在信息時代下檔案管理中的保密工作

陳秋硯

【摘要】文章主要對檔案管理保密工作的重要性進行了分析，并根據實際工作中存在的問題進行對策探究，針對檔案管理人員、檔案操作流程、設備設施維護以及相關法規制度等方面提出了相關建議，以便提升農場檔案管理的工作效率，實現安全高效的信息交流。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理；保密工作

檔案管理工作是一個部門的基礎保障，檔案工作的高效開展能夠提升整體的工作質量，其信息資源也是關系發展動態的重要內部機密，因此在開展檔案工作過程中，一定要采取一定的措施實現檔案資料的保密工作，從而避免重要信息外漏。

一、新時期檔案管理保密工作存在的問題

1、相關法律法規滯后

較發達國家相比，我國檔案管理工作發展較為緩慢，現行有關的法律法規也較少，而且不夠完善，已經不能適應快速發展的檔案管理工作。部分法律法規在實施過程中也存在著一定的漏洞，嚴重威脅了檔案的安全管理工作，需要國家及相關部門加強重視力度，并積極解決相關問題。

2、相關工作人員的保密意識不高

與檔案資料信息直接接觸的人員就是相關的檔案工作者，但在實際操作過程中，檔案管理人員往往沒有意識到內部檔案資料的重要性以及保密意義，安排工作過程中對相關規章制度不夠了解，并且對具體工作流程的了解也有待加強，從而在不經意中將檔案資料泄露出去。檔案工作比較繁雜，農場的檔案資料不是短時間內能夠整理分類的，需要長時間并且持久的進行整理。而且在檔案管理工作逐漸實現現代化的過程中，新舊方法的更替也容易漏記、泄露信息，從而給檔案保密工作帶來了隱患。

3、檔案保密技術較為落后

在進行日常的工作及管理過程中，檔案信息需要不斷的流通交接，這個環節同樣涉及安全問題，數字化的拷貝模式使得檔案資料攜帶更加方便，例如移動硬盤及U盤等存儲方式，但也容易遺忘丟失，更有被拷貝的風險。而應對于該問題的技術手段還不夠先進，無法阻止信息資料的泄漏，給檔案保密工作帶來了嚴重的影響。

4、檔案管理保密設施不完善

檔案管理保密設施不完善是影響我國檔案管理保密工作開展的重要因素。檔案保密設施的配備，需要大量資金的投入，來完善各種硬件設備，需要對檔案管理人員進行業務培訓，是一項耗時費力的工作，很多企業由于資金問題的考慮，擱置了檔案保密設施的完善，仍然采用傳統的方式進行檔案管理，造成工作效率低，與時代脫節，也為檔案泄密埋下隱患。

5、檔案信息化開發利用不足

我國的檔案信息化開發利用明顯落后于發達國家，整體開發程度低，資源利用不足，工作效率低等一系列缺陷，抑制了我國檔案信息化的發展，造成了投入的資金與人力得不到正比例的回報。

二、信息化時代下檔案工作的管理模式

在信息社會里，無論電子檔案紙質化還是紙質檔案電子化后制成的兩套檔案，雖然兩者同時存在、同時使用，但兩類檔案各有所長。電子信息檔案目前實施“雙套制”的歸檔管理。電子檔案管理可以推動檔案一體化管理，簡化各項流程，提高檔案管理工作效率。為解決檔案信息存儲難、檢索慢等問題，歸檔時可以同時保存電子文件和紙質文件。電子信息檔案的歸檔范圍可參照國家《保密法》關于紙質文件材料歸檔的相關規定實行，并包括相應的背景信息和元數據。紙質檔案管理可以完善電子檔案管理。在檔案信息化建設過程中，為保障電子檔案的安全運行，可根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，建立統一的檔案管理標準，逐步完善信息資源庫，確保檔案管理的規范化和合理化。

三、實現信息化檔案保密工作的主要途徑

1、建立并嚴格執行電子信息檔案查詢使用制度

檔案是企業國家職能部門的財富，檔案具有非常巨大的價值，對檔案進行查閱和使用是對檔案價值進行開發的重要手段，信息時代電子信息檔案保密工作當中，建立查詢使用制度是非常重要的一個方面。檔案保密工作應該做到有章可循。在檔案的借閱方面應該做到以下幾點：①涉密的重要檔案的查閱應該得到相關的主管領導批準；②對于一些涉密等級相對較高的檔案，不應該進行簡單的拷貝保存，應該制定一套更加嚴格的保密方法；③根據不同檔案查閱申請者的情況，確定查閱的方式；④對檔案中的重要內容進行有效的加密。⑤對于不同的管理人員建立不同的權限，任何管理者對檔案進行的操作都應該有所記錄，檔案的網絡系統應該和外網分開。公司或者國家職能部門應該建立一套監督的制度，確保保密工作的順利開展。

2、完善電子信息管理檔案保密管理制度

計算機網絡的發展，促使了電子信息的日趨完善，在信息時代的大環境下，國家應該積極發揮宏觀調控作用，完善電子信息檔案保密管理制度，嚴厲打擊竊取檔案機密的不法分子和無良商家，維護良好的社會環境。企業應該結合自身具體情況，建立健全企業的檔案保密制度，細化制度，落實到檔案的登記、借閱、傳閱、封存等一系列過程，確保檔案不遺失、不泄密，保證檔案信息的安全性，嚴格執行獎懲結合的制度，對丟失檔案、泄露國家、企業機密者，必須進行嚴厲批評和懲罰，情節嚴重者應移交司法機關進行調查。我國的檔案管理起步較晚，發展速度較慢，與國外發達國家有很大差距，我們可以借鑒國內外先進的理論經驗，在檔案管理工作中，積極突破，及時發現問題，并積極的改進，不斷發展創新，提高檔案管理的保密性，將檔案管理的工作提高到新的高度上來。

3、建立健全檔案信息安全保障體系

檔案信息是國家經濟、政治、文化建設，國家制定發展目標的重要依據，對未來的發展有著舉足輕重的作用。一個企業的檔案信息安全，關系著企業的商業機密和工作效率的提高。在網絡技術不斷發展的今天，建立健全檔案信息安全保障體系顯得尤為重要。提高保障信息安全意識和網絡安全意識，同時，加強檔案信息安全保障手段和技術水平，加強對檔案管理人員計算機的網絡監控，禁止利用檔案管理的計算機隨意上網、下載等活動，加強殺毒軟件性能，有效的防止不法分子的侵入和竊取檔案信息，加強對檔案管理的保密工作。

4、加大檔案管理人才的培養力度

信息時代下的檔案管理工作與傳統方式有很大的差異，計算機應用的普及，要求檔案管理人員必須具備良好的計算機操作能力，熟悉檔案管理相關的法律法規，具有豐富的檔案管理知識，具備檔案信息資源的開發能力。企業應該加大力度，定期為檔案管理人員進行培訓，強化保密意識，提高專業技能和專業素養，以提高工作效率，加快企業檔案管理的信息化建設。

四、結論

檔案工作看似簡單，實則意義重大，不僅關系到各項工作的順利開展，更關系到農場的未來發展，因此需要采取積極措施完善檔案管理工作，提升工作人員的安全意識、更新技術管理手段、規范法律法規及工作流程，在實際操作中摒棄不合理的管理模式，進而確保檔案資料的安全存儲及流通，同時也為農場的科學化建設提供基礎性保障。

【參考文獻】

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