高校國有資產檔案管理的主要問題及對策

韋 薇

南京信息職業技術學院實習研究員 210023

高校國有資產檔案管理的主要問題及對策

韋 薇

南京信息職業技術學院實習研究員 210023

分析高校國有資產管理工作的特點和國有資產檔案管理存在的問題，提出做好高校國有資產檔案管理的對策。

國有資產；檔案管理

高校國有資產檔案是指在高校國有資產管理工作中形成的具有招投標文件、購買合同、資產檔案、出入庫文件、報廢文件、捐贈文件等材料。高校國有資產檔案是高校國有資產管理工作的真實記錄，是高校資產監管部門工作的依據，是高校建設發展的憑證，維護國家財產安全的重要組成部分。過去十幾年，高校規模快速發展，國有資產短期內迅速膨脹，國有資產管理工作跟不上高校發展速度，面對這種新的國有資產管理工作新形勢，高校國有資產檔案管理存在諸多問題。

一、當前高校國有資產管理工作的主要問題

（一）國有資產檔案材料不齊全。由于歷史原因，國有資產檔案在校區搬遷過程或者是人員交接過程中，造成資產檔案材料不齊全。由于高校規模快速發展，資產采購量較大，資產檔案管理任務繁重，導致直接或間接造成資產檔案的流失。如對國有資產申購、驗收、使用、維修、改造各個環節中形成的文件材料沒能及時歸檔，造成檔案材料的缺失與不完整，使得國有資產出現了故障后因為不能得到良好的維修和保養。

（二）資產檔案制度不健全。有些高校對資產檔案管理工作的重要性缺乏認識，沒有健全資產檔案管理制度和資產管理員，資產檔案工作沒有納入學校的資產管理工作中去，沒有與資產的計劃管理、采購供應和使用等工作緊密結合，這是造成高校資產檔案缺失和不全的主要原因。有些部門進行資產采購過程中未將檔案沒有列入項目管理工作中，資產檔案管理員處于服務于項目工程的被動的從屬地位，致使采購結束后不進行國有資產檔案驗收。

（三）資產檔案管理手段的原始化。在信息化時代，手工仍運用于資產檔案的文書整理立卷、歸檔等工作中。這樣就造成立卷程序和方法仍很傳統，根據文件的主要類型或文件的特征進行區分和初步組合，擬寫案卷題名，排列卷內文件并編號，填寫卷內文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。隨著科技的發展，很多的紙質文檔轉換成電子文檔，掃描紙質文檔，建立電子檔案，已經是迫在眉睫。

（四）資產管理員人員素質參差不齊。高校的固定資產規模較大，一般高校國有資產處人員編制較少，多由各部門人員兼任，沒有檔案管理知識背景，沒有經過培訓就上崗，專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊的問題十分突出，因而很難將資產檔案收集整理完整，這樣就會造成資產檔案整理分類缺乏系統性、準確性，致使資產檔案存檔材料不規范，給今后的利用工作帶來極大的不便。

二、提高高校資產檔案管理的措施

（一）健全資產檔案管理體制。國有資產管理工作是高校工作的組成部分。由于國有資產工作涉及面廣，工作量大，因此，高校要把國有資產管理工作納入學校的整體發展規劃，其中做好資產檔案管理工作是保證國有資產不流失，提高利用率的最行之有效的途徑，因此高校需對國有資產檔案的管理工作的要引起足夠的重視，健全資產檔案管理制度，實行領導負責制，明確責任，落實到人。

（二）提高資產管理員的業務水平。專職資產檔案管理員須有檔案管理知識背景，能夠很好的把全校的國有資產資料進行分類歸檔，定期為各類兼職的檔案管理員進行業務培訓，強化自主工作意識，認識資產檔案的管理的重要性。及時做好各類資產檔案的整理、歸檔。每年進行一次資產大清查，進行檔案的查漏補缺，對資產。

（三）提高國有資產檔案的利用率。國有資產檔案存檔的好多利弊問題都是在調閱國有資產檔案的過程中發現的，合理的修正檔案目錄的樹狀圖，科學的將國有資產檔案進行分類，提高國有資產檔案存檔后的使用率，最大發揮國有資產的價值。

（四）建立資產檔案管理系統。開發國有資產管理系統，將所有的資產采購，立項，驗收，歸檔，通通在國有資產管理系統上進行操作。這樣既免去所有工作人員跑來跑去的申報，提高工作效率，同時對國有資產檔案管理工作實現現代化管理，最大化的保證國有資產檔案的完整性。既方便今后檔案的查找、調閱，節省保管檔案的空間，同時也對所有過程進行很好的監控，對國有資產的管理提高到一個新臺階。

針對高校資產檔案管理中存在的問題，科學的提高國有資產檔案管理，促進國有資產檔案工作更好地服務于學校的科學發展，確保國有資產的完整，實現國有資產的科學配置，實現國有資產的價值。

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