會計檔案信息資源的開發與利用

閆明霞

摘要：會計檔案是企、事業單位內部信息的一個重要資源，不僅能夠提供和控制資金現狀的信息，還能夠提供企、事業經濟演變的歷史信息；不僅能夠反映本單位與其它單位之間的經濟交往信息，還能及時為本單位的資金流向提供法律效應信息；不僅能為制定經濟管理決策提供可靠的依據信息，還能夠科學地預測未來提供客觀規律性的信息。因此，有針對性的開發檔案中蘊藏大量的信息，尤其是會計檔案信息，是至關重要的，需要開發與利用。

關鍵詞：會計檔案信息；資源

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）022-000-01

一、開發檔案信息資源的必要性

會計檔案是企、事業單位內部信息的一個重要資源，它在我們支付中心檔案室占有相當大的比例，且數量龐大、效用直觀，它除了具有其他檔案信息共有的特征外，還有其自身的特征。它不僅能夠提供和控制資金現狀的信息，還能夠提供企、事業經濟演變的歷史信息；不僅能夠反映本單位與其它單位之間的經濟交往信息，還能及時為本單位的資金流向提供法律效應信息；不僅能為制定經濟管理決策提供可靠的依據信息，還能夠科學地預測未來提供客觀規律性的信息。因此，有針對性的開發檔案中蘊藏大量的信息，尤其是會計檔案信息，是至關重要的。

所謂會計檔案信息，是由會計憑證、賬?。傎~和明細賬）、報表及預、決算報表反映出來的各種資產變化的情況和資料，以及引起這種變化原因的總稱。它屬于經濟信息范籌。一般包括：資產、負債及所有者權益情況；完成主要財務指標情況等方面的信息。要想得到科學的管理和獲得最佳的經濟效益，就必須充分開發利用會計檔案信息資源。

二、注重開發會計檔案信息資源

經濟發展不僅提出了檔案信息社會化的必要性，而且也為它的實現提供了可能。如何從會計檔案信息資源中要效益，真正做到資源共享、物盡其用，使其在經濟建設中發揮應有的作用。那就要注重對會計檔案信息資源的開發與利用。

要想做好會計檔案信息資源的開發，最根本的就是要有豐富的積累。支付中心正式成立于2000年10月，到今經歷了三次重大的改革。從成立之初的取消預算單位會計以支付中心為主核算制方式到現在以預算單位零余額賬戶為主的授權支付方式的三次財政改革中，會計檔案發揮了不可缺的重要作用。如我們在2000年接收的20個單位的會計檔案，當時可以說是“十個手指各有長短”，接收的單位除了幾個有比較完備的檔案信息外，有幾個單位的會計檔案幾乎是無法接手的，有的賬賬不符，總賬和明細賬期末余額不等；有的是賬表不符，總賬和報表數字不符。我們用了整整三個月的時間，從七月到十月，從一堆堆的原始發票、會計憑證、會計報表中逐一核對，終于在當年的10月份進行了準確無誤的交接工作。在以后兩年的實際工作中我們發現，最初的核算制存在許多弊端，核算制是取消了各單位的會計，由支付中心負責資金的支付、會計憑證的裝訂、預決算的編報。會計檔案信息完全游離在單位檔案信息之外。2002年10月為了適應財政改革的需要，我們將接收的20個單位的會計檔案信息又進行了全部交接，支付中心也將核算制支付方式改變為以輔助賬為主的支付方式。在這次交接中共交接會計檔案3000多份，其中包括：憑證、總賬、往來明細賬、支出明細賬、固定資產明細賬及固定資產卡片，以及按照財務制度規定應永久保存的預決算報表。這些會計檔案的完整交接，為各單位的移交建賬奠定的了基礎，各單位在交接后順利準確的建立的新賬。這些都是我們檔案信息的完整及準確所提供的良好的物質基礎和保證。

三、會計檔案信息資源的利用與作用

最大限度地發揮檔案應有的作用，是開發檔案信息資源的根本目的。開發與利用有機結合，構成了我們會計檔案工作的基本內容。在檔案利用工作中，會計檔案利用特點不同于其他門類的檔案：一是利用者以財務部門為主，也就是說立檔單位是主要者，還有與解決經濟問題有關的審計、監察部門等；二是利用方式以通過查找原始憑證的數據為主，需要用歷年或一段時間的各種財務憑證，往往跨年多、利用率大，查閱時間長；三是用時間圍繞某一經濟活動集中利用為主，如財務檢查、專項審計、賬薄核對等。例如：我縣某單位報賬員在2008年長期挪用公款無法歸還，用不記賬、銷毀原始單據的手段來逃避檢察機關的審查，檢察機關在錄下當事人口供后，在支付中心通過調取2008年我們支付中心的報賬單、支付通知單及其所在單位報送的報表與我支付中心輔助核算賬進行字跡比對和賬表、賬賬核對后，發現其供詞中所說的將公積金及基建?？钜汛嫒胂鄳~戶是虛假供詞，這次檢察機關在支付中心調取會計憑證36余冊，3年的會計報表及歷年來的銀行存款明細賬、支出明細賬等，并逐一復印了有效的付款通知單和銀行存款對賬單等。支付中心的會計檔案信息提供了嚴格的具有法律效力的有效證據。在去年的土地出讓金財務大檢查活動中，省審計署在我縣的審計檢查中，調取我支付中心長達五年的電子檔案及紙質檔案，將這長達五年的檔案利用三個月的時間進行了審計審查，根據查出的各種數據，財務人員回答了審計署提出的各種疑問。從而提高了工作質量，加快了工作速度，使審計工作圓滿完成。

四、會計檔案信息資源開發利用的對策

1.做好檔案信息資源的收集整理工作

檔案工作的收集整理要建立健全切實可行的規章制度，積極進行檔案法律法規的宣傳，強化有關人員的檔案意識；鼓勵檔案工作者不斷進行各種形式的學習，提高業務素質和責任感。

2.大力推進檔案現代化管理

人類正在步入“以數字”、“網絡”為標志的信息化社會。檔案信息網絡化的建立，可以改變傳統檔案收集的工作方式。電子檔案的產生和管理的逐步完善，使檔案的收集更加嚴謹和精確；檔案信息的網絡化管理系統的建立，可以改變傳統意義上的管理工作形式。建立檔案信息網絡系統可以為檔案整理、保管、利用、統計等工作提供便利條件。

3.主動提供針對性較強的服務

通過對會計檔案的加工整理，從不同角度、不同層次提供給利用者，從而有針對性地開發利用會計檔案資源，充分發揮其信息價值。

4.保證會計檔案信息資源開發的安全

會計檔案是我們企、事業單位全部財務活動的歷史真實記錄。對關系企、事業商業機密、專業機密及員工個人隱私的檔案或在一定時期的特定范圍內控制使用的檔案開發要慎重，不能因為盲目開發而損害了單位的利益或個人的合法權益。因此，我們在進行檔案信息資源感開發時，要注意掌握好政策界限，在開發會計檔案信息資源的同時保證其安全。