虛設，而且也容易使各系統操作人員的工作態度發生改變，對工作不負責任。

（三）引發財務數據混亂。首先，在使用用友U8.72財務軟件將某一會計期間的財務數據編制成財務報表后，需要將其中的部分報表及時對外報送。如果事后再通過逆向操作法對本會計期間的業務進行修改，很可能導致財務報表數據的前后不一致，違背財務報告的及時性與客觀性原則，而且很可能會給企業帶來嚴重的經濟損失。其次，用友U8.72財務軟件中逆向操作功能的實現，一般基于記賬數據的全面及準確保留和全面可逆。從理論上講這些是可以實現的，但在設計軟件時，由于其功能的涉及面較廣、數據處理比較復雜，所以一般難以實現。如果頻繁使用逆向操作法，很可能導致賬面數據混亂，嚴重的話可能導致整個財務軟件系統癱瘓，影響企業的正常運作。最后，不同人員的操作能力和理解能力不同，所以，操作人員在使用逆向操作法跨年度更正錯賬時，會因不同年份的會計科目體系的不同而錯誤操作。一旦發生這種情況，很可能導致年度數據混亂，給企業造成不必要的麻煩與損失。

四、完善逆向錯賬更正方法的建議

經過以上分析可知，用友U8.72財務軟件不同應用模式下出現問題的主要是逆向操作法，本文對此提出以下建議。

（一）重新設計會計軟件。（1）增加使用逆向操作法的自動記錄功能。包括自動記錄使用逆向操作法的時間、人員、原因及位置等。以符合國家相關規定，實現真正意義上的有痕跡修改，并保證財務數據的真實可靠。（2）增加對財務報表發生變動的自動說明功能。因為逆向操作法很可能使財務報表數據發生變動，所以在設計軟件時可以增加對財務報表發生變動的說明功能。當財務報表發生變動時，系統在報表附注中自動記錄下出錯的地方、原因及修改過程等，以把握會計信息的前后不一致，避免造成財務數據混亂。

（二）加強企業的內部管理。首先，在企業內部制定較為完善的財務軟件管理和監督機制。其次，管理層應加強對軟件操作人員的職業道德教育，培養其獨立負責的工作態度，指導他們嚴格按照財務軟件的操作流程和國家相關規定操作，盡量避免發生錯賬。最后，嚴格界定各系統操作人員的權限，使其可以完成真正意義上的相互制約。

（三）改進逆向操作功能的不可行性。企業在購買軟件后應由專業的測試人員反復對其進行可行性測試，確保在使用逆向操作法時可以實現財務數據全面、準確的保留與可逆。

（四）嚴格限制逆向操作功能的使用。（1）加強對逆向操作法的授權。在使用用友U8.72財務軟件進行會計業務核算時，各系統的記賬人員對賬簿的準確性負全責。因此，為明確責任和防止濫用逆向操作法，需規定各系統的操作人員必須在得到系統管理員的授權后才能采用逆向操作法。（2）限期取消相關人員的逆向操作權限。一般而言，在財務軟件剛開始投入使用或財會人員接受軟件培訓時會頻繁使用逆向操作法。因此，為了防止因使用逆向操作法而出現混亂，企業可以規定其可使用期限為軟件投入使用后的半年或一年，當使用期滿時，由系統管理員取消相關人員的逆向操作權限。（3）加大制度建設，嚴格處罰力度。財政部門首先要作出對于提供逆向操作法更正錯賬的財務軟件必須具有能夠反映完整的錯賬更正過程的痕跡記錄功能的明確規定，其次要明令禁止操作人員使用具有會計舞弊性質的跨年度的逆向操作法，最后還要對操作人員利用逆向操作法從事違法犯罪的行為制定相應的處罰規定。S

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