醫療設備采購管理信息系統的研發

劉宇靜　朝洛蒙　龍建成　俞　莉　蘇紅森

醫療設備采購管理信息系統的研發

劉宇靜①朝洛蒙②龍建成③俞莉③蘇紅森④*

目的：設計醫院醫療設備采購管理信息系統，以避免醫院醫療設備采購中出現采購環節脫節、設備到貨慢以及采購文檔管理不規范等現象。方法：基于B/S結構管理系統，開發設計醫療設備招標系統的采購中心端、評審專家端及供應商端的數據查詢系統，實現采購系統的業務流程信息化。結果：系統實現了采購流程規范化、采購文檔數字化以及采購績效標準化，有效提升醫療設備采購的安全性和高效性，并為醫院醫療設備管理提供支持。結論：醫療設備采購管理信息系統的設計可有效降低醫療設備的采購成本，使采購過程規范和透明，達到采購管理“公開、公正、公平”的目的。

招標采購；醫療設備；管理系統；數據查詢系統；評審專家端；信息技術

［First-author’s address］ Department of Medical Engineering， The Army General Hospital， Beijing 100700， China.

近年來，國家就醫療物資采購密集出臺了系列相關的法規和制度，醫院的醫療物資采購部門亟需建立完善的既符合國家法律法規又滿足醫院運營規律的采購制度，并采用信息化手段規范制度，建立完整的信息化管理系統［1］。為此，本研究以醫院采購面臨的困難為焦點，以采購為醫院管理服務為目標，剖析了采購的各個環節的難點和焦點，設計出采購管理信息系統，系統從醫療設備申購到招標項目進展、設備到貨以及供應商管理等多維度信息為醫院醫療設備管理提供決策依據［1］。

1　醫療設備管理需求分析

醫院的采購部門與設備科工作重合，具有采購設備及材料的種類繁多、數量巨大的特點。在采購新形勢下，保證采購安全、提高采購效率以及做好保障服務是醫院設備管理部門亟待解決的問題［2］。

在醫院設備及材料的采購過程中，采購部門需與其他需求科室等部門進行跨專業溝通，而各部門對于采購的需求不盡相同［3］。立項部門需掌握項目進度，需求部門關心設備何時到貨，醫學工程部門關注設備保修期和維修培訓，供應商則關注何時付款等，而這些需求是采購流程中必不可少的環節。因此，需要一個公共信息平臺來保證采購過程透明化，采購信息公開化，使參與采購的工作人員開展團隊合作，以確保采購流程安全高效（如圖1所示）。

圖1　采購部門需求示圖

采購管理系統按照醫院采購流程和管理制度構建和設計，包含了醫療設備采購中任務下達、公告發布及設備付款等各個環節，全過程實現的過程中各種文檔的收集和匯總。以采購流程為主線，從績效管理、供應商管理及醫療器械管理等多個維度對采購過程中產生的信息和文檔進行匯總和整理［4］。該系統的應用可極大提升醫療設備采購管理水平，依托于該系統可從醫療設備年度立項和醫療設備效益分析等多方面有效服務于醫療器械管理，為醫院決策管理提供服務［5］。

2　醫療設備采購管理系統結構

采購管理信息系統是基于B/S結構管理系統，通過瀏覽器訪問采購管理系統，根據系統權限可上傳、修改及查看采購相關信息和文檔，其架構如圖2所示。

圖2　醫療設備采購管理系統架構圖

2.1系統功能模塊

采購管理系統主要包括3部分：①采購中心端，實現設備采購全稱監管；②供應商管理，實現對投標的管理；③專家評審系統，實現對設備采購的技術評審。系統功能模塊如圖3所示。

圖3　系統功能模塊示意圖

2.2采購中心端

采購中心端可實現從設備采購任務下達，到完成采購設備付款的采購全過程中的文檔及信息數據收集。數據收集由待處理項目、已處理項目及重新立項任務3部分構成。系統可查詢采購計劃預算、采購項目負責人、項目執行進度以及設備到貨付款等信息，并且具有項目執行進展提醒功能［5］。對于采購部門管理者而言，通過該系統可以根據統計出的工作量，如項目負責人執行項目數統計，執行進度展示等進行績效考評；還可根據統計出的任務完成情況，如到貨率、付款率等為醫院下一年的預算制定設備管理提供決策支持，如圖4所示［6］。

圖4　采購功能模塊示意圖

對采購部門工作人員而言，通過該系統設定的工作流程，可以進一步規范工作標準，提高采購任務完成效率，并對于采購文檔的規范化存檔具有重要意義［7］。

2.3供應商管理系統

供應商管理系統實現了供應商資質、投標產品價格及合同等相關文檔和信息收集。該系統的目的是收集供應商在公司資質、產品資質以及代理資質等相關信息，為供應商管理以及供應商評價提供基礎數據［8］。通過該子系統，可逐步建立并不斷完善供應商庫，為設備采購服務。結合后期設備的到貨時間，維修及培訓等信息對供應商進行評價，提升采購部門對供應商的管理職能。采購管理端報名登記供應商信息之后，供應商通過自己的賬號進入供應商端登錄，填報并導入資質，系統支持直接導入資質壓縮包，導入成功后文件一一對應，供應商只需錄入投標產品等信息［9］。

2.4專家評審系統

技術評審系統是通過信息化手段對投標文件進行打分，相比傳統的手工評分能顯著提升評標效率和公信度。在評審時從專業的角度篩選優質供應商，通過系統自動統計總分功能可以提高評審效率；通過大屏幕顯示評審專家匯總得分可以提升招標的透明度；通過文件的電子存儲可以提升招標的檔案管理。

3　醫療設備采購管理系統特點

系統的設計將重點解決兩個管理、一個服務方面的問題［10］。①管理采購部門工作人員：管理者需掌握每項采購任務的執行進度以及年度采購任務量化指標，包括中標金額、節約費用等信息；②管理供應商：管理者需掌握主要產品的供應商信息，包括代理產品、以往采購價格等信息；③服務好科室和機關，為醫院醫療設備管理服務，如圖5所示。

圖5　系統界面示意圖

3.1程序化流程控制有助于規范采購標準化

系統流程化控制，每個環節不完成將不能執行下步技術評審環節，技術評審結果、商務談判等環節均按照采購規范來設計，確保了采購環節的每一步都必需執行，否則無法進入下一環節。通過該系統的使用，有助于采購規范的標準化執行。

3.2標準化文檔記錄有助于檔案管理

采購過程中產生的企業報名登記表、資格審核表及技術評審匯總表等各種文檔，可通過系統的高拍儀拍攝并上傳至系統。待項目執行完畢后，由檔案管理人員專職對紙質版文檔進行收集整理和裝訂成冊。

3.3采購全流程的數據監管

系統產生的招標使用科室、預算金額、中標結果及付款情況等數據，對這些數據進行整合、分類及分析，可簡單明了計算采購金額節約率、設備到貨率以及預算經費使用情況，在很大程度上為醫院的醫療設備管理提供決策支持［11］（如圖6所示）。

圖6　年度統計示意圖

4　醫療設備采購管理系統使用效果

采購管理系統使用后，根據工作流程和工作內容系統，完成實時的系統統計和匯總［12］。同時建立完整的檔案體系，并輸出統計報表，實現招標流程的系統化，使評標的效率提高兩倍多。通過驗收環節，設備的驗收和到貨率由原來的78%提高到98%，通過該系統的運行，使供應商和評審專家具有規范化的程序，檔案完整，實現了全流程的可追溯，使醫療設備采購實現了標準化和信息化［13］（如圖7所示）。

圖7　醫療設備采購系統決策示意圖

5　結語

醫療設備采購管理系統需要根據工作流程和工作內容不斷完善，具有從設備采購任務操作開始到設備資料最終歸檔，充分利用信息化實現采購流程的全程監管；建立完整的檔案體系，能支持多條件、多維度和各種統計報表的輸出。醫療設備招標流程銜接是薄弱環節，節點處的工作環節如何提高對接效率，需要進一步探索［14］。通過該系統的運行可對采購部門的工作人員進行規范化培訓和管理，使未來的采購工作不斷標準化和簡單化，使采購人員能夠從繁瑣的事務性工作中解脫出來，開展醫療設備管理方面的研究和探索，為醫院臨床診療提供保障［15-16］。

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Design and application of purchasing management information system of medical equipment

LIU Yu-jing， CHAO Luo-meng， LONG Jian-cheng， et al// China Medical Equipment，2016，13（10）:105-108.

Objective: In order to meet the bidding requirements of the development of hospital， and solve a series of nonstandard problems in the process of medical equipment purchase， we designed easy-to-use and practical information management system of medical instruments. Methods: The purchasing management system uses platform of network to develop software. The architecture is based on B/S model and back-end database is Web server. The client side application is designed and developed by PHP. It includes expert database， merchandise database and provider database， to achieve one stop service of the purchasing management and servicing. Results: The scientification and standardization of equipment purchasing management used in this system guarantee the security and high efficiency of information. Additionally， it will provide the evidence for management people to make decision on medical device management. Conclusion: The project is very successful on its design and the implement of the whole process management. In the meantime， it establishes the work routine， lowers costs and improves users’workload and performance， as well as the just， fair， public and competitive of purchase.

Purchasing management； Medical device； Management system； Data query system； Evaluation expert side； Information technology

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2016.10.031

1672-8270（2016）10-0105-04

R197.324

A

2016-07-04

①陸軍總醫院醫學工程科 北京 100700

②內蒙古民族大學附屬醫院醫學工程部 內蒙古 通遼 028000

③滕州市中心人民醫院器械科 山東 滕州 277500

④解放軍第181醫院醫學工程科 廣西 桂林 541002

hongsensu@163.com

劉宇靜，女，（1963- ），本科學歷，副主任技師。陸軍總醫院醫學工程科，從事醫療設備的管理和計量工作。