試論檔案收集工作的重要意義

張明蕾

【摘要】檔案收集就是按照檔案形成的規律，把分散的材料接收、征集、集中起來；而檔案收集工作在整個檔案管理工作中處于一種比較特殊的地位，它不僅僅是檔案管理工作的基本工作，而且還是檔案管理工作中的重要環節，因此，做好檔案收集工作對整個檔案管理工作有著重要的意義。

【關鍵詞】檔案收集工作；重要性；意義

一、檔案收集的簡介

1、檔案收集的概念和基本形式

檔案收集就是接受和征集檔案的意思，檔案收集工作就是按照規定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機關、部門、個人手中和散失在社會上的檔案，集中到機關檔案室和國家檔案館進行科學管理的一項業務環節。

檔案收集工作室檔案管理工作中既基本又重要的環節，收集檔案有三種基本形式即接收檔案、征集檔案和寄存檔案。其中，接收檔案室檔案館和檔案室補充檔案資源的最基本形式，它的基本內容包括兩個方面，一是所屬機關、單位的檔案室，按照規定接收本機關業務部門和文書處理部門辦理完畢移交歸檔的文件；二是各級各類檔案館依據國家法律法規和有關政策規定接收現行機關和撤銷機關的檔案。征集檔案即征集分散在各個機關單位或者是他人手中的有價值的檔案資料，分為強制性征集和非強制性征集兩種，比如說有償購買等方法，它是檔案收集過程中不可缺少的、增加檔案的方法。檔案的寄存，一般是個人或者是單位將檔案以一種協議的方式將檔案寄存在檔案館，在此過程中，檔案的寄存者并不會失去檔案的所有權，與此同時，檔案的所有者可以授權寄存單位（檔案館）是否擁有檔案的使用權。

2、檔案收集的制度

檔案收集的范圍是凡是對單位、機關、企業等的發展與偶參考價值的材料都屬于檔案收集的范圍，其中，任何個人都不能以任何理由拒絕向檔案館歸檔移交有價值的檔案材料，檔案收集可采用人為填寫、網絡收集等方式，對收集的檔案要求為檔案的原始材料，字跡清楚、真實，紙張要求統一使用A4規格的辦公用紙，必須使用墨水書寫，禁止使用圓珠筆等容易褪色的筆跡，整個檔案要求材料齊全，不得有缺頁、漏頁的現象。

3、檔案收集工作的現狀

隨著時代的發展，科技水平的不斷進步，計算機和網絡的不斷進步，給我們的生活帶來了很多的便利，但是，眾所周知，在檔案收集工作中，我們大多數人仍采用著比較傳統的方式：那就是紙質資料收集，這不僅僅是資源上的消耗，而且對以后的檔案管理工作帶來了不便和不安全等問題，在檔案收集過程中存在著工作效率低下、數量龐大等問題，這難免給收集者帶來強大的困難，期間難免出現檔案裝訂錯誤等問題，另一方面，采用收集紙質檔案，對以后的檔案保存等工作帶來了一定的困難，這不僅僅是空間上的消耗，而且會給檔案的安全性帶來一定的影響，比如因保存時間過長導致紙質損壞或墨跡模糊等問題，其次，還有一部分檔案存在著因填寫者筆記潦草等原因而導致閱讀者無法辨認等問題。再一方面，因缺少專業的檔案收集人員，導致檔案在收集過程中存在著內容模糊不清，更有些檔案存在著內容缺失的情況，導致接下來的檔案管理工作很難進行或者是無法進行；最后，傳統的檔案收集工作缺少相應的管理措施，導致在部分情況下，檔案收集過程缺少條理、紀律不嚴謹、缺少相應的管理制度，造成在檔案收集工作中的率低下，使得檔案信息保存不安全和收集到的檔案內容混亂等問題。

二、檔案收集工作的重要性

1、檔案收集工作的地位

檔案收集工作在整個檔案管理工作中處于一個特殊的地位，它不僅僅是整個檔案管理工作中不可或缺而有基礎的工作，而且是檔案管理工作過程中的重要環節，它有著以下的地位：

第一，檔案收集工作室檔案館、檔案室、有關單位、部門和企業收集以及積累檔案的一種重要方式，它不僅僅為檔案工作提供了基礎物質對象，而且為檔案管理工作提供了重要的檔案資源，是檔案管理工作的重要起點，可謂是“經濟基礎決定上層建筑”；

第二，檔案收集工作是實現檔案集中而又統一管理的重要內容，也是檔案管理過程中不可缺少的重要步驟，它完成的與否、好壞，直接決定著接下來檔案管理工作能否順利進行；

第三，檔案收集工作質量的高低，直接影響到檔案管理工作的其他環節，高質量的檔案收集工作能夠奠定其他檔案管理工作的基礎，能讓其他檔案管理工作樹立進行，例如一份良好的檔案收集，對接下來的檔案工作過程中的檔案編目和檔案檢索等起著決定性作用，而一份不良的檔案，有可能導致接下來的檔案編目和檔案檢索很難進行下去甚至無法進行；

第四，檔案收集工作是檔案部門與外界各方面發生聯系的重要環節之一，這是一項政策性強、接觸面廣，工作要求較高的工作。檔案收集工作直接影響到檔案寄存等工作。

2、檔案收集工作的意義

檔案收集工作室檔案管理工作的重要環節，它的質量高低直接影響到檔案管理的其他環節，因此，做好檔案收集工作對于檔案管理工作有著十分重要的意義。

（1）檔案收集工作是檔案管理工作的重要起點。檔案收集工作是檔案管理工作的重要基礎，沒有檔案收集工作，其他環節將不復存在，并且無法進行。檔案管理工作的對象就是檔案，而檔案收集工作收集的就是檔案，如果沒有檔案又怎么能有檔案工作呢？可謂“巧婦難為無米之炊”。檔案收集工作的質量直接影響到檔案管理工作的其他環節，例如，檔案收集工作的質量高低直接影響到檔案整理工作的工作效率，檔案收集工作質量低，檔案整理工作的效率低，反之亦然，而檔案整理工作直接影響到檔案檢索工作，可謂“環環相扣”，可見，檔案收集工作在檔案管理工作中起著既基礎而又重要的作用，良好的檔案收集工作對檔案管理工作有著極大的意義。

（2）檔案收集工作是檔案館貫徹集中統一、分級管理原則的重要措施。小到一個公司、一個單位、一個機構，大到人民政府，我們的國家，檔案是寶貴的財富，對國家規定應該對黨的各種門類和載體的檔案，各單位不得分散保存，任何人不能占為己有，只有通過行之有效的檔案收集工作，才能把檔案集中到各個機關檔案室和各級各類檔案館，形成統一個檔案信息保護基地，實行集中統一、分級分專業科學管理。

（3）檔案收集工作室決定檔案管理工作如何發展的重要條件。檔案的數量決定了檔案管理工作的規模，而檔案收集的質量直接決定了檔案管理工作的水平，檔案工作的好壞直接取決于檔案的質量，高質量的檔案才能保證檔案工作全面、穩定、規律的進行。

（4）檔案收集工作是衡量檔案管理重要標準。檔案收集工作是檔案館獲取檔案的途徑，檔案的質量和數量直接決定了檔案館的水平，只有高質量的檔案和豐富的檔案才能體現出一個檔案館的真正水平，從而間接的證明了檔案管理工作的水平。

三、總結

檔案收集工作是整個檔案管理工作的重要環節，它的質量不僅僅直接決定著整個檔案管理工作的水平，而且還間接決定了檔案館工作的管理水平；另一方面，它不僅僅是一個企業、一個國家的財富，還從側面反映了一個企業、一個國家的管理水平和文化素養。