中學檔案管理水平提升途徑探析

魯文麗

摘 要： 眾所周知，檔案管理是中學學校日常管理工作中非常重要的一部分，它不僅是保證學校各項工作開展的基礎前提，還能衡量學校教學品質以及管理成效的重要表現，因此提升中學檔案管理水平就變得非常重要了。文章從現階段中學檔案管理現狀以及提升途徑兩方面進行深入探究，希望能夠更好的推動檔案管理水平的提高，更好的為中學發展和完善進行服務。

關鍵詞：中學 檔案管理 提升策略

中圖分類號：G63 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0029-01

在中學日常管理工作中，檔案管理是其中一項非常重要的內容。因為檔案管理把學校各項工作、活動以及科研等活動過程中所涉及的資料進行收集、整理和歸檔，進而對學校發展歷程的信息進行記錄。雖然最近幾年各中學都加強了對檔案管理工作的重視，獲得了一定的成效，但是在實際管理過程中還是存在一定的不足以及欠缺，使得檔案管理工作水平提升受到了一定的限制，因此加強對檔案管理工作水平提升的策略進行探究，就變得非常重要了。

一、中學檔案管理工作的現狀分析

1.學校領導以及管理人員管理意識水平較低

在中學進行檔案管理過程中，學校領導自身的檔案意識相對較為薄弱，對檔案管理工作重視水平不足，使得學校檔案出現收集困難、投資不足等現象的發生，長時間如此就導致檔案管理人員自身責任感等方面的缺失，在平時工作中多是應付了事，致使檔案管理水平長時間得不到提升[1]。而現階段中學檔案管理工作人員大多數都是兼職，專職進行檔案管理的人員不是很多，并且他們在一定程度上也沒有經過系統的檔案管理教育以及培訓，導致其在進行檔案管理工作期間不能對相應的工作內容進行掌握。加之這些管理人員對計算機操作、知識等方面掌握的不足，使得他們不能利用計算機開展較為個性化的服務。

2.檔案管理制度的不完善

雖然我國頒布并實施了有關法律來保證學校檔案工作順利進行，然而實際上中學檔案管理的規章制度一般只是走走形式，管理不統一、混亂以及歸檔方法不科學的現象普遍存在，而在檔案的完善以及使用等方面還存在重保管輕使用的現象，致使檔案管理的優勢和作用不能被有效發揮出來，主要表現在以下幾個方面上：首先，在對檔案進行收集、整理、編目以及歸檔時，都沒有相對完善和統一的標準，使得檔案管理出現管理混亂的現象[2]。其次，由于缺少有序化的管理，使得學校檔案管理系統化缺失，進而導致檔案管理的接收以及移交等出現困難。最后，由于缺少相應的檢索工具和標準，使得檔案檢索工作十分的不完善。

3.檔案管理設備以及介質的不足

此外，許多學校沒設專門的檔案室（柜），不具有保管檔案所需求的通風、防潮、防霉、防盜、防火等條件，檔案材料大多隨處散放，保管設施不齊全，造成學校檔案的保管和使用沒有任何效果。由于檔案介質太過單一，加之受條件和設備等方面的限制，使得大多學校的原始檔案為紙質打印檔案，甚至有一部分依然在使用手工方式來進行檔案抄寫，并且頁面規格不一的案卷，而像電子光盤、音像等較為先進檔案介質就更加欠缺。

二、提升中學檔案管理水平的策略

1.要加強學校領導對檔案管理工作的重視

在《檔案法》以及《中小學檔案管理暫行辦法中》指出，學校檔案是國家檔案中的重要組成部分，因此一定要將管理制度落實到實際中去，進而提升學校檔案管理水平。因此在進行檔案管理過程中，中學領導一定要對檔案管理進行重視，并將其作為學校日常管理工作中的重點來抓[3]。同時還要構建起完善的學校檔案管理部門和領導小組，加大對檔案管理工作的重視，而負責檔案這項工作的小組應該認真處理檔案管理過程中存在的檔案用房、設備以及經費等諸多硬件問題，進而為檔案管理工作的環境以及工作條件的完善奠定基礎，從而有效提升檔案工作水平。此外，還要構建起能夠靈活進行指揮的信息網絡，保證檔案管理工作可以和學校其他管理工作一同進行，更好的提升學校檔案管理工作水平。

2.加強檔案管理隊伍的建設

由于檔案管理工作本身就是一項具備較強政治性以及專業性的工作，所以不管是專職管理人員還是兼職管理人員，都必須具備十分良好的政治素養和覺悟，能夠在管理工作中做到盡職盡責、遵紀守法，進而提升檔案管理工作水平。因此在實際管理過程中對檔案管理人員素質進行考察是非常必要的，所以學校要定期對檔案管理人員進行培訓，使其能夠具備現代化的管理思想，更好的掌握管理知識以及管理技能，并不斷提升自身政治素養以及業務水平，進而使其能夠更好的投入到管理工作中去。不僅如此，檔案管理人員還要掌握現代化的科技知識，進而有效對檔案進行收集、整理和歸檔，更好的滿足檔案管理發展的實際需求。此外，在日常教學生活中經常組織廣大教職工認真學習《檔案法》，加強有關檔案法律知識的學習和宣傳，這樣學校的領導干部和全體師生員工都會逐漸認識到學校檔案工作的重要意義。

3.對檔案建設工作進行規范

不管學校規模大小，都應選派一名思想素質好、責任心強、熟悉學校工作、了解辦學規律和具有較強業務能力的教職員工負責檔案管理工作。同時還要制定完善的學習培訓制度，培養檔案管理方面的專業人才，實現學校檔案管理人員專業化、固定化。所以，學校除了建立完善的崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度以及保密制度以外，還要嚴格按規章辦事，進而保證檔案管理工作能夠順利進行。此外檔案員把相關檔案建立聯系、分類歸檔以便后續使用查找。與此同時學校檔案工作應堅持“以用為主，查找便捷”的立卷歸檔原則，把各種材料按月或按學期收集、整理、立卷、歸檔。

此外，在日常檔案管理過程中，檔案工作人員一定要先樹立起現代化管理意識，尤其是檔案管理的知識化、網絡化。不僅如此，管理員還要樹立“以人為本，服務至上”的服務理念，將社會、家長以及教職員工的實際需求作為檔案管理工作中心環節和價值趨向，使用現代化理念和創新思維來加強檔案管理，進而為檔案管理發展開辟一條新途徑。

總而言之，檔案管理工作作為中學各項工作開展的基礎，所以良好的檔案管理工作能夠保證學校發展的順利。而隨著信息時代的到來也給學校檔案管理提出了更高的要求，因此學校檔案管理只有不斷的進行更新和完善，才能更好的提升管理成效和管理水品。

參考文獻

[1]肖玉珊.如何做好中學檔案管理的保密工作[J].課程教育研究（新教師教學），2014（32）：344-344.

[2]包曉紅.信息化時代中學檔案管理工作者素質提高的要求與應對措施[J].辦公室業務，2013（17）：161.

[3]王巧霞.如何做好中學檔案管理的信息化轉型[J].華人時刊（下旬刊），2014（7）：222-223.