項目管理信息化之設計項目管理

楊吉星

(中冶京誠工程技術有限公司，北京　100176)

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項目管理信息化之設計項目管理

楊吉星

(中冶京誠工程技術有限公司，北京100176)

本文首先介紹了一家綜合性設計單位的組織機構、設計項目管理的業務流程，然后結合該業務流程，介紹了一套設計項目管理信息系統，并詳細地介紹了該系統包含的業務功能、崗位定義及功能分配等內容。

設計項目； 項目管理； 工作分解結構； WBS； 工作包

1　概述

項目是在一定的時間、資源和預算范圍內，由多人協作，為了一個明確的預期目標共同完成的一次性工作。這里的資源指完成項目所需要的人、財、物等資源； 一定的時間指項目執行所需要的明確的開始日期和結束日期。

設計項目管理是由設計單位自身對建設項目設計階段的工作進行的自我管理。設計單位進行設計項目管理，同樣需要對項目的范圍、時間、成本進行管理，對進度的實施在技術上和經濟上進行全面且詳盡地安排，形成設計圖紙和說明書，并在實施的過程中進行監督和驗收。

2　解決方案

本文介紹的系統實現了設計項目(文中描述的設計項目是完全由設計單位自己承攬、自己實施的設計項目，不包括將部分設計任務分包給其他設計單位的設計項目)全生命周期的管理，具體管理環節如圖1所示，從工程營銷合同簽訂開始，到工程營銷合同收款結束，對設計項目的范圍、時間、資源(人力資源)進行了管理，下面詳細地介紹一下各個管理環節的主要內容。

2.1營銷合同簽訂

營銷負責人負責營銷合同的簽訂，營銷合同簽訂后，營銷負責人需要在軟件系統中進行記錄，主要記錄合同甲乙雙方的名稱、住所、賬戶等信息，合同簽訂日期、合同雙方負責人、合同金額、合同交付物及其他輔助信息。

2.2項目部組建

營銷合同簽訂后、執行前，由業務管理部門的部門負責人為該營銷合同指定項目經理，并由項目經理完成項目部組建的工作，主要記錄負責管理項目的單位名稱、項目的名稱、編碼、項目造價、項目部成立的日期等信息，同時指定項目部的管理人員構成，包括分配本項目部涉及到的崗位(本系統中只設置了項目經理、設計經理、控制經理、檔案管理等4個崗位)、各個崗位的人員，以及各個人員的聯系方式及其他輔助信息。

2.3項目范圍管理

項目范圍管理即確定在項目內包括什么工作和不包括什么工作。由本項目部的設計經理負責和客戶確定項目的范圍，并由設計經理編制詳細的項目范圍說明書，并報項目經理審批，具體工作包括：

2.3.1項目范圍定義

它是一個過程，實際就是對項目工作范圍進一步細化的過程，本過程的結果制定出了項目的詳細描述，使項目范圍具體化、層次化、結構化，從而達到可管理、可控制、可實施的目的，以便減少項目的風險；

界定項目的范圍、邊界，哪些功能、工作應在項目內實現、完成，哪些不用在項目內實現，并將項目內要實現的功能進行結構分解，即進行WBS分解，將項目要完成的各項工作進行細化，細化到可度量的工作包(工作包，它是定義工作范圍、定義項目組織、設定項目產品的質量和規格、估算和控制費用、估算時間周期和安排進度的基礎)； 主要記錄各級工作分解結構(子項)的名稱、編碼、可交付物名稱等。

2.3.2項目范圍調整

在項目執行過程中，由于甲方的需求越來越細化、明確，或由于其他原因，致使項目的范圍發生變更，設計經理需要在軟件系統中及時的進行項目范圍調整并報項目經理審批； 需要記錄范圍調整的各級子項的名稱、編碼、范圍調整的原因、日期等信息。

2.4項目時間管理

指在項目規定的時間范圍內對項目及其所擁有的資源，運用系統的理論和方法進行高效率的計劃、實施和控制，最終獲得項目目標交付物的系統管理方法。本系統由設計經理負責編制與調整項目進度計劃并報項目經理審批，由業務部門的設計人負責反饋項目實際進度，并由業務部門的生產負責人和項目部的控制經理審批。具體工作包括：

2.4.1項目進度計劃編制

項目范圍確定后，項目部設計經理依據項目工作分解結構的結果及各項工作之間的關聯關系編制項目的進度計劃，主要記錄各工作包的計劃開始日期、計劃結束日期、計劃工期、計劃圖紙張數、計劃文字張數等信息。

2.4.2項目進度計劃調整

隨著項目范圍的調整及項目實際進度的反饋(或提前完成某些工作或延遲完成某些工作)，都會使項目管理人員進行項目進度計劃的調整，主要維護需要調整的工作包的計劃開始日期、計劃結束日期及計劃工期等信息。

2.4.3項目實際進度反饋

項目執行過程中，業務部門的設計人每完成一項工作，都需要及時地進行項目實際進度的反饋，主要記錄當前完成的工作包的實際開始日期、實際結束日期、實際工期、實際圖紙張數、實際文字張數及設計人等信息。

2.5項目資源管理

人力資源管理在項目整個資源管理中占有很重要的地位，從經濟的角度看，人是生產力要素中的決定因素。在社會生產過程中，處于主導地位。設計項目主要由具體的設計人來完成，故這里的資源主要指項目的人力資源。由項目部設計經理負責將設計任務分解到相應的業務部門，由業務部門的生產負責人分析后確定具體的設計人，再由設計經理編制和調整項目的資源計劃并報項目經理審批。具體工作包括：

2.5.1項目資源計劃編制

項目部設計經理負責編制項目的資源計劃，主要記錄項目的各個工作包的具體設計人、及負責審批該工作包完成結果的業務部門的生產負責人。

2.5.2項目資源計劃調整

當項目的生產負責人、具體設計人發生變更后，或項目范圍發生變更后，項目部設計經理需及時調整項目的資源計劃。

2.6項目文檔管理

即在項目信息管理過程中對作為信息載體的資料進行有序的收集、加工、分解、編目、存檔，并為項目各參加者提供專用的和常用的信息的過程。檔案管理人員負責收集和整理各個和本項目相關的文檔，并將電子版錄入軟件系統，軟件系統中需要記錄相關文檔的名稱、分類、關鍵字、版本號、成文日期、文檔負責人、歸檔人等信息。

2.7營銷合同收款

合同款項分為首付款、進度款、尾款、質保金等，營銷負責人需認真、及時地記錄歷次從甲方單位收回的款項信息，包括：合同信息、收款日期、甲方經辦人、乙方經辦人、收款金額、款項性質等。

表1　崗位和業務功能關系對照表

2.8基礎信息管理

維護本軟件系統中公用的基礎信息，包括：

2.8.1組織機構信息

維護本設計單位的組織機構，包括設計單位的各級管理部門、職能部門等，并以多層樹形結構展示出來，如圖2中灰色陰影底色的框體所示。

1)工程營銷部門：國內營銷部門、海外營銷部門等；

2)業務管理部門：土建工程管理部、安裝工程管理部等；

3)業務部門：土建設計一部、土建設計二部、安裝設計一部、安裝設計二部等。

2.8.2人員賬戶信息

維護組織機構中各級機構內部的人員及人員賬戶信息。

2.8.3標準崗位信息

維護本設計項目管理系統中參與設計項目管理的標準崗位的信息，如圖2白底框體所示：

圖2　組織機構及標準崗位信息圖

1)工程營銷部門：營銷負責人；

2)業務管理部門：部門負責人、項目經理、設計經理、控制經理、檔案管理；

3)業務部門：生產負責人、設計人；

表1列出了系統內涉及到的崗位和各個工作之間的對照關系。同時，本軟件系統還提供了多方面、多維度的綜合統計功能，如下示例：

1)項目范圍概覽

以樹形結構展現項目的工作分解結構，包括原始的和歷次變更的工作分解結構，并能將最終的項目范圍和歷次變更的項目范圍進行標記；

2)項目進度監控

以樹形結構展現項目的工作分解結構，點擊不同層級的工作任務，可以用橫道圖的形式展示出該工作任務的計劃進度與實際進度之間的出入，包括計劃與實際的開始日期、計劃與實際的結束日期、計劃與實際的工期等；

3)項目人員投入監控

以樹形結構展現項目的工作分解結構，點擊不同層級的工作任務，可以用報表的形式展示出該工作任務的人員投入情況，如執行該工作任務的人員姓名、該人員投入的工期等信息；

4)項目人員動態分布

以報表的形式體現當前項目部中各崗位的人員信息，點擊相應的人員姓名，可查看到該人員參與過的其他項目的信息及該人員在相應的項目部中的崗位等信息；

5)項目文檔概覽

以樹形結構展現項目的工作分解結構，點擊不同層級的工作任務，可以以列表的形式展示出該工作任務執行完成后生成的各類文檔的信息。

3　總結

通過本軟件系統的設計、開發、實施與應用，對本設計單位的設計項目管理流程進行了優化與調整，更加明確了設計項目管理全過程的工作內容、涉及的崗位、人員分工，大大加快了各項工作的處理時間，大大節約了辦公成本。同時，隨著管理流程的不斷優化，本軟件系統的功能也需要進行不斷的調整。

[1]柳純錄. 系統集成項目管理工程師教程[M].北京：清華大學出版社， 2009：242-255.

[2]李躍宇. 項目時間管理[M].北京：機械工業出版社， 2007， 8：2-23.

[3]鄧建剛等. 建設工程項目資源管理[M].北京：中國計劃出版社， 2007， 1：2.

[4]蔡中輝等. 建設工程項目信息管理[M].北京：中國計劃出版社， 2007， 1：80.

Design Project Management of Project Management Informatization

Yang Jixing

(CapitalEngineering&ResearchIncorporationLimited，Beijing100176，China)

This paper introduces the structure and business process of design projects of a comprehensive design organization，and then demonstrates a design project management information system based on the business process. Finally, the paper shows the business functions, job definitions and function distributions of the system.

Design Project； Project Management； Work Breakdown Structure； WBS； Work Package

楊吉星(1982-)，男，工程師。主要研究方向：設計院、施工企業項目管理信息化，BIM技術應用。

F272.7

A

1674-7461(2016)01-0114-04

10.16670/j.cnki.cn11-5823/tu.2016.01.21