檔案信息化管理工作的問題與對策探析

耿懷明

摘 要： 隨著檔案信息化管理工作全面展開，推進了檔案自動化管理，并已經成為現代化管理中的重要內容。國家檔案行政管理部門針對檔案管理實施統籌規劃，要求取締傳統的人工檔案管理，通過提高檔案管理的信息水平以推進檔案管理服務化。但是，隨著檔案信息化管理工作的展開，面對新的檔案管理要求以及創新管理模式的運用，使檔案信息管理工作中存在一些問題亟待解決。本論文針對檔案信息化管理工作中所存在的問題進行分析，并具有針對性地提出有效的管理對策。

關鍵詞：檔案管理 信息化 問題 對策

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0022-01

信息技術環境下，檔案管理模式也發生了變化。特別是計算機網絡的普及，并注入融入到檔案管理工作中，使數字化信息技術成為檔案管理工作的重要基礎。現行的檔案管理逐步服務化方向發展，改變了傳統的收集資料、整理資料和存儲資料這些單一性的工作模式，而是多種形式、多層次地展開，使檔案管理工作已經成為單位日常管理工作中的關鍵環節。檔案管理工作內容日益復雜化，且工作強度也有所提高。如果依然采用傳統的手工管理，或者單純的電子化管理，不僅檔案工作質量難以提升，而且各項操作也難以提高效率，難以滿足檔案工作的服務化需求。實施檔案信息化管理，就是要將信息網絡充分地利用起來，使檔案管理程序優化，還可以根據檔案工作實際創新檔案管理模式，以更好地發揮檔案工作的管理價值。

一、檔案信息化管理中需要遵循的原則

1.檔案信息化管理中需要遵循的規范性原則

檔案信息化管理要將相應的檔案管理工作標準制定出來，按照歸憤怒實施各項管理工作，才能夠提高檔案管理工作質量。檔案信息化管理是對原有的檔案電子化管理的進一步完善，檔案信息的收集、電子檔案的接受等等，都要在網絡信息平臺上完成[1]。這就需要針對信息化檔案管理模式實施規范化管理，包括電子版檔案文件的歸檔、紙質檔案文件的數字化處理，數字檔案的管理、檔案信息的傳遞以及檔案信息的有效利用等等，都要按照規定的程序完成，以提高檔案信息化管理的工作效率。

2.檔案信息化管理中需要遵循的安全性原則

檔案信息化管理是對檔案管理實施數字化建設，運用信息技術展開檔案管理的各項工作，以使檔案管理得到優化且符合時代要求。但是，信息網路的開放性和共享性，決定了網絡運行中存在著信息傳輸中的篡改和丟失的危險。因此，檔案信息化管理要重視網絡安全技術的深入研究，并針對可能存在的安全問題采取必要的安全策略，以確保檔案信息完整而準確。

3.檔案信息化管理中需要遵循的效益性原則

檔案信息化管理已經被納入到單位管理工作中，成為了一項系統工程。這就需要在檔案信息化管理中，要投入大量的人財物，遵循效益性原則，并根據自身能力將檔案管理轉向信息化操作，以提高檔案信息化工作效益。從檔案服務化角度實施信息化管理，要對利用率較高的檔案資料實施數字信息化管理，在此基礎上逐步完善檔案信息化管理內容，對所有的檔案資料實施信息化管理。

二、檔案信息化管理工作中所存在的問題

1.檔案信息化管理沒有建立規范的管理制度

檔案管理信息化，就是運用計算機數字化信息系統實施檔案管理，使繁瑣的檔案工作簡捷化。在提高了檔案管理效率的同時，還使檔案投資成本有所降低。但是，檔案管理內容由于單位性質的不同而存在著差異，就要根據本單位的特殊需要而將檔案信息化管理模式構建起來。檔案信息化管理需要經歷系統開發、數據庫的建立、檔案信息管理系統的應用等等幾個環節，如果沒有將統一而規范的管理制度制定出來，就會導致檔案信息管理混亂而降低了工作效率。從技術的角度而言，檔案信息化管理中，字符的差異就會導致字段信息出現變化，而數據的存儲格式不同，就需要采用相應的存儲方式。基于此而針對檔案實施信息化管理就會面臨很多的困難。

2.檔案信息化管理沒有建立數據共享接口

傳統的檔案信息化管理意識是將檔案管理作為內容管理工作內容，并不會對外共享。隨著檔案服務化方向發展，外部用戶可以獲得內容檔案信息資源，但是要通過綠色通道才能夠獲得。如果所輸入的驗證信息出現錯誤，就難以進入檔案數據庫查閱所需要的檔案資料。檔案信息化管理實現了檔案信息的遠程共享，要通過網絡連接才能夠實現[2]。但由于目前的檔案管理系統的數據共享接口設計沒有建立統一規格，導致檔案信息共享平臺上可以進行交流，但是不能信息交換。

3.檔案信息化管理沒有建立信息安全保障措施

檔案信息化管理與檔案資料的電子化管理有所不同。檔案資料的電子化管理是將檔案的基本信息由文本處理為電子文檔，存儲在計算機數據庫中，可以隨時調用。檔案信息化是系統化管理體系，與檔案管理相關的各項工作內容都通過網絡以有效銜接。隨著信息管理的多元化，檔案服務業向便民化方向發展。為了避免檔案信息化管理中存在安全隱患，就要采取必要的信息安全保障措施。但是，目前的很多單位雖然實現了檔案信息化管理，卻沒有對安全保護措施以足夠的重視，給檔案信息管理帶來安全隱患。

三、檔案信息化管理工作問題的解決對策

1.檔案信息化建設中要實施標準化管理

檔案管理從傳統的管理轉向信息化管理，并不僅僅是管理模式的轉變，而更多的是管理標準化的轉向。要確保檔案信息化管理順利展開，就要將信息化檔案管理制度建立起來，以實現檔案信息化建設的標準化管理[3]。在制定統一的檔案信息化管理規范的同時，還要根據不同行業的需要將技術標準確定下來，以確保檔案信息規范化。從單位的角度而言，檔案信息化管理就意味著管理工作已經不再局限于檔案管理部門本身，而是將相關的各項工作都要納入到檔案信息化管理服務系統中，這就需要將單位的各個職能部門以及有關管理部門之間都要建立其溝通，以快速而準確地獲得檔案信息。

2.應用云計算對檔案信息資源服務以優化

云計算是對數字信息在“云”端存儲的一種新型模式。運用云計算管理檔案信息可以使檔案信息資源服務更為完善。云計算的各項應用性功能都是運用應用軟件來完成的，所有在云端建立的檔案數據庫都采用了網絡連接的模式，實施了集成化管理。與其他的應用軟件相比較，云計算所建立的是統一的入口。檔案信息采用數字技術進行處理后，就服務性功能就被轉移到云端，采用一站式檢索界面就可以享受到相應的服務。云計算還支持各種移動設備，包括智能手機、平板等等，只要登入云端，就可以享受集成服務，檔案信息管理質量也有所提高。

3.檔案信息化管理要做好元數據管理工作

檔案信息化管理是應用計算機檔案信息管理平臺執行各項操作，除了具備全文檢索功能之外，還要注重元數據管理。所涉及到的數字化技術包括圖像處理技術、XML信息包等等，與這些技術相關的數字化技術包括數字水印技術、MD5加密算法、條形碼以及流媒體技術等等，都要在檔案信息管理中發揮其技術優勢[4]。檔案信息化管理中，還要做好網頁文件編制工作，將加密技術合理利用，以使檔案管理工作安全可靠，并具有較高的時效性。

總結

綜上所述，隨著檔案管理工作信息化轉向，優化了檔案管理模式。但是，在具體應用中會存在一些管理問題亟待解決。將信息技術應用于檔案管理工作中，同時采取創新管理方法，可以確保檔案信息化建設順利展開。

參考文獻

[1]劉藝凱.淺談檔案信息化管理存在的問題及解決對策[J].民營科技，2011（02）：206-206.

[2]韋瑋，何學民.電子文件在檔案管理工作中的影響[J].黑龍江科技信息，2011（03）：119-119.

[3]平靜霞.優化檔案管理完善檔案收集[J].黑龍江史志，2011（11）：34-34.

[4]李山菊.淺議檔案信息化管理工作的問題與對策[J].機電兵船檔案，2014（01）：83-84.