路橋工程檔案管理存在問(wèn)題及措施探討

吳春彩

【摘 要】建筑工程檔案是建筑工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益建筑工程檔案是技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是企業(yè)的技術(shù)資產(chǎn)，是企業(yè)的寶貴財(cái)富因此，加強(qiáng)工程檔案的管理，既是檔案管理工作本身的需要，更是企業(yè)基本建設(shè)管理的需要筆者就建筑工程檔案管理存在問(wèn)題及處理措施作簡(jiǎn)要的分析。

【關(guān)鍵詞】路橋工程；檔案管理；存在問(wèn)題；探討措施

前言

目前科技化和信息化成為檔案管理發(fā)展的趨向，這就要求我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理時(shí)一定要跟上時(shí)代的潮流，不斷進(jìn)行創(chuàng)新。路橋工程主要指的是針對(duì)公路和橋梁，進(jìn)行維護(hù)、管理、施工等工作，給路橋工程建立檔案是十分重要的，因?yàn)榻⒐こ虣n案準(zhǔn)確與否，與人們的正常生活有著緊密的聯(lián)系。同時(shí)，還對(duì)自然災(zāi)害的防護(hù)等方面起著十分重要的作用。而目前我國(guó)路橋工程檔案管理方面存在著不容忽視的問(wèn)題。

1.建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1.1 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料

主要包括開(kāi)/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

1.2 竣工圖

主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

1.3 綜合性文件資料

主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政

府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.路橋工程檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理現(xiàn)代化水平低

盡管檔案在中國(guó)人民的日常生活中作用不大，但卻是人們工作生活十分重要的組成部分。但對(duì)檔案中事成不夠，導(dǎo)致中國(guó)人民對(duì)檔案沒(méi)有概念，更不用提及在管理過(guò)程中采用現(xiàn)代化的管理方式。目前我國(guó)許多檔案管理處，仍然選擇使用傳統(tǒng)的管理方式，主要利用管理人員手工進(jìn)行管理。同時(shí)，在管理過(guò)程中計(jì)算機(jī)普及程度低，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化的發(fā)展。另外，檔案管理中缺乏現(xiàn)代化人才，也是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中的阻礙。

2.2 檔案材料填寫不真實(shí)

建設(shè)工程檔案由于其本身的復(fù)雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過(guò)程中難度大，容易出現(xiàn)失誤等問(wèn)題，加上有些建設(shè)單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴(yán)或?qū)こ淌┕がF(xiàn)場(chǎng)不了解等二根據(jù)建設(shè)單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應(yīng)付交檔而做的，不能做到與工程同步進(jìn)行，所以，往往采用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建筑工程竣工檔案與事實(shí)不符，竣工圖產(chǎn)生誤差二由于不能與工程進(jìn)度同步，造成了各種建材的質(zhì)保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設(shè)和質(zhì)量。

2.3 竣工檔案移交小及時(shí)

施工到了后期，大多的技術(shù)人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒(méi)有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時(shí)完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時(shí)；有些建設(shè)單位、施工單位及建材供應(yīng)單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長(zhǎng)，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴(yán)重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進(jìn)行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗(yàn)收后無(wú)法收齊，這些原因都會(huì)造成了施工檔案移交不及時(shí)。

3.應(yīng)對(duì)路橋工程檔案管理中存在問(wèn)題的措施

3.1 從制定合同開(kāi)始完善整個(gè)路橋工程檔案

無(wú)論是什么問(wèn)題，僅僅是依靠國(guó)家規(guī)定的制度來(lái)完善是不夠的，必須有相應(yīng)強(qiáng)制性手段來(lái)輔助，使得規(guī)定和事件之間保持相互的平衡。在簽訂工程合同過(guò)程中，將與工程有關(guān)的材料進(jìn)行整理之后，收入進(jìn)檔案中。同時(shí)，各項(xiàng)招標(biāo)文件等具體材料也要直接歸入檔案中。此外，任何與資金、技術(shù)、質(zhì)量等方面相關(guān)的材料都必須作為重要的證明文件收入到檔案中，直到整個(gè)工程安全無(wú)誤的竣工。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的資金投入

無(wú)論是企業(yè)還是政府相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人，都應(yīng)該重視檔案管理，都應(yīng)該加強(qiáng)在對(duì)檔案管理的資金投入，加強(qiáng)檔案管理的建設(shè)。強(qiáng)化單位主要負(fù)責(zé)人的檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，樹(shù)立歷史責(zé)任觀，把檔案管理建設(shè)放在應(yīng)有的位置。一是要將檔案管理列入辦公自動(dòng)化建設(shè)規(guī)劃中，與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展，同步進(jìn)步，與辦公自動(dòng)化的發(fā)展保持平齊。二必須要保證檔案管理的投入。檔案管理是對(duì)投資要求比較高的技術(shù)性工作，科技含量高，對(duì)資金的需求量比較大。需要有專門專項(xiàng)的資金管理，保證整個(gè)檔案管理的發(fā)展。三是要幫助檔案管理部門配備相對(duì)先進(jìn)的設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀等，為建立現(xiàn)代化的檔案提供了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。四是強(qiáng)調(diào)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的重要作用，要加快相關(guān)部門對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行的研制和開(kāi)發(fā)。

3.3 保證工程檔案的質(zhì)量

（1）重視竣工圖的質(zhì)量。竣工圖是一個(gè)干工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際反映，是項(xiàng)目檔案的重要內(nèi)容，它是整個(gè)檔案在核收方面的核心部分。工程單位應(yīng)該在完工之后及時(shí)提交竣工圖，并且在驗(yàn)收前，應(yīng)該組織各單位的負(fù)責(zé)人，根據(jù)竣工圖對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行徹底的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)蘊(yùn)藏在其中的問(wèn)題，從而保證竣工圖的質(zhì)量。

（2）重視建筑項(xiàng)目檔案的完整性。檔案室整個(gè)建設(shè)工程的重要載體，為經(jīng)濟(jì)糾紛以及質(zhì)量糾紛等提供重要的證據(jù)和依據(jù)，這就強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)目檔案的重要性。也要求檔案管理人員要在工程開(kāi)始之初，就要重視相關(guān)材料的收集工作，保證檔案材料不會(huì)因?yàn)榛靵y而丟失。

（3）做好建設(shè)工程質(zhì)量的記錄。任何一個(gè)建設(shè)工程都有立項(xiàng)、可行性論證、勘察、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過(guò)程，每一個(gè)步驟都有屬于自己的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在每一個(gè)過(guò)程中都有一個(gè)貼近實(shí)際的紀(jì)錄。而這些記錄是整個(gè)工程質(zhì)量的真實(shí)反映。工程實(shí)體物的質(zhì)量缺陷在它的外表方面表現(xiàn)得很直觀，很容易被人們發(fā)現(xiàn)和重視，而工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)在缺陷就不太容易被人們發(fā)現(xiàn)，通常是在緊急情況下才會(huì)被發(fā)覺(jué)。

（4）工程檔案的內(nèi)容應(yīng)該系統(tǒng)完成，規(guī)范設(shè)置，便于保存和查找。

（5）加強(qiáng)隱蔽工程質(zhì)保資料的質(zhì)量控制。工程質(zhì)保資料是對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行監(jiān)督的紀(jì)錄，它反映了整個(gè)工程的質(zhì)量，同時(shí)也為以后出現(xiàn)任何質(zhì)量問(wèn)題提供材料支持。因此，必須要相關(guān)資料的收集和重視。

4.結(jié)束語(yǔ)

工程檔案是工程管理建設(shè)過(guò)程中不容忽視的重要材料依據(jù)，尤其是在涉及到工程質(zhì)量方面的問(wèn)題。要做好工程竣工檔案資料的管理工作，不僅需要加強(qiáng)對(duì)工程檔案人員的培養(yǎng)，更需要施工單位和檔案管理人員共同努力來(lái)建立健全的工程竣工管理體系二我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揮我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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