疾病預防控制中心后勤物資的信息化管理

劉曉燕

DOI：10.16644/j.cnki.cn33-1094/tp.2016.09.024

摘 要： 對疾病預防控制中心傳統及新型電子信息系統后勤物資管理模式進行比較。信息化管理增強了疾病預防控制中心后勤服務宏觀調控能力，規范財物流通秩序，降低物資消耗成本，提供準確庫存信息，從而提高了物資管理效率。信息化是疾病預防控制中心后勤物資管理發展的必然趨勢，是疾病預防控制中心后勤工作的新起點，是實現管理出效益的基本保障。

關鍵詞： 信息化； 物資； 管理； 疾病； 控制

中圖分類號：TP319 文獻標志碼：A 文章編號：1006-8228（2016）09-83-03

Informationization management of logistic materials in centers

for disease control and prevention

Liu Xiaoyan

（Centers for Disease Control and Prevention， Heyuan， Guangdong 517000， China）

Abstract： In this paper， the traditional and new logistic materials management modes in center for disease control and prevention （CDC） are compared. The informationization management enhances the macro-control ability of the logistic services of CDC， reduces the material consumption cost， standardizes the order of property circulation， provides the accurate inventory information， and thereby enhances the efficiency of logistics management. Informationization is the inevitable tendency of the development of logistics management of CDC， the new starting point of the logistics and the fundamental of implementing management benefit.

Key words： informationization； materials； management； disease； control

0 引言

疾病預防控制中心（以下簡稱疾控中心）后勤物資管理包括固定資產管理（土地、房屋建筑、儀器設備、運輸工具、辦公家具等）、材料管理（試劑耗材、辦公用品、庫房管理）、疫苗等，做好物資的管理工作是疾控中心正常運轉的基礎。信息化物資管理系統的使用是疾控中心工作的新起點，利用高速發展的信息技術結合單位日益成熟的信息化工作模式，將物資管理系統開發得更加方便實用，切實給所有部門帶來更多便捷，為單位節約更多人力、財力。如何優化物資管理流程，提高內部服務質量，降低損失和消耗，減少浪費，是信息化管理的一個重要課題。通過引入信息化管理技術，規范了物資管理流程，降低了物資消耗成本，保障了物資供應質量與效率，實現了管理出效益的根本目標[1]。

l 傳統及初級信息化的物資管理模式

傳統手工物資管理模式，各種服務審批流程耗時耗力，人工統計數據錯誤難以避免，各部門工作分散、消息閉塞，不利于高效低耗地為其他科室服務。傳統的人工管理存在著很多問題，這些問題的存在影響單位事業發展[2]。手工方式進行出入庫等信息的登記，會產生大量的單據和文件，耗費人力物力，成本較高且效率低下。人工、紙質的工作模式隨意性較大，單據易出現涂改模糊的記錄，直接影響工作規范性。而大量的紙質單據存儲、查閱不方便和統計工作的困難，往往造成物資統計報表不準確。單位物資管理系統受當時技術發展的限制，電腦管理單個項目分散進行，不能及時了解全面情況，更不能為物資管理工作帶來便捷。上述種種弊端容易導致事倍功半的局面，無法幫助管理者快速作出分析和決策，讓物資管理失去了本身的意義。因此，傳統的物資管理模式已經不能滿足現代化疾控中心的發展需要，隨著計算機開發技術和網絡技術不斷發展，加強物資管理的現代化進程、引入信息化手段、挖掘物資管理潛在效益已迫在眉睫。

2 新型信息化物資管理系統

2.1 概述

現行信息化物資管理系統為數據集中管理系統平臺，實現統一的單位管理、用戶管理（疾控內部用戶）、申請流程、審批流程，所有申請審批實現無紙化辦公操作，并可對固定資產的購置、報廢、調撥等情況實時統計分析。電子信息物資管理系統由固定資產管理、材料管理、查詢統計和系統維護四大模塊組成。疾控中心電子信息物資管理系統與中心辦公平臺整合，真正實現中心物資申購、管理、統計信息化、規范化[3]。

2.2 信息化物資管理系統的應用與協同

2.2.1 信息化物資管理系統的具體應用

⑴ 固定資產信息化管理。信息化管理后，設備從申購到安裝驗收單填寫均在系統中完成，并且建立了設備檔案，詳細記錄了每臺設備的購入時間、金額、供貨單位、領用科室。每臺設備設有相應條形碼，設備信息完整、易查，真正實現了固定資產的信息化管理，同時為成本核算提供了準確的依據。

⑵ 材料信息化管理。材料管理模塊實現了辦公用品、試劑耗材、接種疫苗從申購到出庫的信息化，物資管理部門通過購買記錄查詢到不同的物品及同種物品的不同價格，縮短詢價、比價時間，業務部門可以查詢材料狀態和貨期，方便安排實驗進程。庫存物資實行信息化管理后，通過驗收、核價后由計算機打印入庫單和出庫單，避免了物品不入庫就被領取和領取物品不填出庫單的現象。庫房管理員通過材料管理模塊可以實現庫存物資的賬目同實物核對、物資領取部門的實物核對以及供貨單位的清算結賬。

2.2.2 物資管理系統協同

⑴ 將接種疫苗進出流程納入材料管理模塊中，接種疫苗模塊接近辦公用品和試劑耗材模塊的功能，只需要在材料管理模塊中從申請—審批—分配—采購—庫房管理到統計分析流程性的植入即可。

⑵ 在整個材料管理模塊中加入經費來源功能，經費來源的貫穿，不僅需要將財務提供的各類經費表精準地導入系統，而且在整個操作流程中需要根據實際操作需求適當出現或隱藏。

2.3 查詢統計模塊

通過查詢統計模塊查出耗量大、周轉快的物品，管理部門通過市場調查或直接從廠家獲得信息，以最優惠的價格，完好的品質購進，既能節省資金，又能更好、更快地為中心其他科所服務。同時，根據具體查詢條件搜索各類事務數據的查詢，自動匯總生成各種報表，準確、及時取得各科室領取物品的金額，提高了成本核算人員的工作效率和核算的準確性。在查詢統計模塊中需要有專門、詳細的表格呈現，設置庫存材料經費查詢和領用材料經費查詢表，包括各種經費使用小計，各科所經費使用小計、合計等，還有相應的經費維護對照碼表，方便經費變更的及時維護、修改。

3 信息化系統管理與傳統物資管理比較

3.1 物資申請、審批階段

傳統手工模式的物資采購申請采用紙質手寫版，申請需要各級領導手寫簽名審批，花費時間長。使用信息化物資管理系統，只需在系統中輸入申購信息，申請者不用為審批來回奔波，領導通過手機和電腦即可第一時間完成審批，申請花費時間大大縮短。申請—審批階段信息化為領導和申請者節約時間和精力是顯而易見的。

3.2 物資分類采購階段

傳統手工紙質申請字跡潦草不清，審批時難以辨認，導致買錯規格、型號。電子信息系統輸入清楚明了，同名物資自動匯總且進行比對提示，便于批量采購。分類詢價環節，以零散試劑采購為例，傳統手工紙質將手寫訂單匯總成表格，再根據品牌、種類詢價比較，花費大量時間。電子信息系統可根據不同需求分類導出電子訂單，按照品牌、種類比價，選定最優供應商，訂購時間比傳統手工節約大量時間。

3.3 物資庫房管理階段

傳統手工每月需要整理幾百條庫房出入庫記錄，清算單位精確到分，工作量大，易出錯。電子信息系統由電腦直接計算出、入庫數量，統計核對小計和合計，賬目有序，分毫不差。

3.4 物資核算報銷階段

傳統手工核算復雜，發票金額和申請單、入庫單、出庫單及報銷黏貼單金額必須一一對應，手工填寫賬目難免手誤，核算不清導致工作重復低效。電子信息系統電子化的單據核算清晰，只需核算總價符合，即使有錯也很容易找出，時效明顯提高。

4 結論

信息化是疾控中心后勤物資管理發展的必然趨勢，是疾控中心后勤工作的新起點，可以幫助實現管理出效益的根本目標。

4.1 增強了宏觀調控能力

采用一個科室一個系統管理員賬戶的模式，申請物資隨時可查，有效避免了重復申購引起的浪費。各科室對于自己申購的物資情況能實時動態掌握，加急物資可在系統中備注提示，免去了過程中額外的電話追蹤詢問。從物資申請采購到物資流通的各個環節都受到經費來源的制約，把經費與物資有機地結合起來，經費使用部門和財務部門能通過系統實時查詢經費使用情況，較好地發揮了有限經費的整體保障作用。

4.2 規范了財物流通秩序

改變了傳統物資管理的思維定勢、管理模式和管理方法。物資管理糾正了采購、管理、供給及核算各環節的不可控性。各部門互相監督，有效地消除弄虛作假、損公肥私的隱患。

4.3 降低了物資消耗成本

電子信息物資管理系統能夠更為清晰地了解每年物資的使用情況，可充分對下一年的物資采購情況進行系統的分析，在有效、科學地避免購買物資的隨意性與盲目性的同時，減少了準備周期和庫存率。

4.4 提供了準確庫存信息

常用辦公用品、耗材、疫苗等庫存數據實時更新、準確可靠，既保證了中心各科室的使用，又避免了庫存積壓和資源占用，提高了采購資金的循環利用率。使用現代信息化物資管理方法，不但能夠最大程度地提高物資管理人員的工作效率，還能有效增強物資信息管理的準確性。

4.5 提高了物資管理效率

電子信息物資管理系統可以進行各種物品消耗分析、采購分析以及打印各種財務報表，實行信息化管理每月準確統計出中心所使用的物資情況，工作效率成倍提高。

4.6 保障了科室核算的實施

經費來源功能加入系統后，各科室在物資部門申購的物品全部計入各自經費核算，杜絕了物資浪費。信息化應用于中心后勤物資管理后，提高了各類物資管理的科學性和合理性，對減少浪費和庫存占用、優化物資管理流程、加強物資的定額管理等效用明顯，系統具有較好的應用前景。物資管理信息化是現代化疾控中心發展的必然趨勢，開展現代信息化物資管理，最大程度減輕了物資管理人員的工作負擔，提高了物資管理工作的質量。信息化使物資管理工作變得更加細致化、規范化，這種信息的網絡共享性與透明性使得干部職工清楚地了解單位的物資管理現狀，有利于部門間的相互合作，實現信息化物資管理的最高效應[4]。

參考文獻（References）：

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[4] 李東明.淺析現代信息化物資管理的應用與效果簡評[J].現

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