論信息系統(tǒng)項(xiàng)目范圍管理

焦江

【摘要】 2015年10月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了**省**市人民防空辦公室的指揮平臺(tái)升級(jí)改造項(xiàng)目的建設(shè)，該項(xiàng)目投資約300萬元人民幣，建設(shè)工期3個(gè)月。該項(xiàng)目建設(shè)了地上指揮所、地下指揮所和機(jī)動(dòng)指揮車“三位一體”指揮體系；實(shí)現(xiàn)了既有視頻信號(hào)和新增視頻信號(hào)均可高清數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)傳輸；以及地上指揮平臺(tái)和地下指揮平臺(tái)分布式控制等功能，極大的提高了該單位在實(shí)際指揮和演習(xí)過程中指揮命令的快速下發(fā)和協(xié)調(diào)。該項(xiàng)目于2016年1月通過驗(yàn)收。本文以該項(xiàng)目為例，結(jié)合我的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的范圍管理。

【關(guān)鍵字】 信息系統(tǒng) 項(xiàng)目 范圍

2015年10月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了**省**市人民防空辦公室的指揮平臺(tái)升級(jí)改造項(xiàng)目的建設(shè)，該項(xiàng)目投資約300萬元人民幣，建設(shè)工期3個(gè)月。通過該項(xiàng)目的建設(shè)，主要實(shí)現(xiàn)了以下幾個(gè)功能：1、地上與地下指揮所通過有線通信實(shí)現(xiàn)音視頻的互聯(lián)互通；地上指揮所和機(jī)動(dòng)指揮車視距通過無線短波圖傳，單兵4G和衛(wèi)星通信（動(dòng)中通）實(shí)現(xiàn)音視頻互聯(lián)互通。2、既有視頻信號(hào)和新增信號(hào)源均實(shí)現(xiàn)數(shù)字化高清網(wǎng)絡(luò)傳輸。跳出以往通過高清、標(biāo)清視頻矩陣的束縛，對視頻信號(hào)源通過IP的形式直接通過網(wǎng)絡(luò)處理器傳輸?shù)礁黠@示單元大屏幕上顯示。3、地上指揮所、地下指揮所均可直接控制三個(gè)指揮單元的信號(hào)傳輸，通過分布式控制器與信令主機(jī)的通信，擺脫先前以地上指揮所為通信樞紐的模式，實(shí)現(xiàn)分布式控制。在本項(xiàng)目中范圍管理尤為重要，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，除對其余管理領(lǐng)域進(jìn)行恪盡職守的管理外，特別對范圍管理從制定范圍管理計(jì)劃、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)和范圍控制五個(gè)方面進(jìn)行了管理。

一、制定范圍管理計(jì)劃

范圍管理計(jì)劃，是項(xiàng)目管理計(jì)劃的重要組成部分，防止項(xiàng)目在實(shí)施過程中出現(xiàn)范圍定義不清、范圍蔓延，影響項(xiàng)目的完成。在正式制定計(jì)劃之前，我查閱了項(xiàng)目章程及初步范圍說明書，查找了公司的組織過程資產(chǎn)，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)再結(jié)合以往的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)制定出了一份初步計(jì)劃，隨后召集所有項(xiàng)目干系人對計(jì)劃進(jìn)行修改和完善，最終完成了一份詳細(xì)的、科學(xué)的范圍管理計(jì)劃。

二、范圍定義

一個(gè)成功的項(xiàng)目，應(yīng)該需要在項(xiàng)目前期定義一個(gè)明確的項(xiàng)目范圍以及詳細(xì)描述，形成項(xiàng)目詳細(xì)的范圍說明書。在項(xiàng)目的早期階段我?guī)ьI(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，進(jìn)駐客戶現(xiàn)場進(jìn)行研討，查看了先前的信息化集成用戶說明，現(xiàn)場觀摩指揮平臺(tái)操作，然后召集了項(xiàng)目干系人進(jìn)行業(yè)務(wù)交流收集意見需求。我用原型法將收集到的信息做成項(xiàng)目DEMO，以PPT形式演示系統(tǒng)升級(jí)后實(shí)現(xiàn)的功能，形成需求文件。做好文件后召集項(xiàng)目主要干系人對系統(tǒng)功能做評(píng)價(jià)，并根據(jù)客戶要求不斷改進(jìn)系統(tǒng)功能，最終形成了雙方認(rèn)可的完整的項(xiàng)目范圍說明書。

三、創(chuàng)建WBS

我根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，利用公司整理出的WBS模板，召集公司相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜液晚?xiàng)目干系人召開會(huì)，最終決定把項(xiàng)目的可交付物作為WBS分解的第一層內(nèi)容，形成一個(gè)樹形 WBS。按照項(xiàng)目功能劃分工作組，參照8/80小時(shí)原則，以一個(gè)較粗的粒度進(jìn)行項(xiàng)目控制，實(shí)現(xiàn)無遺漏且相同層次的工作單元應(yīng)有可比性且無交叉從屬。有的功能實(shí)現(xiàn)需其它功能完成后方能實(shí)現(xiàn)，則需要采用滾動(dòng)波式計(jì)劃的方法。例如：地上指揮所、地下指揮所和機(jī)動(dòng)指揮車互聯(lián)互通需在綜合布線、顯示單元高清改造、視頻信號(hào)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理等工作完成后方能開展綜合調(diào)試，所以我們將軟件安裝、調(diào)試作為近期完成的工作，綜合測試作為遠(yuǎn)期工作。最后項(xiàng)目的范圍說明書、WBS和WBS字典經(jīng)雙方確認(rèn)后裝訂成冊并形成范圍基線。

四、范圍確認(rèn)

范圍確認(rèn)是一種階段性的驗(yàn)收，但又是件很困難的事。我們希望客戶能盡快確認(rèn)以便開展后續(xù)工作，而客戶則認(rèn)為什么都沒看到無法確認(rèn)。對此，我通過兩方面溝通解決這個(gè)問題。一方面，我通過和客戶方主任多次解釋，雖然項(xiàng)目范圍確認(rèn)是正式的，但并不意味著項(xiàng)目范圍一成不變，只要走標(biāo)準(zhǔn)的變更流程且審批通過，均可以變更。另一方面，我要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)重點(diǎn)對客戶的潛在操作人員多進(jìn)行溝通，認(rèn)真進(jìn)行操作培訓(xùn)，詳細(xì)介紹項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn)，用他們?nèi)ビ绊懣蛻魧?xiàng)目的認(rèn)知。這樣消除了客戶的顧慮，高效地完成項(xiàng)目確認(rèn)。

五、范圍控制

范圍控制就是監(jiān)控項(xiàng)目范圍狀態(tài)，管理范圍基線變更的過程。因此在項(xiàng)目中，我定期組織召開項(xiàng)目狀態(tài)評(píng)審會(huì)審查項(xiàng)目的范圍，通過和范圍基線的對比找出偏差。例如：在一次狀態(tài)審查會(huì)上，我發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的某個(gè)功能模塊中，實(shí)施小組正在添加一項(xiàng)視頻信號(hào)定時(shí)輪巡的功能，但是這個(gè)在合同里根本沒有，我又查了項(xiàng)目的系統(tǒng)變更日志，也未找到又類似的變更記錄，于是我參照責(zé)任分配矩陣，找到相關(guān)實(shí)施人員詢問原因，得知此功能是客戶臨時(shí)直接跟我們的程序員提出的要求，沒有經(jīng)過變更，不符合規(guī)定流程，于是我找到了甲方說明情況，經(jīng)過商議決定將此需求作為補(bǔ)充走變更流程。事后我專門開會(huì)強(qiáng)調(diào)了范圍基準(zhǔn)，以及變更流程的重要性。

經(jīng)過3個(gè)月的不懈努力，項(xiàng)目最終于2016年1月通過驗(yàn)收。并且在隨后的軍地聯(lián)合演習(xí)中圓滿完成任務(wù)。項(xiàng)目的最終順利完成，得益于我在項(xiàng)目中采用科學(xué)的范圍管理方法和技術(shù)。但是過程中也有一些不足，經(jīng)過我方多次解釋項(xiàng)目才得以順利進(jìn)行。今后我將加強(qiáng)溝通和進(jìn)度方面的學(xué)習(xí)和知識(shí)積累，不斷提高自身的項(xiàng)目管理水平，力爭為信息化建設(shè)做出更多的貢獻(xiàn)。