綜合辦公平臺的建設(shè)與思考

杜建紅　楊輕飏　王　洋

（沈陽發(fā)動機設(shè)計研究所　沈陽　110015）

綜合辦公平臺的建設(shè)與思考

杜建紅楊輕飏王洋

（沈陽發(fā)動機設(shè)計研究所沈陽110015）

本文闡述了企業(yè)門戶的定位以及與其它應(yīng)用之間的關(guān)系。并且結(jié)合本單位建設(shè)經(jīng)歷，明確了綜合辦公平臺不僅是企業(yè)內(nèi)部信息展現(xiàn)的平臺，而且是企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)交換的中心，流程中轉(zhuǎn)的樞紐，應(yīng)用集成的載體，是企業(yè)信息實現(xiàn)“橫向集成、縱向貫通”的重要手段。

企業(yè)門戶綜合辦公平臺橫向集成縱向貫通

一、引言

近年來，企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展迅速，企業(yè)內(nèi)部在運行的應(yīng)用從幾十個到上百個不等。這些快速成長的應(yīng)用系統(tǒng)，給用戶帶來了信息化驚喜的同時，也帶來了新的煩惱與困惑。以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，并未很好的考慮自身與其它業(yè)務(wù)的接口關(guān)系，也未能很好地統(tǒng)籌用戶的使用慣性，系統(tǒng)上線后，形成一個個應(yīng)用孤島。帶來的最直接的感受就是，上了一堆應(yīng)用系統(tǒng)，用戶反而不知該如何開展工作了。筆者團隊基于IBM WebSphere Portal產(chǎn)品打造完成的企業(yè)綜合辦公平臺，目的就是把分散的、獨立的應(yīng)用系統(tǒng)整合起來，為用戶打造一個一站式集中辦公平臺。通過信息技術(shù)，打通各個系統(tǒng)之間的連接通道，完成流程，數(shù)據(jù)以及人員賬戶的整合，保障IT支撐平臺與業(yè)務(wù)辦公的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程中的協(xié)同管理，進一步促進辦公業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)信息的融合。

二、建設(shè)背景

我單位OA系統(tǒng)2004年投入使用，基于IBM Lotus Domino平臺開發(fā)，是我單位早期信息化的典型案例，10多年來一直承擔我單位的辦公業(yè)務(wù)，該系統(tǒng)設(shè)計初期功能強大，運行穩(wěn)定，為我單位的辦公自動化深入推進奠定了堅實基礎(chǔ)。但是，隨著時間的推移，OA系統(tǒng)的使用已經(jīng)遠遠超出了承載極限，極大的制約了辦公效率的進一步提升。主要表現(xiàn)在∶

1、隨著業(yè)務(wù)需求的增長，OA系統(tǒng)所承載內(nèi)容太多，太雜。導(dǎo)致系統(tǒng)負擔太重，業(yè)務(wù)區(qū)分度不強。

2、用戶數(shù)量不斷增加，遠遠超出系統(tǒng)承載能力，導(dǎo)致高峰階段運行速度緩慢，影響使用。

3、隨著時間的增長以及應(yīng)用的深入，系統(tǒng)的平臺架構(gòu)陳舊的問題也日益凸顯，無法滿足多樣化的辦公需求。

基于以上應(yīng)用現(xiàn)狀，在我單位信息化應(yīng)用規(guī)劃的框架下，著手開展門戶的建設(shè)工作。選用IBM Portal8.0產(chǎn)品，由我單位與第三方開發(fā)商，采用聯(lián)合開發(fā)的方式共同完成。建設(shè)完成的系統(tǒng)正式命名為《綜合辦公平臺》。

三、建設(shè)重點

結(jié)合我單位辦公現(xiàn)狀以及未來的發(fā)展需求，我們開發(fā)團隊首先按照客戶需求理論的卡諾模型，逐級制定了項目的開發(fā)目標，如圖1所示。

首先，必須要滿足瘦身OA和規(guī)范內(nèi)容發(fā)布兩個基本需求，重新梳理業(yè)務(wù)需求，以用戶為導(dǎo)向，界定業(yè)務(wù)維度。解決基本的辦公效率問題；在此基礎(chǔ)上，最大限度的提升系統(tǒng)的開發(fā)品質(zhì)，提高用戶滿意度。充分利用單位內(nèi)應(yīng)用系統(tǒng)的資源，積極協(xié)調(diào)各主管業(yè)務(wù)部門，強化綜合辦公平臺是我單位進入網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的唯一入口的理念，為綜合辦公平臺提供更多的資源支撐；作為魅力需求的第三個層次，就是在搭建出綜合辦公平臺的基本構(gòu)架的基礎(chǔ)上，逐步梳理我單位的應(yīng)用系統(tǒng)，并逐步開展我單位的基礎(chǔ)信息資源的統(tǒng)一規(guī)劃工作，梳理出我單位信息資源規(guī)劃框架，深化數(shù)據(jù)融合，綜合利用數(shù)據(jù)，打造真正支撐全企業(yè)業(yè)務(wù)決策的信息化應(yīng)用平臺。

為了更好的體現(xiàn)綜合辦公平臺橫向集成、縱向貫通的設(shè)計理念，各信息系統(tǒng)與綜合辦公平臺間應(yīng)該重點做好以下幾個方面的工作∶

1、集中單點登錄，應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)能實現(xiàn)在綜合辦公平臺上獲得授權(quán)進入。

2、統(tǒng)一用戶規(guī)劃，是指應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)的用戶，應(yīng)該統(tǒng)一由綜合辦公平臺提供，而不能由各應(yīng)用系統(tǒng)自己建立并維護自己的用戶與組織結(jié)構(gòu)（HR系統(tǒng)除外）。

3、集中辦公入口，應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)部涉及發(fā)起流程的相關(guān)業(yè)務(wù)入口，應(yīng)該統(tǒng)一提交到綜合辦公平臺的辦公中心，按照相應(yīng)的業(yè)務(wù)維度進行分類管理。

4、集中待辦推送，應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)部，涉及流程審簽節(jié)點的，要將待辦信息集中推送到綜合辦公平臺的待辦中心進行統(tǒng)一展現(xiàn)，并可在待辦中心直接進入系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)辦理。

5、集中資源展現(xiàn)，應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)部管理的一些公共資源，應(yīng)能在綜合辦公平臺的資源中心以鏈接形式進行集中展現(xiàn)。

6、集中業(yè)務(wù)展現(xiàn)，應(yīng)用系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)，應(yīng)能為綜合辦公平臺提供接口，方便辦公平臺對各應(yīng)用的數(shù)據(jù)進行提取并集中展現(xiàn)。

需要說明的是，綜合辦公平臺的定位是為我單位職工提供一個單一的，訪問單位內(nèi)各種信息資源的入口。職工能通過辦公平臺方便的獲取個性化的信息和服務(wù)，同時，綜合辦公平臺給單位內(nèi)的其它應(yīng)用系統(tǒng)提供一個穩(wěn)定的，可伸縮，和可靠的基礎(chǔ)框架結(jié)構(gòu)。應(yīng)用系統(tǒng)如OA、Mail、PDM、HR、科研管理、檔案管理、知識管理、物資管理系統(tǒng)等不同業(yè)務(wù)應(yīng)用的信息系統(tǒng)，是建立門戶的基礎(chǔ)，是綜合辦公平臺信息服務(wù)和功能支持服務(wù)的源泉。綜合辦公平臺并不能取代原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

四、建設(shè)成效

《綜合辦公平臺》的建設(shè)，為各部門以及員工間的協(xié)作提供了良好的平臺，為加強協(xié)作、提高效率奠定基礎(chǔ)。《綜合辦公平臺》搭建起了我單位應(yīng)用系統(tǒng)接入框架，實現(xiàn)了多個應(yīng)用系統(tǒng)的單點登錄和待辦事宜的集中處理，以后各應(yīng)用系統(tǒng)可以按照相應(yīng)的規(guī)范接入。具體成果可歸納為一個基礎(chǔ)框架，三個應(yīng)用單元∶

·運行穩(wěn)定，應(yīng)用靈活的企業(yè)門戶基礎(chǔ)框架。

·協(xié)同有效，管理集中的綜合辦公單元；

·維護方便，操作直觀的內(nèi)容發(fā)布單元；

·內(nèi)容豐富，支撐全面的業(yè)務(wù)呈現(xiàn)單元。

1、綜合辦公平臺的開發(fā)，為我單位建立了一個運行穩(wěn)定，應(yīng)用靈活的企業(yè)門戶基礎(chǔ)框架

《綜合辦公平臺》作為我單位的主要辦公應(yīng)用系統(tǒng)的集中展現(xiàn)平臺，是用戶數(shù)量最多，使用頻率最高，應(yīng)用范圍最廣的系統(tǒng)平臺，是我單位的重要生產(chǎn)系統(tǒng)之一。它上線運行后，不僅承擔著我單位的科研，生產(chǎn)等管理任務(wù)，而且，也將成為我單位用戶訪問各種應(yīng)用系統(tǒng)、信息和數(shù)據(jù)的統(tǒng)一入口，因此系統(tǒng)架構(gòu)的可靠性和服務(wù)的可維護性在設(shè)計之初就是需要重點考慮的內(nèi)容。下圖2是綜合辦公平臺的拓撲結(jié)構(gòu)。

綜合辦公平臺于2013年9月正式上線運行，一次上線成功。截至收稿完成時，已連續(xù)穩(wěn)定運行一年半的時間。從應(yīng)用角度，作為平臺的“管理者”可以輕松的完成人員權(quán)限，群組設(shè)置，皮膚更換的配置與管理。作為平臺的“開發(fā)者”能方便的對現(xiàn)有的各種應(yīng)用，網(wǎng)頁，網(wǎng)站等作快速的集成。平臺的“用戶”可以根據(jù)自己的需要添加、刪除、重新布局，對個人的工作臺進行個性化設(shè)置。

2、綜合辦公平臺的開發(fā)，為我單位提供了一個協(xié)同有效，管理集中的綜合辦公單元

綜合辦公平臺對現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)實現(xiàn)了幾個維度的集成。一是實現(xiàn)現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)的集中單點登錄。目前，綜合辦公平臺已經(jīng)實現(xiàn)了我單位多個應(yīng)用系統(tǒng)的單點登錄，基本解決了職工反映比較集中的登錄密碼多，修改周期頻繁等問題。在后續(xù)的工作中，我們將持續(xù)推進單點登錄機制在全所范圍內(nèi)的推廣，并最終實現(xiàn)應(yīng)用登錄的全覆蓋。同時，結(jié)合保密部門的要求，適時取消應(yīng)用系統(tǒng)單獨登陸界面，統(tǒng)一應(yīng)用入口在綜合辦公平臺中，做到涉密應(yīng)用系統(tǒng)只能有一個登陸窗口要求；

二是集中統(tǒng)一待辦，隨著近幾年單位內(nèi)信息化進度加速，應(yīng)用系統(tǒng)也集中上線。每個應(yīng)用系統(tǒng)孤立的運行，流程節(jié)點的簽署信息并不能及時的通知到主管責任人，導(dǎo)致流程雖然電子化，但是流程的簽署周期反而增長，違背了系統(tǒng)設(shè)計初衷。基于此，在綜合辦公平臺上開發(fā)統(tǒng)一待辦應(yīng)用，將現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)中流程待辦節(jié)點統(tǒng)一管理呈現(xiàn)，讓用戶在辦公平臺中就能實時看到自己的所有業(yè)務(wù)待辦。同時，用戶可以直接由待辦進入相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)處理。就用戶體驗來，集中歸口設(shè)計讓用戶在一處就可以處理自己所有的待辦，模糊應(yīng)用系統(tǒng)邊界的概念，給用戶的使用體驗更好，而且集中管理也大幅提高我單位的辦公執(zhí)行效率；

三是集中業(yè)務(wù)流程入口，與業(yè)務(wù)待辦一樣，綜合辦公平臺針對流程進行了整合。將目前使用頻率較高的流程統(tǒng)一規(guī)劃到辦公中心下，并按照使用頻度，業(yè)務(wù)范圍兩個維度進行了歸類存放，方便使用。

3、綜合辦公平臺的開發(fā)，為我單位提供了一個維護方便，操作直觀的內(nèi)容發(fā)布單元

通過該平臺，統(tǒng)籌了單位內(nèi)內(nèi)容發(fā)布渠道，集中到一個平臺。目前會議，日程，通知，公告，新聞，簡報都通過內(nèi)容發(fā)布平臺來實現(xiàn)。單獨開發(fā)了日程安排，會議管理應(yīng)用模塊，見圖4，不僅完善了單位信息發(fā)布途徑，同時，也對發(fā)布內(nèi)容進行了必要的統(tǒng)計分析，對我單位的管理提升也能提供必要的數(shù)據(jù)支撐。

4、綜合辦公平臺的開發(fā)，為我單位提供了一個內(nèi)容豐富，支撐全面的業(yè)務(wù)呈現(xiàn)單元

業(yè)務(wù)呈現(xiàn)平臺，也就是綜合辦公平臺與應(yīng)用系統(tǒng)間第四個維度的集成。把它單獨呈現(xiàn)出來，就是通過與不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的溝通交流，針對PDM，TDM，人力資源，財務(wù)系統(tǒng)，物資系統(tǒng)等做一些數(shù)據(jù)層面的集成開發(fā)。將目前我單位主流應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)中心集中進行展現(xiàn)，示例如下圖4。建立業(yè)務(wù)中心，可以說是商務(wù)智能的初級版本。呈現(xiàn)業(yè)務(wù)中心的目的有兩個，一是通過業(yè)務(wù)中心的圖表呈現(xiàn)，引導(dǎo)和啟發(fā)主管業(yè)務(wù)部門對數(shù)據(jù)挖掘和展現(xiàn)的想象空間，同時對現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)規(guī)劃工作也是一個有效的促進。因為業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)最終怎么展現(xiàn)，以何種方式展現(xiàn)還需要業(yè)務(wù)人員的結(jié)合自己的實際需求進行深入的思考，滿足他們的需求才是系統(tǒng)開發(fā)的最終方向。二是讓各級人員認識到，信息化的真正魅力在于，通過流程梳理和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，讓我們能看到不同維度或不同視角的內(nèi)容，了解以前從未了解的信息，從而讓決策過程從藝術(shù)變成有理有據(jù)的科學(xué)。當大家思想統(tǒng)一到這個認識高度，我單位的信息化氛圍就會有很好的提升，我們也就能靜下心來，認認真真地去對信息資源進行徹底的規(guī)劃和設(shè)計，從而真正實現(xiàn)商業(yè)智能。

五、后續(xù)規(guī)劃與設(shè)想

按照我單位信息化規(guī)劃總體構(gòu)架，接下來重點要做好以下幾個方面的工作∶

根據(jù)我單位綜合辦公平臺的定位，結(jié)合《綜合辦公平臺》對應(yīng)用系統(tǒng)的集成要求，出臺配套的應(yīng)用系統(tǒng)上線管理要求，督促指導(dǎo)各信息化應(yīng)用系統(tǒng)在上線前，要對本系統(tǒng)所要管理的數(shù)據(jù)及流程進行統(tǒng)一規(guī)劃，確切的說，我單位信息化尚未開展信息資源規(guī)劃前，先通過一些管理制度，去約束各信息化應(yīng)用系統(tǒng)，使其在數(shù)據(jù)梳理和流程規(guī)劃方面有一個統(tǒng)一的方向。

推動統(tǒng)一用戶管理工作的開展，希望借助LDAP管理，解決我單位目前各系統(tǒng)用戶和組織機構(gòu)混亂的局面。以人力資源系統(tǒng)建設(shè)為契機，堅決統(tǒng)一用戶管理，充分發(fā)揮人力資源系統(tǒng)所承擔的人力及組織機構(gòu)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的功能。具體實施思路是，結(jié)合《綜合辦公平臺》對應(yīng)用系統(tǒng)的集成要求，規(guī)范新建應(yīng)用系統(tǒng)用戶管理，并逐步對現(xiàn)存應(yīng)用系統(tǒng)用戶管理方式進行改造，最終實現(xiàn)基于流程的統(tǒng)一用戶管理方式。

推動流程梳理與整合，借助BPM流程平臺，在梳理和改造目前OA中的單線業(yè)務(wù)流程的同時，站在綜合業(yè)務(wù)的角度，而不是部門的角度，去打造我單位的辦公流程中心。實現(xiàn)流程穿透業(yè)務(wù)部門，穿透信息系統(tǒng)，一個完整的流程應(yīng)該可以在不同的信息化應(yīng)用系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)并最終實現(xiàn)業(yè)務(wù)流閉環(huán)管理。

結(jié)合業(yè)務(wù)中心數(shù)據(jù)展現(xiàn)，開展信息化應(yīng)用系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享方式研究，通過對現(xiàn)有信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)接口以及數(shù)據(jù)流向的分析，逐步整理建立我單位的主題業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫。與業(yè)務(wù)部門攜手建立起單位的數(shù)據(jù)中心模型和企業(yè)服務(wù)總線，并明確具體的數(shù)據(jù)信息。

結(jié)合綜合辦公平臺的內(nèi)容發(fā)布，倡導(dǎo)單位內(nèi)公共資源在《綜合辦公平臺》中的分類集中展現(xiàn)，為我單位職工提供一個方便快捷的信息獲取平臺。由此，提高信息化在工作中認可度，同時，以此為契機，打破部門人員的信息化小農(nóng)意識，培養(yǎng)信息化的全局觀念。

以上這些后續(xù)工作設(shè)想，歸根結(jié)底以信息資源利用為核心，最終希望建成一個集成化、網(wǎng)絡(luò)化、可視化、智能化的綜合業(yè)務(wù)平臺，真正實現(xiàn)信息資源的整合與應(yīng)用系統(tǒng)的集成，全面提升我單位的現(xiàn)代化管理水平和核心競爭力。

［1］王仰富，劉繼承.中國企業(yè)的IT治理之道［M］.北京∶清華大學(xué)出版社，2010，3.

［2］高復(fù)先.信息化IRP之路［M］.大連∶大連理工大學(xué)出版社.2008。

杜建紅（1975～），河北保定人，高級工程師，主要研究領(lǐng)域為企業(yè)信息化，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，信息融合等。

楊輕飏（1962～），貴州貴陽人，高級工程師，主要研究領(lǐng)域為企業(yè)信息化，IBM門戶產(chǎn)品研究等。

王洋（1982～），遼寧沈陽人，研究生，主要研究領(lǐng)域為企業(yè)信息化，管理數(shù)據(jù)中心建設(shè)。

Construction and Reflection of the Comprehensive Office Platform

Du JianhongYang QingyangWang Yang
（Shenyang Aeroengine Research InstituteShenyang110015）

This paper expounds the orientation of enterprise portal and its relationship with other applications.And combined with the construction experience，it was pointed out that the comprehensive office platform is not only the internal information display platform，but also the enterprise internal data exchange center，transfer process of hub，the application of integrated carrier，is to realize the“horizontal integration，vertical penetrating”of the enterprise information.

Enterprise portalComprehensive office platformHorizontal integrationVertical penetrating

TP317.1

A

160426-7259