淺談工程檔案管理在內河水運工程建設中的重要性

陳允才　劉麗娟

摘 要：工程檔案是指在項目建設與管理過程中形成的，具有保存價值，并經過系統整理的各類不同載體形式的歷史記錄，包括項目前期報批文件、招投標文件及合同文件、設計文件、施工文件及監理文件、交工竣工文件等。連云港港疏港航道工程在實施的前、中、后三個階段尤其注重工程檔案工作，不僅制定詳盡的檔案管理辦法，在施工過程中更是投入了大量的人力物力。工程內業資料不僅作為工程實體質量的書面反映，更是為后續的航道養護及船閘運營提供了工程檔案，不僅是對工程實體質量的書面反映，更是為后續航道養護和船閘運營提供了詳盡的斷面及平面圖資料。文章對疏港航道工程檔案管理制度進行簡單說明，對內河航道施工單位資料填寫及工程檔案管理的幾點經驗進行詳盡說明，以期對從事工程檔案管理的工作人員能有所幫助。

關鍵詞：檔案管理；水運工程；特性

引言

連云港港疏港航道是交通運輸部批準的長三角高等級航道網連申線的起點段，北起連云港物流園區，南連灌河、通榆河，西接蘇北運河，全長71.363公里，工程總投資31.16億元。連云港港疏港航道整治工程是江蘇省委、省政府加快推進新一輪沿海開發開放，加快蘇北振興的重大先導性、公益性的內河航道建設項目。該工程2013年通過江蘇省交通建設優質工程項目復查，2014年通過交通運輸部優質工程項目驗收。2015年8月，國家優質工程現場復查專家組對連云港港疏港航道申報國優進行現場復查，經過現場察看工程實體、聽取項目情況匯報、核查內業資料等環節，專家組一致認為連云港港疏港航道符合國家優質工程獎申報條件。專家組對本工程檔案管理工作給予了充分肯定，內業資料分類歸檔、書寫規范、歸檔格式正確、裝訂正規，對工程質量的保證起到了應有的作用。

1 工程檔案管理制度

連云港港疏港航道工程現場指揮部項目管理辦公室在本項目審批階段就開始了工程檔案管理辦法的編制辦法，依據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《江蘇省檔案管理條例》、《江蘇省水運工程檔案管理表格》等有關規定，結合本工程的實際特點制定了《工程項目檔案管理辦法》（下稱“辦法”）。辦法對檔案工作的組織管理、檔案管理控制措施、文件資料的收集、整理、歸檔職責、檔案的信息化管理、檔案質量檢查和驗收、項目檔案的移交進行了詳細的規定和說明。文章僅對“文件資料的收集、整理和歸檔職責”進行簡要說明。（1）各參建單位應按照項目檔案的歸檔范圍，按時完成各自合同內項目的檔案文件的收集、整理和歸檔工作。（2）項目文件的收集范圍包括項目前期文件、綜合管理性文件、施工文件、監理文件、竣工圖、竣工驗收文件、科研文件等。a.項目前期文件是指項目開工以前在立項、審批、招投標、勘察、征地拆遷、設計以及工程準備過程中形成的文件，由項目辦負責，其中勘察、設計文件由勘察和設計部門負責。b.綜合性管理文件是指業主在項目建設過程中形成的管理文件，主要有各種批文、請示、通知、會議紀要、簡報、情況匯報、總結等，由項目辦負責。c.項目竣工文件是指竣工時形成的反映施工過程和項目實體真實面貌的文件，由施工文件、監理文件和竣工圖組成。施工文件和竣工圖由施工單位負責，監理文件由監理單位負責。d.設計部門確保設計變更文件的完整性。e.項目竣工驗收文件，指工程完成后質量評定、試運行階段及竣工驗收形成的文件，由項目辦負責。（3）施工單位竣工文件編制完成后，由施工單位、監理單位和建設單位有關人員對竣工文件的完整、準確和系統情況以及案卷編目、裝訂等質量進行審查，合格后，施工單位和監理單位在案卷上簽字確認，連同審查記錄移交給建設單位。（4）各參建單位同時做好照片、音像檔案的收集和歸檔工作。

2 內河航道施工單位資料

2.1 施工單位資料的分類

施工單位資料包括施工準備文件、施工過程資料、交工資料。施工準備文件包括開工報告、技術交底、圖紙會審紀要，施工組織設計、施工技術方案、施工計劃。施工過程資料包括原材料及構件出廠證明、質量鑒定材料試驗、強度試驗報告，設計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批，施工定位、測量、復核記錄，隱蔽工程驗收記錄，工程質量檢測、評定、匯總，沉陷、位移、變形觀測記錄，技術總結、施工日記、大事記等。交工資料包括竣工報告，缺陷責任期以及掃尾工程，施工聲像材料，竣工圖等主要文件。

2.2 施工單位資料的特性

2.2.1 先行性。施工前期準備資料應在工程開工前進行編制、審批、專家論證及批準。施工組織設計是施工單位如何組織施工，施工采取何種保證措施，如何投入各項資料的直觀反映，是所有施工資料的前提和引導性文件，編制一份完整、技術性強、全面性的施工組織設計需要施工企業的綜合素質、項目經理的組織理念、各參建人員的共同參與。施工組織設計文件應根據設計文件、施工合同、規范標準、施工現場條件進行編制，對工程概況、施工組織體系、主要分部分項工程的施工方案、施工安排、資源投入計劃、施工平面布置圖進行詳細的說明。施工組織設計由施工項目經理主持編制，技術負責人負責具體的書寫工作，報公司工程科及技術科進行審批，簽發審批意見。按照建設單位要求召開專家論證會議，按照專家意見對施工組織設計進行修改完善，報業主進行批準實施。

2.2.2 同步性。施工過程資料如施工報表、各類施工記錄、隱蔽工程報驗資料等應確保與外業施工同步進行。施工人員應按照現場實際施工情況，對人員、機械、施工工序、施工時間及段落進行詳細的施工日志記錄，以反映當日的施工情況。隱蔽工程結束之后，施工單位應進行執行“自檢、互檢、專檢”三檢制度，然后報監理單位進行驗收。作為當月計量支付報表的附件進行費用的申報。

2.2.3 真實性。隱蔽工程資料的填寫尤其重要，應按照相應的質量檢驗標準對一般檢驗項目和主要檢驗項目進行填寫，抽檢允許偏差值應按實際測量情況進行填寫，確保真實反映實際工序情況。沉降觀測資料應如實記錄，如出現超偏差情況，應及時通知設計進行協商處理方案，防止建筑物發生結構失穩及超常規變形。

2.2.4 完整性。開工報告文件應填寫規范，對施工人員進場、機械進場、材料進場情況進行說明，并將已審批的施工技術方案、材料及設備報驗表格封面作為其附件，以保證資料的完整性和說服力。計量支付文件應詳細說明鋼筋等主材的計量方法和公式，將變更文件、隱蔽報驗記錄文件、工程量確認文件、安全經費報驗文件等作為其附件，以保證計量支付文件的自證性。

3 工程檔案管理的幾點經驗

（1）連云港港疏港航道工程現場指揮部項目管理辦公室除制定各類規章制度外，還引進了“航閘工程檔案全過程控制管理信息系統”，全部案卷目錄和文件級目錄錄入檔案管理信息系統，項目綜合管理性文件和竣工圖實行全文數字化管理，同時制成不可擦除型光盤保存。（2）項目管理辦公室多次組織內業資料管理會議，對各類表格如何適用、如何填寫進行詳細的說明，設置專門的工程檔案管理部門，積極解答各參建單位工程檔案管理人員在實際使用過程中遇到的問題。每季度對各工地進行一次綜合大檢查，設置季度獎金，極大地帶動了各參建單位的積極性。（3）各參建單位設置專門的技術人員負責檔案資料管理，既能確保內業反映外業，也能確保內業資料的專業性；設置專門的檔案室，測量組、總工辦、試驗組、工程組及時記錄、編制各自的檔案，最終由檔案組負責匯總、分類、存放。各參建單位嚴格按照建設單位要求準確使用各類表格，及時上報各類報表，積極迎接上級的每一次檢查，多次迎接江蘇省交通廳質檢站檢查，并于2008年接受了交通部的檢查。每次檢查過后，各參建單位都按照專家意見積極進行整改完善。

4 結束語

水運行業發展晚于建設行業，各類的規章制度正在逐步完善，隨著我國經濟的高速發展，水運行業的國家、省級、市級重點項目越來越多，水運工程的質量已取得很大的成效，各類標準化施工文件應運而生。隨著計算機應用的普及、互聯網技術的騰飛，內河水運工程內業檔案可以采取多種信息化技術平臺進行編制和管理，為工程實體質量提供支持，也為后期的航道養護、疏浚維護、船閘運營提供技術文件支持，提高實施的準確性、科學性、高效性，更好地為內河水運發展服務。

參考文獻

[1]連云港港疏港航道整治工程工程管理制度（匯編）[Z].2008：1-5.