數(shù)字化對(duì)國土檔案工作的革命式改變

◎邢常秀

數(shù)字化對(duì)國土檔案工作的革命式改變

◎邢常秀

諸城市國土資源局自2012年5月份開始，以建設(shè)檔案信息資源為核心，以促進(jìn)公共服務(wù)為目的，扎實(shí)推進(jìn)國土檔案數(shù)字化。局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作給予了充分重視，專門成立了工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并爭取市財(cái)政支持，先后投資一百五十萬元，與專業(yè)技術(shù)單位合作，設(shè)計(jì)開發(fā)了適合國土資源檔案業(yè)務(wù)管理需要的檔案數(shù)字化軟件，購買了計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，并安排專人靠上，嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化管理要求規(guī)范操作，完成了所有室藏文書檔案、建設(shè)用地、地籍管理、利用規(guī)劃等業(yè)務(wù)檔案的掃描、錄入。截止2014年底，共掃描加工37000余卷，錄入文件條目28萬條，掃描200萬頁，并對(duì)所掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行了備份，全部檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。同時(shí)，利用綜合檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，建立健全了文書及業(yè)務(wù)檔案的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

軟件設(shè)計(jì)架構(gòu)詳情。國土資源局?jǐn)?shù)字檔案管理系統(tǒng)由檔案管理、綜合利用平臺(tái)（檔案統(tǒng)計(jì)、虛擬庫房、檔案查借閱、檔案檢索等）、檔案數(shù)字化加工平臺(tái)（檔案接收、檔案整理、檔案掃描、檔案OCR識(shí)別、檔案數(shù)據(jù)遷移）、系統(tǒng)管理（用戶管理、權(quán)限管理、備份還原、末班管理、登陸歷史、專題管理）四大基本模塊組成，并通過檔案歸檔接口和檔案利用接口分別和局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、土地交易管理系統(tǒng)、地籍管理信息系統(tǒng)、土地規(guī)劃利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)交互，實(shí)現(xiàn)無縫連接。

國土檔案數(shù)字化對(duì)國土檔案工作的改變，主要表現(xiàn)在如下幾方面：

國土資源檔案歸檔模式的改變。建立數(shù)字檔案室，改變了原有的手工業(yè)務(wù)檔案歸檔模式，采用電子化的業(yè)務(wù)檔案歸檔模式，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率；大量的業(yè)務(wù)信息從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中直接歸檔，減輕了他們的工作壓力和難度；檔案管理人員從繁瑣的傳統(tǒng)歸檔工作中解脫出來，把工作重心放在如何利用好這些國土檔案資源上來。

國土檔案數(shù)字化系統(tǒng)功能架構(gòu)圖如下所示：

國土資源檔案存儲(chǔ)模式的改變。建立數(shù)字檔案室，減少了對(duì)紙質(zhì)資料的手工查詢，防止物理磨損對(duì)檔案的傷害，延長了實(shí)體檔案的壽命。同時(shí)，由于實(shí)體檔案利用很少，其可以采用真空封存等技術(shù)來保管，降低了珍貴的紙質(zhì)檔案遭到破壞的可能性，減少了保存實(shí)物檔案的經(jīng)濟(jì)成本。

國土資源檔案查詢模式的改變。建立數(shù)字檔案室，可以直接使用檔案管理系統(tǒng)對(duì)國土檔案進(jìn)行查詢，也可以通過接口將檔案查詢集成到業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如：OA系統(tǒng)/地籍系統(tǒng)）中，可以跨系統(tǒng)對(duì)國土檔案資源進(jìn)行訪問，大大擴(kuò)大了檔案查詢途徑及查詢效率，提高了檔案的利用率。

國土資源檔案管理軟件“上下同欲”，建立統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。采用與上級(jí)局與下級(jí)所（分局）一致的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)國土檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。利用同一套檔案管理軟件逐步建立并統(tǒng)一國土資源檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。避免各級(jí)國土之間數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，為日后國土檔案統(tǒng)一管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2014年底，局檔案室數(shù)字化全面建設(shè)完成，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享共用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，推動(dòng)了全市國土資源工作的順利開展。這項(xiàng)工作的完工，徹底改變了傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案工作模式，從檔案歸檔、存儲(chǔ)、查詢軟件管理等方面為國土檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)行了提速。在服務(wù)利用方面，不僅保護(hù)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的安全，而且查詢速度提高了數(shù)倍。查準(zhǔn)率更是達(dá)到了99.8%，查全率達(dá)到了100%，為檔案利用者提供了更便捷透明的服務(wù)，大大提高了工作效率。

（作者單位：諸城市國土資源局）