建筑工程檔案資料有效管理方法思考

沈茜

【摘 要】隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，檔案資料信息化管理的不斷加深，傳統(tǒng)的建筑行業(yè)內(nèi)部檔案管理方式和管理理念已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，進(jìn)一步完善建筑工程檔案資料的管理方法是現(xiàn)代建筑行業(yè)發(fā)展過程中必須解決的一個(gè)問題，同時(shí)也是建筑行業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)保障。管理人員必須從根本上認(rèn)識(shí)到對(duì)建筑工程檔案資料實(shí)行科學(xué)有效管理的重要性，不斷的優(yōu)化自己的管理方法，讓建筑工程的檔案資料管理變得更加科學(xué)化和規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】建筑工程；檔案資料；管理方法

1.建筑工程檔案資料管理工作的重要性

檔案資料的完整性是保證建筑工程施工質(zhì)量的基礎(chǔ)，由于建筑工程的施工工序復(fù)雜、涉及范圍廣泛，這在一定程度上增加了檔案資料管理工作的難度，也正是因?yàn)槿绱耍鼞?yīng)該不斷強(qiáng)化和完善建筑工程的檔案資料管理工作，讓其管理更具有科學(xué)性，同時(shí)檔案資料的管理工作也是建筑企業(yè)內(nèi)部控制體系整體水平的一種提現(xiàn)，它可以很好的反映出檔案資料管理者對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理的重視程度。對(duì)于部分建筑工程項(xiàng)目來說，如果其存在著檔案資料管理上的問題，則將整個(gè)工程的當(dāng)作是不合格工程來處理，這也從另一個(gè)方向上說明了建筑工程檔案資料管理工作的的重要性。

除此之外，建筑工程的檔案資料管理工作還包括了對(duì)建筑工程建設(shè)中所使用到的技術(shù)、存在著的問題、以及解決措施等的記錄工作，這對(duì)日后的工程分析、檢驗(yàn)和審核帶來了很大的幫助，同時(shí)也可以為下次工程項(xiàng)目的建設(shè)提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。對(duì)建筑工程的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的分析和研究，還可以知道本次工程施工中具有的優(yōu)點(diǎn)和存在著的缺點(diǎn)，這對(duì)提升將來的建設(shè)效率和建設(shè)質(zhì)量有非常大的幫助。

2.建筑工程檔案資料管理存在的問題

雖然在近些年中，我國(guó)的建筑行業(yè)有了非常迅速的發(fā)展，但在建筑工程的檔案資料管理工作上依舊存在著不少問題，再加上建筑工程周期長(zhǎng)、檔案資料復(fù)雜、數(shù)量種類多等特點(diǎn)，讓建筑工程檔案資料管理工作的缺陷更加明顯的暴露出來，這主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面上。

第一，檔案資料管理模式混亂。在目前的建筑工程項(xiàng)目中，普遍存在著各部門各自為政的情況，使得建筑工程的檔案資料得不到一個(gè)統(tǒng)一的資料，這在一定程度上增加檔案管理的工作的難度，同時(shí)也加大了資料丟失的情況，在真正需要查找相關(guān)檔案資料時(shí)，經(jīng)常要花費(fèi)大量的時(shí)間才可以找到相關(guān)的資料，這就大大的降低了檔案資料的利用率。

第二，對(duì)檔案資料管理工作不夠重視，管理人員專業(yè)知識(shí)薄弱。部分企業(yè)對(duì)檔案資料管理的工作的重視度不夠，認(rèn)為檔案資料管理是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單輕松的工作，這就出現(xiàn)了許多檔案管理人員是身兼數(shù)職的情況。在建筑工程的檔案資料管理人員中，絕大部分都是由其他崗位臨時(shí)調(diào)任的，嚴(yán)重缺乏檔案資料管理的基礎(chǔ)專業(yè)知識(shí)，是的檔案資料的管理工作難以科學(xué)、全面。

第三，檔案資料缺乏準(zhǔn)確性和完整性。由于建筑工程的工作內(nèi)容復(fù)雜、涉及部門廣泛、工作周期長(zhǎng)，在進(jìn)行其使檔案資料管理時(shí)，如果沒有足夠的耐心和細(xì)心是無(wú)法將其工作做好的，導(dǎo)致其檔案資料經(jīng)常出現(xiàn)不完整和錯(cuò)誤的情況，再加上管理人員專業(yè)技能的缺乏和管理方式不統(tǒng)一，導(dǎo)致許多檔案資料都沒有能夠技及時(shí)的進(jìn)行歸檔，這就加大了重要資料丟失的概率。

3.改善建筑工程檔案資料管理的相關(guān)對(duì)策

檔案資料管理工作對(duì)整個(gè)建筑工程有著非常重要的意義，要想進(jìn)一步改善建筑工程的檔案資料管理工作的質(zhì)量，可以從以下幾個(gè)方面著手。

3.1提高建筑工程檔案管理工作的重視度

要進(jìn)行提升建筑工程檔案質(zhì)量管理工作的質(zhì)量，首先企業(yè)內(nèi)部和管理人員必須對(duì)其管理工作給予足夠的重視。由于檔案資料管理工作與經(jīng)濟(jì)利益沒有直接的聯(lián)系，導(dǎo)致部分建設(shè)施工單位沒有將其檔案資料管理工作放在心上，進(jìn)程都是在工程完工程驗(yàn)收時(shí)才進(jìn)行檔案資料的收集與整理。從表明上看，是可以節(jié)約建筑工程施工過程中的人力和時(shí)間，但由于許多資料沒有能在第一時(shí)間進(jìn)行整理和收集，使得許多重要的資料出現(xiàn)丟失或不完整的情況，這對(duì)日后的工程維護(hù)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)非常不利。所以，只有加強(qiáng)建筑工程檔案管理工作的重視程度，才可以讓其管理工作變得更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，才可以確保資料的完整與準(zhǔn)確。

3.2建立并不斷完善檔案資料管理制度

管理制度是建筑工程檔案資料管理的重要指導(dǎo)，一個(gè)良好的管理制度是檔案質(zhì)量準(zhǔn)確性與完整性的重要保障。所以必須建立起一個(gè)科學(xué)合理的檔案資料管理制度，并嚴(yán)格的將其落實(shí)到實(shí)際的管理工作中，并在實(shí)行過程中不斷的進(jìn)行制度完善，設(shè)立一個(gè)專門的管理部分來對(duì)其檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理，同時(shí)，還要明確建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位以及監(jiān)理單位等項(xiàng)目管理該工作中的職能，將檔案資料的收集、整理、存檔工作進(jìn)行規(guī)范化，并注重每一個(gè)環(huán)節(jié)中檔案資料的的及時(shí)性、準(zhǔn)確性與有效性，嚴(yán)格的進(jìn)行檔案資料的借閱制度，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。

3.3嚴(yán)格進(jìn)行竣工驗(yàn)收檔案資料的檢查與審閱

在建筑工程的竣工驗(yàn)收階段，檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性對(duì)其驗(yàn)收工作有著非常大的影響，所以必須嚴(yán)格的做好工程竣工驗(yàn)收檔案資料的檢查與審閱。檔案管理人員應(yīng)該在工程項(xiàng)目管理人員的陪同下，根據(jù)建筑工程的檔案歸檔的要求去對(duì)所有相關(guān)文件進(jìn)行檢查、審閱，一旦發(fā)現(xiàn)其中存在著任何問題都應(yīng)該馬上進(jìn)行解決，查漏補(bǔ)缺，確保所有竣工材料都符合真實(shí)情況。同時(shí)，還要將《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《工程竣工驗(yàn)收備案制》等相關(guān)條例落實(shí)到實(shí)際的工程驗(yàn)收檔案資料的審核、移交中，使竣工的驗(yàn)收工作和檔案的驗(yàn)收可以同步進(jìn)行。對(duì)不符合規(guī)定要求的移交工作，應(yīng)該采取相應(yīng)的處理措施，例如：不給予《建設(shè)工程檔案合格證》、建設(shè)單位不結(jié)清尾款等。從而更有力的保證建筑工程檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

3.4加強(qiáng)檔案資料管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)

檔案資料管理人員的專業(yè)技能和綜合綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量有著非常大的影響，所以相關(guān)部門應(yīng)該對(duì)其檔案資料管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提升管理人員的管理意識(shí)和專業(yè)知識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行定期的考核，無(wú)法通過考試的工作人員應(yīng)該給予二次培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，除此之外，還應(yīng)不斷的引入先進(jìn)的管理方式，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到建筑工程的檔案資料管理中，有效的提高檔案資料的管理效率和管理質(zhì)量，并積極搭建相關(guān)的溝通交流平臺(tái)，讓管理人員可以通過溝通交流來提升自己的管理水平，促進(jìn)建筑行業(yè)的不斷發(fā)展。

4.結(jié)束語(yǔ)

總的來說，建筑工程的檔案管理資料對(duì)提高工程施工效率、改善工程整體質(zhì)量、提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益都有非常重要的意義。在建立和完善管理制度的同時(shí)，還必須確保將管理制度落實(shí)到實(shí)際的管理工作中，及時(shí)的進(jìn)行檔案資料的收集與整理，這樣才可以更好的確保資料的準(zhǔn)確性與完整性，并注重對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作，為改善檔案資料管理方法提供最有利的基礎(chǔ)保障。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王麗艷. 建設(shè)工程檔案資料管理中的突出問題及應(yīng)對(duì)措施思考[J]. 卷宗， 2016（2）.

[2] 孫麗燕. 工程檔案資料管理工作的思考探討[J]. 城市建設(shè)理論研究， 2014（9）.

[3] 張叢祥， 吳紀(jì)寧. 對(duì)省“工程檔案資料管理規(guī)范”的理解與思考[J]. 中華民居旬刊， 2014（27）.

[4] 管麗麗. 工程檔案資料管理工作的思考探討[J]. 城市建設(shè)理論研究：電子版， 2013（17）.