淺析檔案保管及利用中保密工作的現狀及對策

摘 要： 檔案管理工作對于我國經濟建設的發展和國家的利益安全有著重大的影響作用，檔案保管及利用中保密工作是檔案管理過程中的根本。文章首先分析了檔案保管及利用環節中保密工作的現狀，查找其中存在的問題；然后，主要針對檔案保管及利用環節中存在的問題提出了建設性的對策和建議；最后，對檔案保管及利用中保密工作的前景進行展望，以期為未來的檔案保管及利用中保密工作的發展研究提供參考和借鑒。

關鍵詞：檔案保管 保密工作 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0041-01

一、檔案保管及利用環節中保密工作的現狀

1.立件（卷）歸檔問題過程的保密工作問題

一些檔案管理的個別單位及檔案管理工作人員在開展檔案管理工作過程中，在立件（卷）歸檔的處理方法上經常采用的是“四分法”，對于該項工作能夠有很大的幫助效果，提升工作效率，減少物力、財力、人力的浪費， 但這樣就會導致文件保密工作的完整性，在整理文件的過程中也無法將涉密文件資料和普通非涉密文件資料進行區別開來對待，個別管理人員也常常不按保密要求對文件的最高密級進行標示，表面上無法看出涉密文件的標志，因此使用人員也不知道所使用檔案的密級，就會出現這樣的結果：將兩類有著不同重要性的文件資料在歸檔的過程中放到同一個案卷之中，在查閱檔案的過程中，查閱人員就會很容易的接觸查閱到涉密文件資料，從而造成檔案保管和利用環節中的保密工作帶來泄密和安全問題。

2.檔案管理人員普遍缺乏專業的素質和工作能力

目前情況下，在我國檔案工作領域保管和利用過程中，相當多的工作人員普遍缺乏專業的檔案管理素質和工作能力。有鑒于檔案管理工作是一件相當繁瑣且枯燥的事情，又要求工作人員具備耐心細致工作素養，這就導致選擇這項專業的人員過少，即使最后一些專業人員選擇了這些專業，最后也轉頭他行，從而導致檔案管理工作人員普遍缺乏檔案管理的專業知識，缺少知識水平。加之當今的時代已經是信息技術時代，檔案管理工作也正在向著信息化發展，絕大多數都是年齡偏大的管理人員，他們無法適應現代化檔案館的建設，習慣從事于傳統的手工操作，憑借自己以往的經驗，也不愿主動去學習新的技術，這必然會造成檔案保管及利用環節中的保密問題，從而嚴重影響檔案的安全。

3.檔案管理過程中的保密工作問題

在日常檔案的管理及利用過程中，常常存在著一系列小的問題，比如說：有關涉密的文件資料存放條件方面過于簡陋，欠缺一些安全措施，保險庫房、保險柜等設施不健全，不利于文件資料的長期存放；對于一些涉密文件的處理方式過于簡單，不能嚴格按照規定的手續進行查閱、移出以及銷毀，在使用完畢后，沒有按照規定清查，當出現泄密、丟失等問題后沒有及時調查原因并進行一些補救措施、改進方式和經驗總結。特別是一些秘密等級較高的文件，沒有按照國家規定對檔案保管期限和保密期限進行嚴格區分，導致出現有些資料被擅自解密并對外提供，最終影響國家和個人信息被莫名其妙的泄露，引起一些額外麻煩。

二、進一步加強檔案保管利用中的保密工作

1.加強法制觀念，提高保密意識

擔負服務工作的檔案管理人員，對檔案的安全負有直接責任。在日常工作生活中，對他們應該加強檔案保密法制教育，培養他們嚴謹的工作作風，而且還要培養他們嚴守秘密，將檔案管理過程中的保密工作作為自己工作的神圣職責。增強廣大干部群眾、工作人員保密法制觀念，改掉他們的思維慣性——認為“無密可保，有密難保”。另外，要嚴格執行有關的保密法規，樹立牢固的保密觀念，隨時更正對檔案的審查、調密、解密以及相關工作，在任何環境下，任何時候都不能松懈，如果我們缺乏保密觀念，對涉密檔案無視、忽略其秘密性，在一定程度上就會無限地擴大開放利用范圍，勢必會給黨和國家的利益造成不可挽救的損害。

2.認真做好檔案庫房管理過程中的保密工作

在日常檔案管理過程中，檔案的庫房管理是檔案保密的重點。要針對檔案管理過程中普遍存在的問題進行管理，努力改進檔案管理過程中存在的問題。檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，應將用作檔案管理的庫房設在人口出入比較少的地方，而不宜將庫房設在辦公樓內出入最繁雜的地方。要努力改進涉密文件資料存放條件，庫房門窗等應專門加固， 以防他人盜竊，保證保險庫房、保險柜、防盜器等設施的質量，指定專人負責管理， 制定嚴格的庫房管理制度，他人不能隨便進出檔案存放的庫房，堅決杜絕無關人員一律禁止入內。應嚴格按照國家規定對檔案保管期限和保密期限進行區分，禁止擅自解密或者對外提供涉密文件資料或者重要信息。實踐證明， 檔案庫房的科學、嚴格、有序管理， 是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

3.加強日常管理

有關檔案管理部門在日常工作中，應加強檔案保密制度建設和法制建設，使檔案保密工作的運作有章可循。建立和制定完整性、正規性的各項檔案保密法律、法規，對于不同層次的利用人員我們應確定不同的利用范圍和規定不同的審批手續。比如說：對于一些絕密檔案的查閱、借出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理， 必須經上級授權、指定的領導人審批， 認真履行登記、簽字手續， 任何人無權擅自做主、破壞規定。絕密文件檔案資料應在閱文室閱覽， 對使用完畢后的文件檔案應及時清對、檢查， 如若發現失密、泄密等嚴重問題， 應及時報告上級并查明原因， 進行補救。

三、總結

檔案文件的保密工作關系著國家和個人的安全，在保管和利用過程中，檔案管理人員必須嚴格按照國家相關規定開展管理工作，確保檔案保管和利用過程中的保密環節的安全，切實保護好國家的安全，從而為社會發展提供服務。

參考文獻

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作者簡介：吳姍姍，女，漢族，（1985.2-），長期從事檔案的保管和利用方面的研究。