數字化檔案管理在法院審判中的重要作用

王九云

摘 要 信息時代的快速發展，給各行各業都帶去了深遠的影響和產業的變革。法院審判在檔案管理也收到了信息技術的重要影響。數字化的檔案管理模式給法院的檔案管理工作帶來了巨大的便利性，通過數字化的檔案管理，可以讓法院工作人員便于查閱各類時期的檔案內容進行檢索，給法院審判中的檔案管理賦予新時代的現代化的管理模式。本文筆者就當前法院審判中數字化檔案管理的重要作用，談談如何在法院檔案管理中充分的發揮數字化檔案管理的重要作用，希望對法院數字化管理提供一些淺顯的幫助和參考，推動法院檔案數字化持續穩定發展。

關鍵詞 數字化 檔案管理 法院審判 信息技術 管理模式

一、引言

人民法院檔案是國家檔案的重要資源，真實地記錄和反映了人民法院的審判工作和其他各項活動，也是社會的寶貴財富。人民法院檔案工作既是基礎工作，也是保障工作，是展示人民法院審判歷史面貌的重要憑證。隨著經濟社會的發展，法院檔案擁有量和使用量日益增多，檔案管理工作的任務日趨繁重。做好人民法院檔案工作，實現規范化、制度化、科學化、便捷化，使其更好地為審判工作服務，具有重要意義。一方面應充分認識檔案管理工作的重要意義。人民法院檔案包括訴訟檔案以及其他各類檔案。訴訟檔案是國家重要的專業檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，又是人民法院進行審判活動的重要依據和必要條件。同時，訴訟檔案又是審判人員審理案件和執行案件勞動的成果和智慧的結晶。訴訟案件歸檔是實行案件流程管理中的最后環節，法院檔案管理工作是司法政務管理的一個重要方面。另一方面應明確法院檔案管理工作指導思想，即堅持以科學發展觀統領檔案工作，努力建成一個門類齊全、結構合理、管理科學、功能多樣，高效服務，具有人民法院特色的檔案管理工作體系。全面實現檔案管理工作規范化、制度化、科學化、便捷化，充分開發利用法院檔案資源，拓展和延伸服務領域，在保證檔案安全，不泄露國家秘密的前提下，充分提供利用，發揮檔案的社會效益和經濟效益，更好地發揮司法檔案在服務大局，服務審判，服務社會，服務人民群眾方面的重要作用。加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能。西方國家在法院檔案管理中已經形成了一套流程清晰、規范明確、使用便利的數字化管理模式，我們在數字化檔案管理模式上可以充分的借鑒和參考，取其精華為我們使用。

二、數字化檔案管理的意義

法院推行檔案管理數字化建設是適應社會數字化潮流、服務審判管理信息化的必然要求，也是人民法院進一步提高法院信息傳遞速度，節約訴訟資源，方便群眾訴訟的重要手段。可以依托檔案數字管理系統，建立當事人查詢平臺。另外，還可以專門設立電子閱卷室，當事人、律師、公安局、檢察院等需要查閱卷宗，檔案員不需要調出紙質卷宗，只需要閱卷人通過內網提出申請，檔案員審批并網上授權后，閱卷人按照指定權限范圍調取電子卷宗，需要復制件的，可以打印后加蓋檔案室的公章。數字化的檔案管理，可以有效地提高法院在審判過程中檔案管理的檢索成效，推動法院工作進一步提高效率。此外法院檔案工作實行數字化管理后，必將在服務大局、服務審判、服務社會、服務人民群眾等方面發揮更加積極的作用。一是決策層可以通過對匯集的審判業務大數據進行分析，從而全面掌握法院審判運行態勢，及時發現審判業務數據異動，有針對性地作出科學決策，確保法院審判執行工作健康有序運行。二是法官可以利用這個平臺采集數據、分析案件動態，實現二級業務流轉一體化設置；案件上訴后，二審法官能夠及時查看一審案件所有信息及電子卷宗；二審結案后，一審法官能夠及時查看二審裁判結果。

三、法院檔案管理數字化的探索

（一）成立專門的數字化管理隊伍

法院在檔案管理數字化的過程中，要充分重視對于人才的引入和培養機制。數字化檔案管理是一項長期的工作，需要數字化檔案管理隊伍沉下心來，在繁雜繁瑣的檔案中，摸索管理機制，優化檔案管理的流程，提高數字化檔案進程的進一步的推進。數字化的管理隊伍關系到法院在審判過程中檔案管理的成效，作為法院主管部門，要切實的加強數字化檔案管理隊伍的業務培訓和專業素質的提高，把數字化檔案管理成為一項長期的機制落實下來。

（二）采購有力的數字化管理工具

數字化檔案管理中，有力的數字化管理工具是必不可少的。法院在檔案數字化的進程中，要及時地為管理隊伍配好鞍馬，讓他們能夠充分發揮自身的主觀能動性，推動數字化檔案管理的成效。

（三）檔案數字化的過程中，做好監管事務

在數字化的管理中，法院要做好檔案管理的監管責任，對于一些涉密、保密級別達不到公開的要求、案件為完成等的檔案，要在數字化的過程中做好監督保密義務，防止檔案外泄。此外在由于一些檔案時間較長、保存不是很完善，在數字化的過程中要尤為注意保護好檔案資料。領取和交回都要以保護檔案為首要責任的情況下進行，不能因為檔案被掃描、拍照了，對于原檔案就放松了保護和愛惜的思想認識，法院要全面落實監管義務，促進檔案數字化進一步完善。

四、結語

實踐證明，在法院檔案管理中，充分的引入數字化技術的管理，可以有效地提高法院檔案管理成效，方便辦案人員查閱檔案和卷宗。法院在進行開庭審理和相關業務辦理流程中產生的大量紙制文檔憑證、圖像、音頻、視頻等證據資料文件，這些卷宗及庭審資料文件對于法院來說都是關鍵的業務數據，需要對此進行電子化保存留檔及備份，以方便日后業務的溯源和查詢。隨著圖像技術與網絡技術的發展應用，檔案電子影像處理系統已對文件影像化提供了有力的支持。

（作者單位為濮陽中級人民法院）

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