淺議通信檔案管理人員應具備的素質

杜穎

【摘 要】檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證信息記錄，是企業的核心信息資源與重要資產。企業檔案工作做的好壞，檔案收集是否及時齊全，管理是否科學，都會對企業的未來產生直接影響。隨著社會信息化進程的加快，檔案資源要實現信息化、數字化，檔案工作要走向規范化、數字化、網絡化，這都對通信檔案管理人員所要具備的素質提出了越來越高的要求。

【關鍵詞】通信檔案管理；管理人員素質；檔案管理

一、通信檔案人員應具備的素質

（一）通信檔案管理人員必須具備良好的政治素質

檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，尤其是通信技術方面的檔案，有些直接關系到國家安全。通信檔案管理人員是這些商業秘密、重要機密檔案材料的直接管理者，因此，通信檔案管理人員必須具有堅定的政治立場、正確的政治方向，要有高度的組織性、紀律性，能貫徹執行《檔案法》，能嚴格遵守各項規章制度，嚴守黨和國家的秘密，堅決杜絕失密、泄密的現象發生。

（二）通信檔案管理人員必須要有敬業精神

相對于其他工作而言，檔案管理工作比較封閉和局限，檔案管理人員埋頭于大量的檔案材料之中，默默無聞，常常被領導“遺忘”，被提及的時候也常常幾語帶過。因此，檔案管理人員必須要熱愛檔案事業，要有較強的事業心和工作責任感，要具有奉獻精神，要耐得住寂寞、甘于清苦，不計較個人利益，敬業愛崗，安心本職工作，才能兢兢業業地做好檔案管理工作。

（三）通信檔案管理人員要具備良好的專業素質

檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，通信檔案管理人員不僅需要具備扎實的文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學等檔案專業理論知識，還要掌握如計算機技術、網絡技術等相關專業技術知識，而通信檔案管理人員還要對通信工作的相關業務知識有一定的了解。并且不斷地加強學習新知識、掌握新技能，不斷地更新知識儲備，以滿足時代發展與社會進步對檔案管理工作提出的新要求。

（四）通信檔案管理人員要具備良好的專業管理能力

隨著信息化技術快速發展，信息資源數字化、網絡化的進程日益加快，如何將豐富的通信檔案材料數字化，并通過數字化網絡提供給定向的使用者進行利用，使通信檔案成為重要的信息資源，這對通信檔案工作者提出了全新的要求。因此，通信檔案管理人員必須要掌握計算機和網絡管理等相關技術知識，必須能夠熟練地應用計算機等信息化、數字化設備對檔案信息進行現代化的管理和應用，能夠迅速有效地收集信息，能夠保護通信檔案信息的完整安全，能夠及時準確地提供通信檔案信息，高質量地實現檔案信息化、網絡化的管理和服務。

（五）通信檔案管理人員應具備良好的協調能力

在實際工作中，通信檔案管理人員的協調溝通能力的發揮常常與檔案的齊全完整有著密切的聯系。為了做好通信檔案的收集、整理工作，通信檔案管理人員需要和各個有關部門和人員打交道。而要得到各有關方面的支持，除了依靠相關的規章制度和規定，更主要的是要依靠通信檔案管理人員充分發揮自身的協調溝通能力，通過細致的協調工作暢通檔案資料的收集渠道，達到各部門檔案管理的協調統一。

（六）通信檔案管理人員應具有服務意識

檔案管理工作是一項服務性很強的工作，企業的檔案工作歸根結底是為企業的各項工作服務的。所以通信檔案管理人員一定要牢固樹立“主動服務”的意識并且不斷增強主動服務意識，一改以往的坐等為主動走出去上門服務，主動的了解業務部門的工作內容、獲得最新信息；主動的思考檔案工作該如何圍繞本企業的工作中心進行，主動地做好檔案資料的收集和整理工作等。

二、提高通信檔案管理人員素質的必要性

1.提高通信檔案管理人員的素質是做好檔案管理工作的需要。檔案對國家來說是寶貴的財富，對企業來說是重要的第一手資料，是珍貴的歷史原始記錄，能起憑證和依據作用。企業檔案管理工作是企業管理的基礎工作之一，做好檔案管理工作，可以有力地促進企業加強管理，不斷優化企業人、財、物各類資源的合理配置，有效地提高企業經濟效益。可以說，企業的所有業績及成功的經驗與失敗的教訓都可以從檔案中找到佐證。熟悉企業的檔案就可以了解企業的過去，洞悉企業的現在，展望企業的未來。因此，能否管理好通信企業檔案，不斷提高檔案管理水平與檔案服務質量，直接取決于通信檔案管理人員的素質與能力。

2.隨著信息化技術快速發展，信息資源數字化、網絡化的進程日益加快，企業檔案管理的信息化建設也日益受到普遍關注。檔案信息化建設帶來的不只是形式上的“無紙辦公”，而是對傳統檔案管理的一次深刻變革。由此，也對檔案管理人員提出了全新的要求。

三、影響通信檔案管理人員素質提高的因素

我國通信檔案管理人員素質參差不齊，人員（尤其是兼職檔案管理人員）的變動也很頻繁，這極大地制約了通信檔案工作的發展。究其根源，首先是部分領導檔案意識比較薄弱，對通信檔案管理工作和檔案管理人員應具備的素質都沒有足夠重視，對通信檔案管理人員的培訓教育、檔案設施設備的投入不足；其次是部分通信檔案管理人員本身對于檔案工作的認識不足，認為檔案工作僅僅就是每年一次的整理文件歸檔，是個麻煩事。這就造成工作起來不能發揮主觀能動性，不能認真負責，不能主動學習新知識與技能，并將新的技術和技能應用于實際工作中。

四、如何提高通信檔案管理人員素質

1.加強思想政治教育，培養良好的職業道德。加強政治理論學習和職業道德教育，不斷提高通信檔案人員的思想水平，培養通信檔案管理人員的工作責任感、事業心，增強敬業愛崗的意識，這是做好檔案管理工作的前提。只有檔案管理工作做好了、做出成績了才可以爭取到領導的重視與支持。有了領導對檔案工作的重視，才能實現在檔案管理人員、資金以及政策上的大力支持，從而更好地做好檔案管理工作。

2.強化服務意識，提高服務水平。通信檔案管理人員要改變坐等人家歸檔和查閱的作風，要主動走出去。主動思考檔案工作如何圍繞本企業的工作中心進行，主動地了解業務部門的工作內容、及時獲得最新信息，然后根據實際情況，主動地思考該如何做好檔案資料的收集和整理工作，要提供哪些檔案材料才可以滿足各項工作的需要等；同時應充分發掘自身潛力，有效地開發利用檔案資源，編寫大事記、組織機構沿革等編研材料，為企業提供更深入的檔案信息服務。

3.加強業務培訓，不斷提高通信檔案管理人員的專業業務素質和水平。通信檔案管理人員的專業知識水平和能力決定著通信檔案工作的總體水平。通信檔案管理人員應經常性的參加系統的檔案專業業務知識與技能的培訓，以及計算機和網絡知識等相關專業知識的教育與培訓，不斷的擴展及豐富自己的知識內容，提高自己的知識層次，不斷地提高自己的專業技能，以適應新時期檔案工作的需要。

五、結束語

總之，通信檔案管理人員的素質高低決定著通信檔案工作水平和質量的高低，不斷提高通信檔案管理人員的素質，對于做好通信檔案工作具有非常重要的意義。只有通信檔案人員的素質與能力不斷的得到提高與強化，才能保證不斷地提高檔案管理水平與服務質量，才能適應新時期、新形勢下對檔案工作的要求。